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コラム

そもそも「イベントスタッフの派遣」ってどういう風に頼めばいいの?

東京都で人材派遣・各種イベント企画・デザイン・施工・演出をワンストップで行なっている株式会社のアジリティーです。弊社は、展示会、PRイベント、レセプション、社内イベントなどの様々なイベントにスタッフを派遣しています。

普段イベントを企画されることに慣れていない方や企業様が、イベントスタッフの派遣を検討される際、そもそも出鼻をくじかれるポイントとして、 「どういうタイミングで派遣スタッフを頼んでいいか分からない」 お悩みをお抱えのお客様は……実は沢山いらっしゃいます。 慣れないイベント運営となれば『分からないことが分からない』状態。 本来、イベント運営を助けてくれるはずの派遣スタッフを頼むことすら頭を煩わせる問題であるのであれば、まさに本末転倒と言うものです。 今日は”初めて”イベントスタッフの派遣をご検討されている方に向け、 今まで弊社にご依頼をしてくださったお客様のご要望のシチュエーションを例示しながら、頼み方、頼む際のポイント、タイミングなどをご紹介していきたいと思います。

 

イベントスタッフの派遣は、そもそもが「人材派遣」
イベントじゃなくても人手が足りない現場に急行します

イベントスタッフの派遣を検討されるお客様は、そもそも「人員が足らない」から外部にスタッフの派遣をご検討されるわけですが、1口に「人が足りない」と言ってもその”状況”は様々であると思います。 はじめに身も蓋もないことを言ってしまうようですが、人員が足らない現場であれば弊社はイベントでなくても人材を派遣することが可能です。 もとより、”イベント”の定義が曖昧なところにも、「頼み方が分からない」理由の一端を見つけることが出来るのではないでしょうか。 すごく砕いた言い方をすれば、作業に人材が足らない場合”雑務”であっても弊社のスタッフを起用することが可能です。 たとえば、今ご依頼を頂いている人材派遣の1例をご紹介すると、 依頼主は『スポーツジム』
依頼内容は…
(1)スポーツジムの複数店舗で行う「サンプリング」に人手を借りたい
(2)清掃をするスタッフを定期的に派遣したい
というものです。 この記事ではじめに例示する案件が「イベント」でないことに拍子抜けされてしまうかもしれませんが、基本は弊社は人材派遣会社なのです。 スタッフはイベント業務に特化こそしておりますが、極論、「人手が足りない」現場への人材派遣のご要望であれば、お気軽にご相談して頂いて全く問題ありません。

人が足りないところに”ピンポイント”で……
イベントスタッフを派遣されるお客様もいらっしゃいます

しかし、やはりは「イベントに特化した」人材派遣会社です。イベントを成功に導くスタッフの派遣こそ弊社の得意とするところであります。

企業様が展示会やイベントを企画される際、自社のスタッフだけでイベントを回そうとすると社員に負担がかかりすぎてしまうことが懸念されます。

それは『イベントはナマモノ』、開催にあたっては「その時の状況や開催を行う場所によって、忙しさは予想を遥かに上回るものになってしまう」ことも念頭に置かなくてはならないからです。

たとえば、ある企業様は例年同じイベントを開催しているのですが、「開催場所を変えたこと」がキッカケとなり、「来場者数が想像の範疇を超えて増えてしまった」そうです。
来場者数が劇的に増えてしまったことで、社員さんは窓口対応に追われてしまい、そのイベントの核となるお客様の接待に時間を割くことが叶いませんでした。

こういった失敗を避ける為、弊社にあらかじめご連絡をいただき、対策を講じる企業様も多いです。

たとえば、今、弊社は展示会のスタッフの案件を承っております。
展示会は基本的に”3日連日”開催などの形式をとることが多いですが、頼み方は、

「3日間通しでのご依頼」、「3日間中最後の1日だけ」といった具合に企業様のご意向によってもバラバラです。

『この日だけ社員が1人足りないから派遣スタッフをお願いしたい』
などのご依頼もお気軽にお申し付けください。

イベント派遣会社の比較は「料金とスタッフの質」

上では、派遣会社のご利用のシチュエーションを紹介しましたが、
イベントスタッフ派遣会社”毎”の比較には……どんなポイントを見れば良いのでしょうか?まず第1には、

料金とスタッフの質のバランス
を挙げることができます。
「安い」ことを全面に押し出している派遣会社の場合、
大学生など、比較的安価に起用することのできる、社会経験の浅いスタッフを抱えていることが多いです。

社会経験の有無はイベントの質をも左右し、大事な式典などにスタッフとして派遣されることに抵抗を感じられるお客様もいらっしゃいます。

その基準で見てみると、弊社はどちらかといえばスタッフの「質」に重きを置いたスタッフ派遣会社であります。
他者様と比較された時、料金は高くもありませんが、「安い」ことにセールスポイントを置いてもおいません。社会経験を持つスタッフを多く有していることが弊社のウリです。

 

”お気軽に”ご依頼できるよう、スタッフ・社員の垣根を越えて
サービス精神を追求するのがagilityです!

またイベントスタッフ派遣会社を比較するときは、

継続的に依頼が頼めるか


という点に着目されるお客様もいらっしゃいます。
「継続的に依頼ができる」ということは言い換えて見れば、「依頼の都度、毎度面倒なやり取りを省き、スムーズなやり取りが出来る」ということでもあります。
「スタッフに1~10の概要を説明する必要がない」 「スタッフが現場慣れをしていて、動き方がわかっている」
これは、派遣されるスタッフ、またクライアントの窓口となる弊社の社員の両方の質が高くなければ実現しません。 スタッフに関して言えば、弊社はイベント慣れをしているスタッフが多く在籍しており、名指しで指名を受ける信頼の置けるスタッフも少なくありません。
そして社員側も「人材派遣」の基盤は派遣されるスタッフと同じくらい「お客様対応」にも責任があることを自覚しております。
継続したお付き合いができるよう、丁寧でスピード感のある”対応”を何より大事にしていることも弊社は自負しております。

 

イベントスタッフ派遣のご依頼は
早ければ早いほど柔軟な対応が可能になります!
分からないことから一緒に解決していきましょう!

最後、ご依頼をして頂く「タイミング」に関してお知らせさせて頂きます。
弊社の場合、窓口は24時間開いておりますが、イベント”当日”に派遣のご依頼、スタッフを現場へ急行させることは出来ません。

最速で前日、前々日までのご依頼は対応ができるよう心がけておりますが、給与面のご相談、その日稼働できるスタッフがいるかどうか、そのスタッフが派遣をされる場所に赴けるかどうかなどの確認なども含めまして、状況によっては対応が難しくなってしまうことをご理解して頂けたらと思います。

先ほど「イベントはナマモノ」と書きましたが、それは当日のスタッフのコンディションも一緒です。たとえば病欠でスタッフが足りなくなってしまうことが予見ができれば、”事前に”お知らせしていただくことで、弊社は柔軟な対応をさせて頂きます。

弊社も引き受ける以上は、毎度万全の準備をして挑むつもりでおります。
今回の記事で解決できなかったお客様の疑問点や、派遣のご相談がありましたら、
まずはお気軽にご相談していただければと思います。

2019.10.10

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