初めて展示会へ出展される方へ|KPIの設定方法とブース運営に必要な人員についてご説明

 

都内近郊でイベントの企画・運営・人材派遣を生業としておりますアジリティーです。
弊社では様々なイベントへ人材を派遣させていただいております。

ただ特に弊社にご依頼をいただくお客様の中には「初めて展示会に出展するのですが。。。」といった方々もいらっしゃいます。
初めての展示会の出展って
・何を準備したらいいのかとか
・当日のブース運営はどの様にしたら良いのか
など分からないことだらけで、不安になりますよね。

そこで今回は初めて展示会に出展をさせる方、もしくはご検討をされている方に向けて、イベントの企画・運営、または人材派遣を生業とする我々アジリティーが、初めての展示会運営において、こんな様に決めてはいかがでしょうか？というご提案の記事になります。

今回は特に当日のブース運営の方法に焦点を絞ってご紹介していきます。

当日のKPIを決める

まずは当日のKPIを決めましょう。展示会に出展する企業様は様々な目的を抱えて出展しています。下記にその例をまとめておきます。
① ビラを10000人に配布した/1000人をブースに案内をした
② 来場者の名刺を1000枚もらった/APOを20件きめる
③ 受注を10件決める
ざっと上げると現在、展示会に出展されている企業様はこれらのKPIを設定しています。

① について
ビラやブース来場を目標とする場合、認知度拡大を狙ったKPIの設定になります。
自社のビラやパンフレットを持って商品やサービスを知ってもらうことを課題に出展する場合はこの目標を設定しています。

② について
見込み顧客との接点を持つための出展を目標とすると来場者の名刺やAPOに関する指標を設定するのが好ましいでしょう。展示会はブース誘引した後、名刺交換などの機会を得ることができ、そこで見込み顧客の情報を取得し、後日電話やメールなどでAPOを獲得するか、名刺交換の際にそのまま商談を行いAPOを取得するといった動きをします。

③ について
これはその場で商談を行い受注につなげる動きです。

この中でも②と③のKPIの設定に留意を払う必要があります。
というのも、これらのKPIはより受注に近いため担当者や、その上の役員からは好まれがちな設定ではありますが、展示会に参加するいわゆる一般参加者はどんなサービスがあるのだろうか、といういわば知識・知見の取得を目標に来ている場合が多く「情報を持ち帰り後に精査する」といったスタンスの来場者が多く、すぐに契約するモチベーションからは、かなり離れているのです。
そのため、②、③のKPIを社員に押し付けてしまうと、圧倒的に不利な地盤で営業を行うことになってしまうので、疲弊することになりますので注意が必要です。

ブース運営

次にブース運営についてご説明します。
ブース運営において、まず初めに行分ければいけないのが、人員の確保です。
人員には主に2種類があり、
・営業を進める社員
・来場者をブースへ呼び込む運営スタッフ
この2種類です。
場合によってはコンパニオンなどの人材も採用する企業もいます。

主に上記の2種類の人員の確保を行う必要があります。
営業を進める社員は主にブース内に入ってきてくれた来場者に案内をするのが仕事ですが、これは社員にお願いをすれば問題ないのですが、来場者をブースへ呼び込む運営スタッフに関しては、我々の様な人材派遣会社からスタッフの派遣依頼をだすか、自社の新入社員などに呼び込みのお仕事をさせる2パターンがあります。
このお仕事は商材説明をする社員よりも、フットワーク軽く大きな声で呼び込みをかける必要があるので、体力を消耗する辛さがありますので、人材派遣会社に依頼をするパターンが多いのでしょう。

もし人材派遣会社に依頼をする場合、イベント開催日に合わせて、他企業も依頼をしているため、大きい展示会では人員不足に陥る可能性もあるので、早めにスタッフの派遣の依頼をしておくことをオススメします。

集客方法で効果的な手法とは？

これまでにKPIの設定方法やブース運営に関するノウハウの一部をご紹介しましたが、ここからは効果的な集客方法についてご紹介します。 集客方法としては、 ・ブースに予算をかける ・ビラを撒く ・ノベルティグッズを配布する ・コンパニオンを雇う 以上の方法があります。 「ブースに予算をかける」「コンパニオン」を雇うという手法は費用が大きく掛かりますので、予算に余裕があるようであればここに資金を投資しても良いかもしれません。 しかし、この部分に大きく予算をかけられる企業はごく一部です。 多くの企業様ではそういったことは難しいでしょう。 そのため、コストを考えるのであれば「ビラを撒く」「ノベルティグッズを配布する」の2つが費用的にも安く効果がでやすい手法になります。 特にビラを撒く手法は費用的にも安く、来場者に直接メッセージを届ける事ができます。 弊社でもスタッフ派遣と併せてお受けする事ができますのでご遠慮無くお問い合わせ下さい。

展示会スタッフの詳細はコチラ

今回は初めて展示会を開催する方に向けて、展示会開催のKPIの設定とブース運営に必要なスタッフの種類についてご説明を行いました。
是非、スタッフ派遣にお困りの際はアジリティーへご相談下さい。