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コラム

学会・セミナー運営に必要なスタッフとは?アジリティーにお任せを!

Agilityでは様々なイベントの企画運営を承っております。

 

その中でも本日は、学会・セミナー開催をお考え中の方へのお話です。

 

学会・セミナーの開催を決めたはいいけど、運営に何が必要かわからない…

そんなお悩みにお答えします。

 

学会・セミナー運営に必要なスタッフとは?

 

どの程度の規模の学会・セミナー運営においてどんなスタッフが必要かは、イベントによって異なります。

というのは、学会・セミナーではイベントスタッフを運営団体の方が兼ねて行ってしまうことも多々あるからです。

 

ですからご依頼をいただく際に多いのは、ファシリテーターなどは自分たちでやるから、受付や会場の誘導、物品の運搬など特定の業務を任せたい、というものです。

実際に、学会・セミナー運営に弊社がスタッフを派遣する場合、パンフレット配布、会場設営、クローク管理などの業務を行うことが多いです。

 

他には、ステージ上で講演が行われる学会の場合、タイムスケジュールを管理してスタッフに指示を出すイベントディレクターや、カンペを出して登壇者をサポートするアシスタント、当日のイベント進行を任されれば司会を行うスタッフを派遣することも可能です。

 

もちろんご依頼いただければ、前日の会場設営から当日の運営における全ての業務をワンストップで承ります。逆に、1人だけ人手が足りないなら派遣してほしい、という場合には、1人から派遣いたします。

 

このように、agilityではイベントの業務ごとに柔軟に対応したスタッフ派遣を行うことが可能です。

 

学会・セミナーを開催する人の悩み

 

学会・セミナーの開催において多くの方は、その段取りの多さや考えなければならないことの多さから非常に面倒に感じられると思います。

予算を決めて、タイムスケジュールを決めて、必要な業務を書き出して…と考えることはたくさんあります。

特にこういったイベント企画に不慣れな方ですと、どんな業務があってどんな人員が必要なのかも分かりにくく、そもそも派遣スタッフが必要なのか、必要ならどのくらいの規模で必要でどんな業務を任せるのかも分からないと思います。

 

こういった場合、最初の段階から私たちにご相談いただければと思います。

 

私たちはイベント業界で長きに渡り様々なイベントを運営してきた自信があります。お電話でだいたいのイベントの規模や、どんな内容なのかお話いただければ、ニュアンスでどんなスタッフがどの程度必要なのか把握することができます。

ご相談いただければ、それぞれの業務にその業務を得意としているスタッフを派遣することが可能です。

 

ぜひ、お気軽にご相談ください。

 

学会・セミナー開催ならではの問題

 

学会・セミナー開催におけるトラブルですが、学会・セミナー開催は他のタイプのイベント開催と比べてむしろトラブルは少ないです。

 

弊社ではエンターテイメント系イベントの運営なども多数請け負っておりますが、これに特有の、公演時間が長引く、機材のトラブルが起こるなどのトラブルは学会・セミナー開催ではあまり起こりません。ですから運営する側として非常に運営しやすいイベントであると言えます。

 

もっとも、学会やセミナー開催の後に懇談会を開かれるという場合もございます。

こういった場合は誘導員が必要になりますが、懇談会という性質上、エンタメイベントと違って誘導も楽に済みます。

 

どんな業務なら対応できるのか

 

弊社はイベント運営に必要な業務は幅広く承っております。

基本的に雑務は任せていただいて構いません。

 

また、ご相談いただいてどのような業務の担当が必要か決まりましたら、その業務に応じて最適なスタッフを派遣します。

 

例えば、重量物運搬業務でしたら男性スタッフを派遣しますし、外国からのお客様をお迎えする場合、外国語対応可能なスタッフをレセプションに派遣いたします。

 

また、学会開催に特徴的な業務としてアテンド業務があります。

これは、会場にお見えになった登壇者の方を控え室にご案内し、お茶出しなどの細かいご要望にも対応する業務です。

細かいご要望を汲み取り、機敏に対応しなければならないアテンド業務は、経験を積んだスタッフにしかこなせません。

 

弊社には、このアテンド業務において豊富な経験を持つ女性スタッフが多数在籍しています。ぜひ、弊社にお任せください。

 

まとめ

 

学会・セミナー開催に伴う業務、必要なスタッフについてなどお話しいたしました。

 

Agilityでは一人からでもスタッフ派遣を行なっております。

 

どうしてもこの業務で人手が足りない…そんな痒いところに手が届く柔軟な対応は私たちの強みです。

 

また、そもそもどうやってイベント準備・運営をしていいかわからない…という場合もご相談ください。

 

なんとなくのイメージでもお伝えいただければ、豊富な実績のあるスタッフがイベント企画をお手伝いいたします。

 

ぜひ、お気軽にご連絡ください。

 

2019.08.26

Category: コラム

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