展示会を成功させるためのポイントは？外注するのも一手

首都圏を中心に人材派遣・各種イベント企画・デザイン・施工・演出をワンストップで手掛けている株式会社アジリティーです。弊社では様々なイベントへ人材を派遣させていただいております。

今回は、展示会を成功させるためのポイントについていくつか説明をしていきたいと思います！

 

展示会を成功させるためのポイント５つ！

①目的を明確に！

まずは、展示会出展を行う目的を明確にしておきましょう。展示会出展をした際に挙げられる主な目的は、

・案件獲得の為の商品宣伝

・会社の知名度・ブランド上げ

・パートナー企業との関係性の向上

があります。それぞれの目的により、展示方法や必要となる資料は全く異なってきます。狙いと違った結果を避けるためにも、明確な道筋を固めておきましょう。

 

②ターゲット層を定める！

目的が明確に定まると、誰に展示会の内容を届ける必要があるかが分かってきます。ここで必要なのは、過去の出展実績や展示会来場数の情報です。自分たちが集めたい層の来場客がどれくらいの割合で来場するのか、彼らはどのような職に就いているのか、過去の実績からどこまで売ることが見込めるかなどを調べて、スタッフ間で共有しましょう。

 

③出展商品を決める！

目的、ターゲット層へのアプローチが具体化してきたら、いよいよ出展商品の決定に移ります。ここで覚えていて欲しいのが「欲張りは禁物」だということです。

展示会にはありとあらゆる会社の選りすぐりの商品がいくつも展示されます。こうした場面で何よりも大事になってくるのは、「印象深さ」です。どれだけ性能が良い商品でも、興味を引くことができなかったり、来場客が資料を手に取らなかったら出展した意味がなくなってしまいます。「あれもこれも売り込みたい！」と欲張って、本当に売りたい商品とは別の商品を何台も展示したらどうでしょう？来場客の方は商品の多さに驚いて、本当に売り込みたい商品のことを忘れてしまう恐れがあります。不安を恐れず、「他社に負けない」と胸を張れる商品のみを推して展示しましょう。

 

④５メートル先でも目を引くブースを！

ブース作りで意外と見落とされているポイントが、来場客の動線です。閉鎖的で来場客に入ることをためらわせるようなブースは絶対NG。通りすがりにちょっと見るだけでも、ブース内にどんな商品が置かれているか、どのようにパネルが設置されているかなどが分かるような開放的な作りを心がけましょう。

ブース作りに必要なポイントは他にもあります。
ブースには来場客の目を引くような派手さが必要となります。パネルの文字や色を使って、だいたい５メートル先の来場客にも届くような作りにしましょう。ただし、ただ単に派手であれば良いというわけではありません。ブースを作る以前に、私たちは展示出展を行う目的やターゲット層、展示商品の決定を行っています。ブースを派手にするにしても、これまでの過程で決めたテーマからずれた装飾は避けなければいけません。

 

⑤情報を共有しあう

最後に重要になってくるのが、スタッフ間での連絡の共有です。展示出展には責任者からデータ入力まで、多くの人員が必要になります。多くの来場客で賑わう展示会ではわずか数時間の間に状況がコロコロ変わります。思いがけぬアクシデントや来場客のニーズにうまく対応するには、全員の協力が不可欠です。朝礼や休憩時間など、全員が集まれる時間帯などで、最新の情報を共有し合えるようにしましょう。その場にいないスタッフにも情報が届くように気遣うことも必要です。

 

プロに依頼するのも成功するための方法

ここまで読んで「展示会運営ってやること多すぎて大変そう・・・」と思った方、いらっしゃいますか？実は、自力でやる他にも、展示会を運営する方法があります。それは、プロに依頼するという方法です。

展示会運営を行うブース業者は様々な現場を経験し、現場の雰囲気に精通しており、特に人の誘導や案内、受付に特化しております。何年に一度ほどしか展示をやることがない方にとって、ブース業者のサポートは大きな頼りになる存在になると言えるでしょう。

また、ブース業者によって、タイプは全く異なります。目的に合わせてぴったりのブース業者を探すことも可能なのです。

 

企画・プランニングタイプ

セールスからマーケティング支援を行っています。企画段階からクライアントと協力して最初から最後までブースの設置のサポートに回ってくれるので、すべてを委託することが出来ます。ただ、ブースのデザイン等はプランニングを主に行っていることから外注になるケースが多く、コストが高くなりがちです。

 

デザイン専門タイプ

展示会のブースのデザイン案の支援を行っています。凝ったデザインのブースを求める場合にオススメです。ただ、デザイン系の事務所といっても得意としている分野は会社によって異なります。ブース系のデザインも出来るかをHPなどで確認しておく必要があります。また、デザイン系事務所はあくまでブースのデザインを担当するのであって、実際にブースを施工するわけではありません。そのため、施工代は外注になります。

 

施工タイプ

イベントブースの施工・装飾の支援を行っています。施工用の機材や材料を自社で用意しているため、施工代を安く抑えることが可能です。また、経験豊富で事例が多い分、短期間での設置もお手の物です。ただし、施工業者によって担当できるデザインの幅が異なる場合があるため、企画前からすりあわせなどをする必要があります。

 

広告代理店

これまで上げてきた３つのタイプの業者の外注により全般的なブース設置の支援を行っています。広告代理店というその名の通り、この業者は高めのコストと引き換えに、広い範囲での対応が可能です。小規模予算での案件は請け負わないケースが多いですが、クオリティの高さや広告としての有効性を高めたいのであればオススメです。

 

展示会運営ならアジリティーにご相談ください！

いかがでしたでしょうか。

私たち株式会社アジリティーはスタッフに特化した派遣会社です。メンバーは過去のイベント経験も加味した社会経験のある女性スタッフを中心に構成されています。コミュニケーション能力に長けたスタッフは集中と臨機応変な対応が必要とされる展示会のサポートに強く貢献してくれます。

さらに、弊社には運営スタッフだけではなく、施工スタッフ（会場の設営を行うスタッフ）も在籍しています。施工スタッフは現場を何度も経験している精鋭揃いで安心して作業を頼むことが出来ます。

「展示会、やることになったけど不安・・・。」そう思った方は、是非私たちアジリティーにご相談ください。