イベント設営は外注がおすすめ！メリットや業者の選び方を紹介

首都圏を中心にイベントスタッフ派遣・各種イベント企画・デザイン・施工・演出をワンストップで行なっている株式会社のアジリティーです。

「初めてのイベント設営、何から始めたらよいのかわからない……」と悩んだことはありませんか？イベントの開催を考えたとき、何から何まで自分たちでやろうとしたら多大な労力と時間を要するので、設営だけを外注して企画に専念するという方法もあります。
そこで今回は、イベントの設営を外注するメリット、そして外注業者の選び方について解説します！

イベント設営を外注するメリットとは？

機材や備品の用意が不要

イベント設営に必要とされる機材、備品の種類は小道具からマイクなど多岐に渡るため、自社だけで準備をするとなるとかなりの負担がかかります。外注であれば、業者がすべて行ってくれるため、多すぎる備品の数の確認や書類のチェックをする必要がありません。

レンタルできるので保管に困らない

機材や備品を自社でそろえるとかなりの額を必要とします。さらに、機材や備品を次のイベントなどでも継続的に使うのであれば、保管する場所を用意したり定期的にメンテナンスにお金をかけたりする必要があります。しかし、外注すれば実際に買うよりも安い費用で機材を集められるだけでなく、その後の対処にも頭を悩ませる必要はありません。

制作会社も持つ施工会社であれば、備品や用具の制作も依頼できる

制作会社では、種類によって備品や用具の制作も行っています。ですので、イベントにぴったりの備品や用具が取り寄せられない場合は、会社に頼んでイベントに適した備品や用具を制作してもらうことも出来ます。

予算に合わせて会場装飾ができる

施工会社はあらゆるケースの会場装飾を経験しており、どのような条件が課せられたイベント設営でも臨機応変に対応することが出来ます。仮に設営に利用できる予算が限られている場合でも、その状況を逆手に取った様々な設営プランを提案してくれるでしょう。

外注する際の会社の選び方

外注する際の施工会社の選び方は大きく分けて３つあります。

得意分野

施工会社はそれぞれ得意とするイベントが全く異なります。依頼を考えている会社の過去の事例や実績を前もって調べ、自分たちが行いたいイベントと似たようなものを得意にしているかを確認しましょう。

提案力

提案力のある会社は、イベント設営をする際、クライアントに対して手堅く、確実なアドバイスをしてくれます。イベント設営の経験が少なく、プロの意見もなるべく聞いてみたいと考える方はこのポイントも尊重しましょう。

サポート範囲の確認

施工会社は会社によってサポートを行う範囲が変わってきます。イベントの企画から設営まで丸ごと頼みたいのか、設営の部分だけ頼みたいのかなど、施工会社のサポートに頼る必要がある範囲を明確にしたうえで、自身の要望に会う会社を探しましょう。

これらが外注する際の会社の選び方です。イベント設営の経験がない会社は、一度外注に頼ってみることをオススメします。

 

設営スタッフも重要

イベント設営の施工会社は得意イベント、サポートする範囲など様々な部門で会社独自のカラーを打ち出しています。しかし、こうした部分の他に私たちが気をつけなければいけないところが１つあります。それは設営スタッフです。多くの会社で、派遣登録しているスタッフを各イベント現場に派遣しています。
また、全員が経験者で構成されている会社であっても、簡単な説明のみで現場に向かわせる会社もあり、当日の動きがわからず当惑してしまうというケースが発生してしまう恐れがあります。
一方、アジリティーは２つの強みでこの不安を克服しています。

適正で選ばれたスタッフ

アジリティーには多くのスタッフが派遣登録をしており、自社で面接、事前教育をおこなっています。そのため、開催するイベントに対してもっとも適切なスタッフを選び、現場に送ることが出来ます。

経験豊富なスタッフ

アジリティーは様々なジャンルのイベントを経験してきたかどうかだけではなく、そこから得た経験を活用できているかどうかという点も考慮してスタッフを雇っております。そのため、イベントに送られるスタッフはシチュエーションにぴったり合うだけでなく、現場で臨機応変な対応を取る実力を兼ねそろえています。

 

イベント設営はアジリティーにお任せください！

アジリティーはイベント設営の依頼があった際、お客様とオンラインまたは対面でイベントの目的や展示会設置の意図について意見交換させていただいています。お客様が具体的なイメージを固められていなければ、アジリティー側からアイデアを提示することもできます。予算に応じてのいくつかのイベントのパターンを提示し、その中から選定することも可能です。

「イベント設営、初めてだから不安！」「設営するのに予算が少なすぎる！」などといった場合には、是非アジリティーへお問い合わせください。