首都圏を中心にイベントスタッフ派遣・各種イベント企画・イベント会場設営・デザイン・施工・演出をワンストップで行なっている株式会社アジリティーです。
今回は、企業や自治体などで日常的に使用されている「会議室」のレイアウトについてご紹介します。会議はイベントではありませんが、大勢の人間が一堂に介して企画を考えたりプレゼンテーションを行ったりするという意味ではイベントと同様に特別な行為といえます。その会場となる会議室のセッティングに際しては、効率や利便性を兼ね備えていることはもちろん、参加者の主体性やモチベーションを高めるようなレイアウトにすることが求められています。
この記事では、会議の目的別にどのように会議室のデザインやレイアウトを考えたらよいのかをまとめてみました。ぜひ最後までお読みいただければと思います。
会議室のレイアウトとしてどのようなものを思い浮かべるでしょうか。昔ながらの口の字以外にもたくさんのバリエーションがあるのでいくつかご紹介いたします。
会議室のレイアウトでは定番中の定番です。口の字に机を配し、参加者全員がお互いの顔を見合わせることができます。中心を空けることで適度な距離が保たれ、緊張感がありながらも圧迫感を感じないレイアウトになっています。
スライドや映像など何かを全員で視聴しながら進める会議では、口の字の一辺を抜いてコの字に机を配して、抜いた部分にスクリーン等を設置したレイアウトにします。平等に誰もがスクリーンを見ることができ、且つディスカッションの際にもお互い顔を見合わせやすいレイアウトとなっています。
参加者の人数が多い場合や少人数による深い議論が必要な場合などでは、全体をいくつかのグループに分けて、それぞれにテーブルと椅子を配置します。このように、島が点在するような島型レイアウトでは、参加者同士の交流がしやすいことから議論が活性化する傾向があります。
学校の教室のような机と椅子の配置により、参加者全員が前を向くレイアウトです。会議というより講演会やセミナーに向いているレイアウトといえます。参加者同士が向き合っていないため、意見交換やディスカッションには向いていません。
椅子のみを使用して、参加者全員が前を向くレイアウトになります。入社式や発表会など筆記を伴わないイベントに向いています。
10人以下の少人数の会議では複数のグループに分ける必要もないので、口の字形式やコの字形式の対面型レイアウトが最適でしょう。スライドや映像などの視聴が必要な場合はコの字形式にしてプレゼンテーションスペースを確保します。
10〜30人であれば、そもそもの会議室の広さによって最適なレイアウトが変わってきます。10〜30人という人数は参加者全員が対面して議論を共有できるギリギリの人数なので、十分な広さがあるのであれば口の字形式やコの字形式の対面型レイアウトがおすすめです。広さを確保できない場合は、中央のスペースを無くして島を1つのみにしたアイランド形式にしてもよいでしょう。
30人以上の大人数の参加が見込まれるのであれば、まず広い会議室を確保した上で最適なレイアウトを考えていきましょう。参加者同士の議論やディスカッションを伴う会議であればアイランド形式、研修やセミナーであればスクール形式やシアター形式がおすすめです。
ここでは、アジリティーが会議室のレイアウト変更をご依頼いただいている事例をご紹介します
■クライアント
AP会議室様(主に東京都内13施設)
サンスカイルーム渋谷・赤坂様
秋葉原UDX様
■時間帯
15:00-19:00、17:00-21:00、18:00-
施設、日程によって変動
■背景
貸し会議室運営にあたり、利用客のレイアウト要望に対応するため
閑散期と繁忙期の波があり、直接雇用での運用がコスト的に難しい
■スタッフ数
1施設1〜2名(最大1施設4名の派遣実績あり)
■業務内容
会議室内のテーブル・椅子の並べ替え
備品の移動
室内の清掃
■派遣スタッフのスキル
体力(軽作業ではありますが、テーブルや椅子を重ねるなどの作業
丁寧な作業(ただ椅子やテーブルを並べるだけでなく、均等に配列
各施設の備品、動線の把握
清潔感(利用客との直接的なコミュニケーションはほとんどありま
※最近では女性のスタッフも活躍中です
会議室のセッティングは、最適なレイアウトを考えるだけではなく机を移動させたりスクリーンを用意したりと多くの実作業を伴います。それらを社員で行う場合もありますが、会議の主催者や参加者である社員は、本来であれば会議の中身の構築に注力し、よりよい議論が展開されるように内容に関して入念な準備をする立場なのではないでしょうか。そこで、会議室のレイアウトやセッティングを専門業者に依頼することも選択肢としておすすめします。
弊社、株式会社アジリティーでは1〜2時間といった短時間でのスタッフ派遣による会議室のレイアウト変更を承っております。一般的にスタッフ派遣を行う会社では最低4時間からといった形態が多いですが、弊社のスタッフは会議室のレイアウト決定からセッティングまでを1〜2時間でスピーディーに行うことができることが強みです。会社としての長年のイベント設営経験とスタッフに蓄積されたノウハウがあるので、どのような形式の会議であっても的確な判断で理想の会議室をセッティングいたします。
会議室のレイアウトなど、短時間でのスタッフ派遣はアジリティまでお気軽にご相談ください。
2022.08.16
Category: コラム