社内イベントの基礎的な考え方からノウハウまでをご紹介

東京近郊でイベントの企画、運営、人材派遣を行っておりますアジリティーです。
弊社はお客様から展示会関係のお仕事のご依頼を多くいただいておりますが、イベントの企画や運営やスタッフ派遣ができる傍ら、様々なクライアント様から社内イベントに関するご依頼もいただいております。
イベントの企画からご提案もさせていただいておりますので、社内イベント担当者の方とお打ち合わせをさせていただく機会も多いのですが、そもそも社内イベントをどういう企画したらいいのか。どんな運営をしたら良いのか等々多くのお悩みを抱かれているご様子。

そこで今回は、社内イベントの企画運営のご依頼もいただく、我々agilityがそんなお悩みを抱えるイベント担当者の方々に向けて、社内イベントの基本的な考え方からどんな流れで準備をしていけば良いのかなどのノウハウをお届けしたいと思います。

社内イベントとは？

企業が従業員と共に、季節の節目や記念日にイベントを開催することです。
目的は企業に対して帰属意識を高め、従業員の一員としての自覚と誇りを再認させるために行われます。
普段の仕事とは違う環境を作ることにより、社員同士がコミュニケーションを取るきっかけを作り
今後の良好な関係を育むために開催されることが多いです。

社内イベントはどんなものがありますか？

入社式、新年会、忘年会、株主総会、社員総会、キックオフイベント、社員旅行、アクティビティイベントなどの豊富な種類があります。
企業の規模やキャラクターによって、例えば入社式と言っても大きく内容が変わります。

一般的な従業員に、社内イベントへのイメージについて聞いてみました

35歳：係長
社内イベントって手間がかかるけど大切なことだよね。
節目をお祝いすることは、企業としても必要だし文化的にも必要。
文化的っていうのは企業ごとに持つ雰囲気や習慣的なこと。
毎年同じの内容になってしまうけど、そういったことをしっかりとやらないと、
スタッフとの意思の統一やコミュニケ―ジョンの充足が図れないと思う。
多少はつまらないと感じることはあるかもしれないが、
傘下して雰囲気を感じるだけでも、季節の変わり目や世代交代の風を感じることができる。

25歳：女性
社内イベントって毎年形式的であまり変化がないので、ただ時間が過ぎればいいっていう感じです。
忘年会とかで他の社員とどんどん関わってと言われはするけど、
別に接点を持っても意味がないなと感じる。
直属の上司であれば、コミュニケ―ジョンをとっておくと仕事が進めやすくなるし、
ノウハウ的なことを教えてくれたりするから有意義。

40歳：管理職
社内イベントって少し前までは入社式とか社員総会とかいった、
多少つまらなくても形式的で寡黙なことを求められるものだった。
今は運動会といったコミュニケ―ジョンが発するイベントが多くなってきている。
昔はそういったコミュニケーションは飲み会の席だったけど、今は飲み会に行かない。
だからその機能を社内イベントに求めて組み込むようになってきた。
社内イベントは重要だと思うよ。

社内イベントは必要だという印象は持っているようです。
社員同士の意思疎通、企業文化の浸透、上司とコミュニケーションを取る場面として良いという認識があるようですが、形式的でつまらないなど、意味がないと感じている面も見えてきました。

一方で、企画を担当する人事はどう感じているのでしょうか。

・形式的なものだから、飛びぬけたイベントをするのは労力が必要
・企画や運営の方法が分からず、昨年と一緒の内容にしておけばミスもしない
・企画はいくらでも出るが、そこに予算と運営が関わってくると実現が難しい
※上記は弊社にお問い合わせをいただくクライアント様に聞いてみた感想

こういった悩みを抱えている人事や社内イベントのご担当者は非常に多いです。
面白い企画をしたいと考えても、実行に移すための「発想力」「企画・運営力」「構成力」「時間」「予算」といった課題が山積みで、特に「時間」については自力では解決しにくいようです。

こういった問題を解決するためには方法は2つ。

１．外部の専門企業に依頼すること

企画から会場押さえ、当日の運営までお引き受けするので、イベント企画を遂行する上で多い「時間がない」という課題が解決されます。

２．上司が、担当者が「時間」を確保できるよう業務を調整すること

社内イベントが注目を集める風潮が起きてからさほど時間が経っていないので、どの企業もそのノウハウが積み上げられていないようです。
企画のマンネリ化を防ぐためにも、上司が担当者に社内イベントと向き合える時間を確保することが重要です。

社内イベントの実施は、なぜ大変なのか。

社内イベントが決まる流れは下記の通り
・予算
大企業であれば事業部ごとに与えられる予算である場合は多い。
企業が当該イベントに対する意気込みを感じるものと同時に規模感を表しています。

・日程
会場押さえてから実行までは約6ヶ月間。

・会場押さえ
社内イベントを実施する時期はどこの社もある程度決まっているので、例えば入社式の4月1日に適した会場を押さえることは、予約するタイミングなどが難しい。

・企画、手配
イベントの方向性を決めることはもちろんのこと、タイムスケジュールや様々な物品の手配や購入、当日の人員配置（2次会まで企画するなら会計係も必要）やMC等の手配も含む。
会場によっては大きな音を出せない等の規則があるので、会場に合ったイベントを企画しなければならない。

・実行
当日運営のこと。当日は不測の事態が必ずある。
誰かが遅れてくるなど完璧に準備をしていたつもりでもドタバタは絶対に避けられない。対応に慣れた人材の配置も欠かせない。

弊社が行っていること

会場押さえ
弊社はホテルの宴会場や様々なイベント会場の施工や運営を精通している「東真」が親会社です。
様々な会場のデータベースを持っているので迷わず会場を手配することができます。
運動会場などとお付き合いがあるので「イベントの種類」「人数」という2つだけで、会場を探し出すことができます。

企画・手配
クライアント様の要望をお聞きし、ブレストを行って形にするという流れです。
こんなリアクションをしてくれるとか、こんな仕掛けをかけたらこう楽しんでもらえるなどなど、
オーディエンスの動きや感情の揺れに特に敏感に接してきた。だから経験も豊富。

実行
弊社は様々なイベントに対して人材派遣を行っており、豊富に人材を抱えています。
イベントプロデューサーやディレクター、当日の運営スタッフやMCを派遣しますので、
クライアントの方に動いてもらうことはありません。

我々がお付き合いできるコト

我々は会場押さえから実行までをお手伝いします。
お急ぎの場合でも、内容にもよりますが1ヶ月間あれば実施できる場合がありますのでご遠慮なくご連絡下さい。弊社は、社内イベントに対してサポートができます。
これまで、社内イベントを自社で開催している企業にこそ、お問い合わせいただきたいです。