社内イベントの企画はどうすればいい？オンラインでの開催もおすすめ！

首都圏を中心にイベントスタッフ派遣・各種イベント企画・デザイン・施工・演出をワンストップで行なっている株式会社のアジリティーです。

「社内イベントの開催には、まず何から始めたらいいの？」
「オンラインで開催することもできるの？」
という疑問を持っている人もいると思います。

そこで今回は、社内イベントの開催方法や企画のポイント、またオンラインでの開催のメリットなどについてご紹介します。

社内イベントを開催することの目的や効果

社内イベントを開催する際には、イベントを開催する目的や開催することで得られる効果について考える必要があります。目的や効果は大きく分けて3つあります。

1.社内のコミュニケーションの活性化

社内イベントを通じて、同じ部署内の上司や後輩、また日々の業務では関わることの少ない他の部署の社員とコミュニケーションを取ることができ、誰でも分け隔てなく交流できる場を提供することができます。社内の様々な人とコミュニケーションを取る事によって、普段の業務では知ることができなかったその人の一面を見ることができ、日常的にも社内でのコミュニケーションが増えることを期待できます。

2.社員のモチベーション向上

働く人が主役のイベントを開催することで、社員のモチベーションを向上させることができます。特に、イベントにおいてMVPや成績優秀者を表彰するなど、イベントを評価の場として活用することで、より直接的にモチベーションを向上させることができます。
JTBが企業経営者148人に対して行った調査によると、社内イベントを開催する頻度が高い企業であればあるほど、業績の伸び率が高い傾向があることが判明しました。このことから、社内イベントはモチベーション向上させることができ、それにより業績の向上にもつながるということが理解できると思います。

3.経営方針やビジョンの共有

社内イベントでは、社員が日常の業務で関わることの少ない経営陣や役職者と話すことができる機会になるので、多くの社員が直接会社の経営方針やビジョンを知ることができる機会にもなります。
普段は各々の業務をこなしている社員が、会社の一員であるということを再認識することができ、会社全体の一体感や連帯感を生み出すことに繋がります。

 

社内イベントの種類

一言で社内イベントといっても、その種類は多くあります。ここでは、社内イベントの種類を5つほど紹介します。

1.全社総会

全社総会は、決算報告や新規事業、今後の経営方針を社内に広く周知させるために開催されるイベントです。

2.周年イベント

周年イベントは、会社創設〇〇周年などの節目の年に、社員や株主、顧客などのステークホルダーに向けて、これまでの感謝とこれからの方向性を伝えるイベントです。

3.懇親会・親睦会

ほとんどの企業が定期的に開催している社内イベントが、この懇親会・親睦会です。新入社員や退職する社員の歓送迎会、会社がノルマを達成した時に行う目標達成会など、多くが業務終了後の時間を共有するスタイルで開催されます。

4.社員旅行

コロナ禍では開催する企業は減少してきていますが、社員旅行も社内イベントとして多く開催されてきたイベントです。

5.季節イベント

季節イベントとは、初詣や新年会、花見や忘年会などといった、季節の行事を社内イベントとして取り入れるものです。

また、コロナ禍では対面でのイベントだけでなく、オンラインでの社内イベントを行う企業も多くあります。

 

社内イベントを企画する際のポイント

社内イベントを開催したとしても、失敗してしまうとイベントの目的も達成できず、イベントの効果も期待することができません。ここでは、社内イベントを企画する際に、注意すべきポイントを紹介します。

1.イベントの目的を明確にする

イベントを開催する目的を明確にすることは、イベントを開催する際に最も重要になるポイントです。「毎年開催しているからやる」などといった、目的のないイベントは開催する意義がないので、開催することを決めたならば、しっかりと目的を決めるようにしましょう。

2.イベントの担当者を決める

通常業務の片手間でイベントの企画・運営を行うのではなく、しっかりとイベントに専念する担当者を決めるようにしましょう。また、イベントを企画している担当者が、多くの部署と関わりのある社員にすることで、参加者を増やすことにもつながります。

3.進行のマニュアルを作成する

イベント当日にグダグダとした進行を行わないように、事前に進行のマニュアルやプログラムを作成するようにしましょう。マニュアルには、当日起こる可能性のあるトラブルの対処方法を記載しておくと、万が一そのトラブルが発生した際にもすぐに誰でも対応ができます。また、マニュアルは次回以降にも流用ができるので、保管をしておくようにしましょう。

4.参加したくなる企画にする

前提として、社内イベントの企画に社員が参加したいと思わなければ、参加者が集まらず失敗してしまう可能性があります。そうならないためにも、過去のイベントを参考にして、社員が参加したくなるようなイベントをしっかりと考えるようにしましょう。また、企画の段階で実際に参加したいかどうかを聞いてみることで、失敗を防ぐことができます。

5.イベントの参加可否を複数回に分ける

イベントに参加できるかどうかの連絡を、文言を変えて複数回するようにすると、イベントの参加率が高くなります。1回目の連絡では日程の連絡だけ、2回目の連絡ではイベントの概要、3回目の連絡ではイベントの詳しい内容を連絡するなど工夫をしてみると、参加率は高くなります。

 

社内イベントはオンラインでも開催可能！メリットは？

社内イベントをオンラインで行うことができるのか疑問に思っている人もいると思います。結論から言うと、社内イベントはオンラインでも開催できます。
では、オンラインで社内イベントを行うことのメリットとしてどのようなものがあるのかをご紹介していきます。

1.どこからでも参加できる

オンライン開催であれば、参加者がどこにいてもその場から参加することができます。出張に行っている人であっても、参加することができます。

2.低コストで開催できる

オンライン開催であれば、イベントの会場を用意しなくても良いので、会場費を削減することができます。また、外部講師やゲストなどを呼ぶ場合には、交通費や宿泊費なども削減できます。しかし、開催するイベントによってはこれらを差し引いてもコストダウンできない可能性もありますので、企画の段階でしっかりと費用に関して確認しておきましょう。

3.参加のハードルが低い

オンラインイベントはわざわざ会場に出向かなくても、自宅などから参加することができるので、社員の参加のハードルを低くすることができます。育児や介護で参加する時間を確保できない場合でも、気軽に参加することができます。

オンラインでの社内イベントの開催はまだまだノウハウがない会社が多いと思われるので、外注をすることをオススメします。外注することによって、目的に合致した企画を提案してくれたり、スムーズな運営を行ってもらったりすることができます。

 

社内イベントの企画・開催なら、アジリティーへ！

今回は社内イベントの開催方法や企画のポイントについて解説しました。社内イベントを開催する目的によっても適した社内イベントの種類が異なるので、しっかりと考えて企画することが重要です。また、オンラインでの社内イベントの開催は今のご時世に適した方法なので、検討の余地はあると思います。

弊社、アジリティーでは社内イベントの企画・開催の実績が多くあります。特に、オンラインでの社内イベントに関するノウハウが多く蓄積されています。

「社内イベントを開催したいけど、何から始めたらいいのかわからない」「オンラインでの社内イベントを成功させたい」などとお考えの企業の担当者様は、是非弊社、アジリティーにお問合せください！