社内イベントはオンラインで開催できる？オンラインのメリットは？

首都圏を中心に人材派遣・各種イベント企画・デザイン・施工・演出をワンストップで行なっている株式会社のアジリティーです。弊社は、展示会、PRイベント、レセプション、社内イベントなどの様々なイベントにスタッフを派遣しています。

「社内イベントを開催したいけど、オンラインでも開催できるの？」
「社内イベントをオフラインではなくオンラインで開催するメリットはあるの？」
という疑問を抱えている人もいるのではないでしょうか？

そこで今回は、
・社内イベントをオンラインで開催することのメリット
・社内イベントを外注した方がいいケース
などを紹介していきたいと思います。

社内イベントをオンラインで開催するメリットとは？

オフラインではなく、オンラインで社内イベントを開催することのメリットはたくさんあります。ここでは、オンラインで社内イベントを開催することのメリットについて解説します。

1.どこにいても参加することができる

オフライン開催であると、場所を用意しそこに来なければ参加することができません。しかし、オンライン開催であれば、参加者がどこにいたとしてもその場から社内イベントに参加することができ、出張に行っている人であっても参加をすることができます。また、移動における時間の短縮とコストの縮小にも繋がり、より効率的な開催方法とも言えます。

2.低コストで開催できる

オンライン開催であれば、オフライン開催のように会場を用意する必要がありません。会場費はオフラインよりも費用を抑えることができます。通常飲食を伴うイベントの場合、飲食費もコストダウン。一方で人件費と機材費はオンラインでもそれなりにコストがかかります。傾向としてオフラインよりも安くなるケースも多いですが、必ずしもコストダウンするとは限らないので、企画段階でしっかり確認する必要があります。

3.社員の参加のハードルが低い

オフライン開催であると、自分で会場に行かなくてはならなかったりし、参加までのハードルが高くなってしまいがちです。しかし、オンライン開催であれば、自宅からも参加をすることができるので、社員が気軽に参加することができます。育児や介護などの事情によって参加する時間を確保できない人であっても、気軽に参加できるというメリットもあります。ご家族と一緒に視聴参加する、というようなこともできるため、ご家族を含めた従業員のエンゲージメントを高める施策もしやすいというメリットもあります。

 

社内イベントは外注した方がいい！その理由は？

オンラインで社内イベントを開催するとして、その企画や制作を社内でやろうとすると負担になり過ぎてしまうケースがあります。社内イベントを外注した方が良いケースを3つ紹介するので、自社がそのケースに当てはまる場合は外注を検討することをおすすめします。

1.自社で魅力的なイベント案が思いつかない

自社で社内イベントを企画・制作することに限界を感じている担当者も多くいると思います。ありきたりの企画しか思いつかないということで悩んでいるのであれば、イベントの企画を専門に行っている業者に外注をすると、担当者だけでは思いつかない斬新な企画を提案してくれるかもしれません。

2.イベント運営にさける人員が少ない

本来の業務に手一杯で、イベント運営に充てられる人数が少人数になってしまうのであれば、外注を検討した方が良いです。イベント運営には時間がかかるので、本来の業務が疎かになってしまう可能性もあります。イベントを外注することで、社員が本来の業務に集中することができ、イベントを最大限に楽しむことにつながります。

3.社内イベントを開催したことがなく不安

社員のモチベーションを高めようと社内イベントの開催を決定したとしても、今まで社内イベントを開催したことがなければ、ノウハウがなく不安に感じてしまうこともあると思います。そのような場合であれば、イベントの企画・制作を全て外注すれば失敗することは少なく、不安も解消することができます。

4.オンライン開催における技術的な不安

いままでリアルでのイベントは開催したことがあるけど、オンラインとなると配信システムの選び方や、カメラ、音響などの技術的なノウハウがなく不安、といった方も非常に多いと思います。
やはりリアルに集まって開催するのとは勝手が違い、オンラインならではの準備と対策が必要です。逆に要点を押さえることができれば、これまでリアルでは難しかった企画や演出方法などプログラムの幅を広げていくことも可能です。

ここまでは、社内イベントを外注した方がいいケースについて解説してきました。次に、イベントを外注することのメリット・デメリットについても解説していきます。

イベントを外注することのメリット

1.イベントの目的に合う企画を提案してくれる

社内イベントの開催する目的は、それぞれの会社によって異なってきます。社内で企画を考えると、その目的に則した企画ではなくなってしまう可能性もあります。しかし、イベント会社に外注すれば、目的に則した企画を複数個提案してくれるので、イベントが失敗することが少なくなります。

