学会・セミナー運営に必要なスタッフとは？アジリティーにお任せを！

アジリティーでは様々なイベントの企画運営を承っております。
その中でも本日は、学会・セミナー開催をお考え中の方へのお話です。

学会やセミナーの開催を決めたはいいけど運営に何が必要かわからない。
初めての開催で自分たちだけじゃ不安だから慣れている外部の人の協力がほしい。

初めて学会やセミナーを開催する際は準備しなければいけないものどうやったらスムーズに運営できるのか、分からないことが沢山ありませんか…？

そんな方のために今回は、学会やセミナーの開催に必要なことや運営に必要なスタッフなど、学会やセミナーを成功させるのに必要なことをお答えします。

アジリティーなら学会・セミナーの仕事を全ての業務をワンストップで承ります！

弊社では日頃から様々なイベントの企画運営を承っておりますので、初めて学会やセミナーを開催するお客様でも安心してご利用いただけ全ての業務をワンストップで承ることが可能です。

なぜなら弊社には、 あらゆるイベントシーンに対応できるスタッフが揃っているから です。

学会やセミナー以外にも展示会やPRイベント、レセプションなどまで多種多様なイベントに対応しているので安心してご依頼いただけます。

学会セミナー開催におけるトラブルですが、学会やセミナー開催は他のタイプのイベント開催と比べてむしろトラブルは少ないです。

弊社ではエンターテイメント系イベントの運営なども多数請け負っておりますが、エンターテイメント系イベント特有の公演時間が長引くことや機材のトラブルが起こることがありますが、学会・セミナー開催でのトラブルははあまり起こりません。

ですから学会やセミナーは運営する側として非常に運営しやすいイベントであると言えます。

他にも、学会やセミナー開催の後に懇談会を開かれるという場合もございます。
こういった場合は、誘導員が必要になりますが懇談会という性質上、エンタメイベントと違って誘導も楽に済みます。

また学会開催に特徴的な業務としてアテンド業務があります。
これは会場にお見えになった登壇者の方を控え室にご案内し、お茶出しなど細かいご要望に対応する業務です。

細かいご要望を汲み取り、機敏に対応しなければならないアテンド業務は、経験を積んだスタッフにしかこなせません。

弊社には、このアテンド業務において豊富な経験を持つ女性スタッフが多数在籍していますのでぜひ一度ご検討ください。

学会やセミナーで依頼の多いスタッフ像とは？

学会・セミナーの開催において多くの方は、その段取りの多さや考えなければならないことの多さから非常に面倒に感じられると思います。

予算を決めて、タイムスケジュールを決めて、必要な業務を書き出して…と考えることはたくさんあります。

特にこういったイベント企画に不慣れな方ですと、どんな業務があってどんな人員が必要なのかも分かりにくく、そもそも派遣スタッフが必要なのか、必要ならどのくらいの規模で必要でどんな業務を任せるのかもわからないと思います。

こういった場合、最初の段階から私たちにご相談いただければと思います。
私たちは イベント業界で長きに渡り様々なイベントを運営してきた自信があります。 

お電話でだいたいのイベントの規模や、どんな内容なのかお話いただければ、ニュアンスでどんなスタッフがどの程度必要なのか把握することができます。

実際、学会やセミナーにスタッフを派遣する際、クライアントは どんなスタッフを依頼してほしいのかはイベントによって異なります。 

というのは、学会・セミナーではイベントフタッフを運営団体の方が兼ねて行ってしまうことも多々あるからです。

ご依頼の多くは、ファシリテーターなどは自分たちでやるから、受付や会場の誘導、物品の運搬などの特定の業務を任せたいというものです。

弊社がスタッフを派遣する場合、

・パンフレット配布
・会場設営
・クローク管理

などの業務を行うことが多いです。

他にもお請けできる業務としては、 書類整理や入力作業、会場案内など軽作業はほとんどお請け可能 です。

もちろん初めて学会やセミナーを開くのに勝手がわからない1から手伝ってほしいなどのご依頼がありましたら、前日の会場設営から当日の運営における全ての業務をワンストップで承ります！

急に欠員が出て1人だけ人手がほしい！という場合には1人から派遣することも可能ですし、大規模なイベントで自社のスタッフでは間に合わない場合に20〜30人派遣してほしい！という場合にも対応することが可能です。

このようにアジリティーではイベントの業務ごとに柔軟に対応したスタッフ派遣を行なっておりますので、お気軽にお問い合わせください。

セミナースタッフ派遣の実績を紹介

イベント進行もお任せを～ディレクターも派遣可能～

学会やセミナーはもちろん、野外、屋外イベント、商業施設や商店街のキャンペーンまで 多種多様なイベントに対応できる人材が揃っています。 

弊社では、ステージ上で講演が行われる学会の場合、タイムスケジュールを管理してスタッフに指示を出すイベントディレクターや、カンペを出して登壇者をサポートするアシスタント、当日イベント進行を行うスタッフを派遣することも可能です。

英語スキルがあるスタッフも在籍していおり、シンポジウム、国際的な企画、海外からお客様がくるような学会、イベントでの派遣実績も多数ありますのでお気軽にお問い合わせください。

スタッフも当事者意識の高いスタッフが揃っており、「イベントを少しでも良いものにしたい」という気持ちを持ったスタッフが働いているのが特徴です。

基本的に雑務などの軽作業は任せていただいて構いませんし、またご相談いただいてどのような業務の担当が必要か決まりましたら、その業務に応じて最適なスタッフを派遣します。

スタッフの選定にも気を配っており、 イベントを熟知した担当者がスタッフを選定している ので、どんなイベントでも安心してご依頼いただけます。

まとめ

学会やセミナー開催に伴う業務、必要なスタッフについてなどお話しいたしました。
 アジリティーでは数人から数十人までスタッフ派遣を行なっております。 

どうしてもこの業務で人手が足りない…。
会場の規模的に大人数のスタッフが必要だけどどうやって人を集めればいいかわからない…。

そんなかゆいところに手が届く柔軟な対応ができるのがアジリティーの強みです。

またそもそも イベントを開催するのが初めてで準備や運営をどうしていけばいいかわからない。という相談もお請けできます ので、ご気軽にお問い合わせください。

ご希望や内容をお伺いし適切な提案をいたします。
なんとなくのイメージでもお伝えいただければ、豊富な実績のあるスタッフがイベント企画をお手伝いいたします！