オンラインワークショップのやり方は？プロに外注するのも一手！

首都圏を中心にイベントスタッフ派遣・イベント企画・デザイン・施工・演出をワンストップで手掛けている株式会社アジリティーです。
今回は、オンラインワークショップの開催方法について詳しく説明をしていきたいと思います！

 

オンラインワークショップとは？

「ワークショップ」とは、参加者が実際に体験したり、グループを作って参加者同士話し合いをしたりして課題を解決するなど、参加者が主体的に学びを体験する場のことです。オンラインワークショップとは、それをオンライン上で行うことであり、近年活用される機会がぐっと増えてきています。

オンラインセミナーとの違い

オンラインワークショップとオンラインセミナー、名前が似ているので混同しがちですが実際は異なるので要注意です。セミナーとは、特定のテーマについて、有識者や専門家を招いて講義をしてもらう場のことを指します。これをオンライン上で行うのがオンラインセミナーです。参加者は最後に質疑応答をする程度で、ワークショップのように主体的に活動することはあまりありません。逆にワークショップでは参加者自身が話し合いをしたり課題を解決したりするので能動的に学ぶことができます。

ワークショップをオンラインで開催するメリット

新型コロナウイルスの影響でワークショップもオンラインで開催する機会が増えてきています。オンラインでの開催は感染対策になるという点以外にも様々なメリットがあります。まず、会場まで移動する必要性が無いので遠方に住んでいる人も気軽に参加できます。また、オンライン上では会場の広さを理由とした人数制限を設ける必要がないので、より多くの参加者を受け入れたいときにもオンラインワークショップはとても良いでしょう。そして、ワークショップの内容を保存したり複製したりすることも簡単です。参加者の入力したデータがそのまま使えるので、面倒な作業は一切必要ありません。また、対面での開催のために必要な移動時間や会場設営費が必要ないので、その分ワークショップの内容の企画や施策に注力することができます。より高いクオリティーを目指すためにもオンラインワークショップはおすすめなのです。

オンラインワークショップの開催方法

１．ワークショップの内容、タイムスケジュールの決定

まずはワークショップでどのようなことを行うのかを決定しましょう。内容によって使うツールが変わるためです。また、リモートで行う場合、少人数で行う話し合いはブレイクアウトルームなどで行うことが多いです。対面で行うときと違ってそれぞれの様子を見て進めていくというのはやりにくいと思います。メリハリをつけるためにもタイムスケジュールは事前にきちんと組んでおくことをおすすめします。

２．配信方法の決定

ワークショップの内容が決まったら、次は配信方法を決めます。配信ツールはたくさんありますが、それぞれの機能を吟味し、比較検討することが大切です。ワークショップの内容からどのような機能が必要なのか洗い出し、また参加者の受信環境も考慮しながら、目的に合った配信ツールを選びましょう。

３．集客方法の決定

開催が決定したら早めに告知することをおすすめします。
告知の方法は開催するワークショップの対象者に合わせて行いましょう。例えば社内向けのワークショップであれば、社内報やメール、ポスターを貼ることなどが効果的です。社外向けの一般の方に向けたものであればSNSやホームページで告知すると良いでしょう。また、集客したい世代に合わせてSNS媒体を選ぶことも大切です。例えばInstagramは若い世代が、Facebookは比較的上の世代の方の利用者が多いです。他にもTwitterなどもありますし、狭い地域向けのものならばポスターやチラシなども効果的かもしれませんね。

４．当日の役割分担

当日誰がどのような動きをするのか事前に決めておくことも大切です。当日になって慣れない機材にバタバタしないためにも、きちんと準備することが大事です。
特に、進行役、タイムキーパー、オンライン配信について詳しいスタッフは特に重要です。また、画面共有や画面の切り替えをするスタッフも、スムーズな進行には欠かせません。音声やカメラに不具合が出たときにすぐに対応できるような機械に詳しいスタッフも準備しておくと良いでしょう。

５．参加者とのコミュニケーション方法

ワークショップの醍醐味が参加者同士の意見交換です。スムーズな話し合いができるように予め複数のコミュニケーション方法を検討しておくと良いでしょう。オンラインでは複数人が同時に話し出してしまうと、まとまりがつかなくなってしまいます。また、音声の不具合なども起きやすいです。チャットを活用したり、発言の時間を決めたりすることも必要です。

６．リハーサル

オンラインは不具合が起きやすいものです。ワークショップを成功させるためにも念入りなリハーサルは欠かせません。画面の切り替えのタイミング、画質や音質の調整、インターネット回線は安定しているか等、きちんと確認しておきましょう。

自社で開催できるか不安な時は、外注もおすすめ

オンラインワークショップをどうにか成功させたいものの、社内にオンライン環境に詳しい人がいなかったら開催すら難しいですよね。また、初めてのオンラインワークショップを開催する際にも、スムーズな進行ができるかどうか不安が尽きないでしょう。
自社にノウハウがない場合、開催したいけれど人手が足りない場合等、様々なことが考えられますが、オンラインワークショップを開催するには、いっそ外注することもおすすめです。

まず、大きなメリットとして機材トラブルが減ることが挙げられます。外注してしまえば機材のプロが運用を行ってくれるので圧倒的にスムーズに行うことができるでしょう。また、機材も社内のものより良いものを使うことができるかもしれません。機材の面をプロに任せてしまえば、その分の人材をワークショップの運営に回すことができるのでワークショップ自体のクオリティーも上げることができます。また、初めてでもワークショップのコツを学びながらできるので安心して準備できるでしょう。

外注する際は業者選びも重要です。実績などを参考にしながらその業者の得意分野に合っているか、コンテンツ制作力があるかなど参考にしましょう。また、オンラインワークショップの開催においてどこまでサポートしてくれるのかを事前に知っておくことも大切ですよ。

オンライン配信のサポートサービスについて、詳しくはこちら

オンラインワークショップの開催ならアジリティーへ！

オンラインで開催するワークショップは対面とはまた違った準備も必要ですし、慣れないことに不安が尽きないと思います。そんな際はプロに相談することも一つの手です。
アジリティーではオンラインワークショップの企画～制作・運営までトータルプロデュースが可能です。オンラインイベントに詳しいスタッフもいます。オンラインワークショップのスムーズな進行のためにも一度依頼してみてはいかがでしょうか？