2.社員がイベントのコア業務に集中できる

社内イベントを外注すれば、社員は企画などといった運営業務を行う必要がなくなるので、イベントまでのスケジュール管理や予算管理といったイベントのコア業務に集中することができます。

3.スピーディーな運営を期待できる

社内だけでイベントを開催しようとすると、それぞれの本来の業務も行わなければならないので、スピーディーに運営を進められないかもしれません。しかし、イベント会社はイベントを専門としているので、スピーディーな運営を期待することができます。

 

イベントを外注することのデメリット

1.コストがかかる

当然ですが、イベントの外注には費用がかかります。社内だけで行えばかからない費用がかかってしまうので、その費用に見合う効果が期待できるのかをしっかりと考えてから外注するようにしましょう。

2.ノウハウが社内の蓄積されない

自社でイベントを開催するわけではないので、社内イベントのノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。社内だけで開催するのであれば、前年の資料や反省点などを活かして次のイベント運営ができ、運営スタイルを洗練させることができます。しかし、外注であると自社にノウハウを蓄積することが困難になってしまいます。

3.意思疎通が難しい

イベント会社はイベントを専門としているので、イベントの質はとても高いものとなります。しかし、意思疎通することが困難になってしまうことがあるので注意しましょう。社内だけで開催するのであれば、コミュニケーションの範囲は社内だけであるので、意思疎通を行うことは容易です。しかし、外注であると第三者が介入することになるので、指示が複雑になりミスにつながってしまう可能性があります。

 

外注するときの業者選びのポイント

イベントを外注することを決定したとしても、どの会社に頼めばいいのか迷ってしまうと思います。ここでは、外注するときの業者選びのポイントを解説します。

1.費用見積もり

費用の見積もりをもらう場合、最初の伝えた予算の中で対応することができるかどうかをしっかりと確認しましょう。仮に予算がオーバーした際も、一部のグレードを下げるといった工夫をして予算内に抑えてくれるかどうかも判断基準になります。

2.担当者の対応

先ほどの説明したように、イベントの外注では意思疎通をしっかりと行うことが重要になってきます。そのため、担当者がしっかりとイベントに向けて連絡をしてくれるかどうかも判断基準になります。自社の要望を優先してくれ、頻繁に確認をしてくれるところを選ぶようにしましょう。

3.要望に合ったイベント運営実績

どのような社内イベントを開催するのか事前に決まっているのであれば、そのイベントに似たようなイベントを開催した実績があるかも確認しておきましょう。イベント会社によって、どのような形式のイベントを得意としているか異なる場合があるので、自社のイベントに適した会社を選ぶようにしましょう。

弊社、アジリティーでは、イベント運営にかかる費用をあらかじめお伝えします。社内イベントでは、途中でやっぱりこうしたいなどといったご要望が出てくることが多いですが、アジリティーでは、そのようなご要望が出てくるごとに費用見積もりを出します。また、なぜこの費用がかかるのかわからない、金額が掴めない、相場感がわからないなどのことがないように、費用の理由も含めて提示いたします。

社内イベント事例3選

1. 入社式

新入社員と役員部長が会場に参集し、既存社員約170名がオンライン参加という形式で開催しました。
最近ではこのようなハイブリット型（会場＋オンライン）での開催も主流になってきています。
プログラムの企画を実行委員の皆様と共同で行い、会場選定や必要な機材の手配、技術スタッフの手配などを弊社で行いました。
特殊効果による演出やリモートでも参加できるマジックショーなどを組み入れ、参加者を飽きさせない工夫を施しました。

2. 社内コンクール

お客様対応の品質向上を目的に、全グループ会社による社内コンクールを実施しました。
役員・幹部社員と審査員には会場にお集まりいただき、出場者は日本全国の各拠点からリモート参加という形になりました。
また、コンクールには参加しない一般の社員の皆様には、YouTubeによるライブ配信でご視聴していただきました。
全体プログラムの企画構成から携わり、各出場者の紹介VTRの制作なども手掛けました。

3. ファミリー会 秋季大会

「人財育成」「異業種交流」を目的としたICTユーザー向け団体の秋季大会を実施しました。
参加者は各タイムラインで好きなプログラムに参加できるよう全てのプログラムをオンライン配信。
弊社は必要機材の手配と出演講師のサポート業務を中心に、3コマのプログラムの配信をコーディネートしました。

オンライン社内イベントならagilityにご相談ください

オンラインで社内イベントを行いたい！オンライイベントを外注したい！
そんな時は弊社、アジリティーへお問い合わせください。

アジリティーでは、オンラインイベントを運営した実績が多くあります。そのため、オンラインの社内イベントに関するノウハウが多く蓄積されています。

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