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コラム

イベント運営、成功の鍵は経験豊かな”プロ”を派遣してしまうこと!

東京でイベントスタッフ派遣・イベント運営を手がけるアジリティーです。

夏の長期休暇に合わせるように各地でイベントの開催が相次いだ8月もだんだんと終わりに近づいて参りました。

野外フェスや、ファンイベントなどなど……ご自身でイベントに行かれた方や、イベントの運営に携わった方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

弊社はこれまでに、大手企業の”入社式”や”社内イベント”を始めとし、誰もが知っている”大型ゲーム展示会イベント”や、数万人規模が動員する花火大会、”施設の開所式”などなど、イベントと名のつく様々な種類の企画運営に携わって参りました。

伴って、そのイベントを実現・成功させるため、運営の要であるディレクターや、現場を熟知したスタッフ、またプロの着ぐるみ師を派遣、
時にはイベントを盛り上げるハードやソフトまでにもご提案をし、様々な催し事を成功に導いて来た「実績」がございます。

今日の記事では、今までの弊社の実績に軽く触れたのち、イベントを運営する上で、成功させるために”欠かせない要因”について触れていこうと思います。

それぞれのイベント運営に適切な派遣と心配り

先にも触れたとおり、弊社は様々なイベントを手掛けてきた実績がありますが、”様々なイベント”とは細分化してみればどのように分類し、ご紹介ができるでしょうか?
また、弊社はそのイベントのカラーによって、どのような点に留意しスタッフを派遣してきたのでしょう?

大きなテーマ、『参加者を満足させる』ことは全てのイベントに共通して言えることではありますが、
今日は「どう言った趣旨のイベントであったのか」、また、参加人数や会場の大きさにもよる「規模感」などよりその1部を紹介していきたいと思います。

たとえば「新入社員の入社式」や「企業の忘年会」
企業が自社を盛り上げるイベントで大事にしたいポイントは”社員同士の交流を円滑にする”ことにあります。
ですので、前者では「格式を保ちつつ、新入社員とフランクに交流できる時間を作る」こと、後者には「お酒が入る場で安全なレクリエーションをご提案、イベントの全体を見渡せるMCを配置する」ことに重きを起きました。

また、「握手会」や「配布イベント」、「花火大会」などにおける”テントの設営”においては、時間にタイトなスケジュールの中、俊敏で正確な”慣れた”動きが求められます。
その上でただ単に設営・撤去を行うだけでなく、コンセプトに合わせた配色をテントに施したり、スタッフ同士の綿密なコミュニケーションがそのままイベントの完成度に大きく影響するので、スタッフ同士の連携や、細かな気配りも見過ごしてはいけません。

“大きなイベント”で言えば、他にも「東京ビックサイト」などで催される展示会への”展示ブース設営”は人の流れや動線を確保を念頭におかなくてはなりません。その上で、声をかけるスタッフも出展企業さまの印象を底上げできるようなスタッフを派遣することを心がけて参りました。

企画ができるからこそ分かる、イベント運営の難しさ

上にご紹介したのはほんの1部、イベントはイベントごとに細かな違いがあるためその都度、弊社もお客様と共になって綿密な打ち合わせより製作に携わらせて頂いているのですが、
一方で数多くのイベントを経験した弊社のスタッフであれば「予見」を働かせ、「全体を見渡す」ことができます。

この企画では「こうしたい」から、「こういう演出」があり、
「こういう形でお客さんを煽る」といった具合に、自分の身の振り方をその場に応じて考え、実践することができるのです。

その上で、イベントの発端となる「お客さんの要望」を見過ごすことをいたしません。全てを鑑みた上で即座に合理的な判断を下し、
「自分の出来る範囲を全力で行う」ことがイベント成功に繋がることを身を持ってわかっております。

この「出来る範囲」という理念はイベントを成功に導くための1つの大事な心構えでもあります。

もとより、イベントは用意していたものが首尾よく進むことは稀であります。
そんな中、スタッフは参加者より「全てを把握されているもの」だと認識されてしまいがちであり、よく急な御用聞きをされることもしばしばあります。

この時、もし、イベントに慣れていない方が対応すれば、他にやらなくてはならないことがあるにもかかわらず、目先のお客様をないがしろにもできないジレンマにとらわれてしまうことでしょう。
本来やらなくてはいけない本分をおろそかにしてしまうことは、イベントに小さな亀裂を生じさせてしまうことにも繋がります。

「自分の立場できること」を明確にし、時に割り切って判断が難しい問題は運営本部に投げてしまう。
結果として、対応力の早い本部が解決した方が処理も迅速に、円満に解決することに繋がるケースがほとんどであるのです。

加え、経験を経たスタッフは「察し」も働きます。たとえば「お客さんの入り時間がタイトなのは時間が押しているから」など、伝達するより前に状況を理解し、行動に反映させることが出来るのです。

イベント運営に欠かせない社会経験、弊社が派遣するスタッフは本物の”プロ”です

「経験を積んだスタッフ」とは言わずもがなイベントの”場数”が物を言う訳でありますが、これはイベントだけにとどまらず「社会経験」の話でもあります。

社会や組織が1人では動かないことを身を持って理解しているかどうか、
「連携」や「人に頼る」ことも”手段の1つ”として捉えることができているか……
イベントも1人で完結するモノではありません。
「全体が見渡せる」とは、大きくみれば「大きな動きの中で自分の役回りを理解しているかどうか」に突き詰めることも出来るのです。

コレは、決して大げさな話ではなく、最近はよくお客様より
「大学生のスタッフはNG」と言われることがしばしばございます。

それは社会経験の浅さより、学生ではイベントの動きが予知できる領域が少ないためです。
弊社もそういったお客様の意見に同感でありますし、現に大学生スタッフはあまり在籍しておりません。

どちらかと言えば、ダブルワークとして働いている人、自分の趣味を貫いてて、いつかそれを仕事にしたい。生活費を稼ぐため一週間みっちりイベントスタッフとして働いている方が多く在籍していることが弊社の特徴です。

イベント運営にお困りであればプロの派遣1択!経験がモノをいう世界です


「イベント業界一本ではない、”社会人”スタッフというだけで大丈夫か?」
と思われるかもしれませんが、社会経験を積み、そして「数多のイベントの経験がある」ことが”強み”なのです。

繰り返しになりますが、「イベント」は当日蓋を開けてみないと全く予想だにしなかったアクシデントが起こりやすい環境にあります。

成功を見据えるのであれば、弊社の「プロのイベントスタッフ」に是非お声をお掛け下さい。

2019.08.22

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