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コラム

オンラインイベントのスタッフにお悩みなら機材やシステムにご相談いただけるアジリティーへ

コロナ禍の今、オンラインでのやりとりが増え、もはや当たり前になりつつあります。

緊急事態宣言も発令され、リアルでのイベントがなかなか行えないので最近ではオンラインイベントも増えています。

ですが、コロナ禍になる前は企業などでのオンラインイベントはさほど多くなかったんではないでしょうか?
そのため不慣れなことが多くイベントの開催に多くのコストがかかってしまうこともあるのでは?

オンラインイベントを開催するためには、それなりに設備や準備が必要です。
ですがオンラインイベントに慣れていないと思わぬアクシデントに見舞われてしまうことも…。

イベント中にアクシデントを起こさないためにも、オンラインイベントに慣れているスタッフを用意するのがおすすめです。

そこで今回は、
・オンラインイベントを開催するために必要なスタッフ
・アジリティーでお手伝いできること
を紹介していきたいと思います。

オンラインイベントに慣れているスタッフを派遣できれば初めてオンラインイベントを開催する場合でもスムーズにイベントを進行することができます。

「これからオンラインイベントを検討している」「オンラインイベントを開催するが初めて行うので不安がある」という企業様はぜひご参考にしてください。

オンラインイベント開催のために必要なスタッフを派遣できること

まずオンラインイベントを開催するうえで必要なスタッフにはどんなものがあるでしょう?

オンラインイベントを行う際に必要なスタッフは大きく分けてこの4つです。
・アテンドスタッフ
・アシスタントディレクター、イベントディレクター
・司会
・スイッチャーおよび雑務を担当するスタッフ

通常のイベント同様、ゲストや重役がいらっしゃるイベントの場合はアテンドスタッフが必要です。
当日は何かとバタバタしてしまうことが多いため、ゲストや重役の方につくアテンドスタッフを準備するのをおすすめしています。

また司会進行を手助けするアシスタントディレクターやイベントディレクターも必要です。
通常のイベントでも同じですが、時間が押してしまったりするとどこかで時間を巻いたりプログラムを変更しなければいけなくなってしまいます。
こうした変更やトラブルを招かないためにも、オンラインイベントに慣れているアシスタントディレクターやイベントディレクターなどを手配し、タイムキーパーや当日の準備、手配、段取りを依頼するのがおすすめです。
オンラインイベントに慣れ得ているスタッフであれば、こうした配信の場合はどうしたらいいのか、などシステム的な面での手助けもできます。

他にも、オンラインイベント特有のスタッフというと「スイッチャー」が挙げられます。
スイッチャーとはオンライン上でやりとりする場合、画面を違う形に切り替えることがあります。その際の切り替えを行うスタッフをスイッチャーと読んでいます。
当日はスイッチャー以外にもオンラインイベントでよくある雑務なども依頼していただけるので自社のスタッフさんの負担を減らすことも可能です。

イベントの開催のために必要なシステムやサービスのレクチャーもできること
アジリティーでは当日のイベントをサポートすることだけでなく、依頼があれば計画しているイベントをどうしていけば問題なく行えるのかなどご提案やアドバイスをすることも可能です。

例えば、オープンなイベントにする場合はYouTubeLiveを活用する場合や、限られた範囲で行う場合はZoomで行うのかなど。
イベントの内容によって合った配信ツールがありますのでイベントの内容や企画をヒアリングしたうえでご提案させていただくことができます。

実際のイベント実績も記載


ここからは実際にアジリティーでオンラインイベントをサポートさせていただいた実績をご紹介します。

紹介させていただくサポートさせて頂いたイベントの内容は「オンラインの内定式」です。
コロナの影響から感染予防のため、内定式をオンラインで行いたいという内容でご相談いただきました。

このイベントはまず内定式を行い、その後社内の表彰式を行うという二部構成。内定式ではZoomを、社内の表彰式ではYouTubeLiveを活用した式にしました。

オンラインイベントの場合、一方的な配信になってしまいがちですが今回のイベントではQ&Aコーナーを設け内定者と社員とのコミュニケーションを図る時間も確保しました。

詳しいイベントの内容や様子はこちらの記事でご覧いただけます。
【内定式をオンラインで!オンラインイベントの実績をご紹介】

他にも視聴者側と配信側がコミュニケーションを取れる企画を提案し、リアルのイベントと変わらない臨場感のあるイベントを行うことも可能です。
オンラインイベントのスタッフをお探しならアジリティーへ
コロナが収束しない今、リアルで行うイベント開催は難しいのが現実です。
そのためオンラインイベントが増えていますが、オンラインイベントは慣れていないと問題が起こりスムーズにイベントを進められない場合も…。

アクシデントなく、スムーズにイベントを行うためにもオンラインイベントに慣れているスタッフを用意するのをおすすめしています。

アジリティーのスタッフはリアルなイベントはもちろん、オンラインイベントの実績もあるので安心してお任せただけます。
必要であればオンラインイベントでも臨場感のある企画を提案することも可能です。

これからオンラインイベントを控えている企業様や初めてオンラインイベントを開催する企業様はぜひ一度アジリティーへお気軽にご相談ください。

2021.02.10

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