入社式の運営企画【2019年4月】

イベントの企画・施工・運営・スタッフの派遣を一貫して行なっている株式会社アジリティーです。

今回は入社式の企画と運営のご紹介をさせていただきます。
お客様からは「新卒採用に乗り出すのが初めてで、入社式をどう運営していいか分からない」というご依頼をいただきましたので、企画から運営まで全てご提案してサポートいたしました。

お客様から弊社へのご依頼は去年の7月にいただいており、時間的に大変余裕があったので、じっくり吟味しながら企画を練ることができました。

しかし最初にお客様のご要望を伺った際は、入社式を挙げるのが初めてであるため、どのような式にしたいのかお客様自身の中でもイメージができていないご様子でした。

そこで、弊社が今まで企画した入社式イベントの模様や、一般的な入社式のスケジュールをお見せすることで、お客様のイメージを固めつつ徐々にご要望を引き出していくことにしました。

そういったやりとりをしながら話を進めていくと、元気の良い社員が多い会社だから比較的カジュアルな雰囲気での式にしたいというご要望を頂けました。

我々としてはその方向性自体は大切にしたいと考えたのですが、同時にカジュアルにしすぎて緊張感を失わせることがあってはならないとも考え、そのバランスの確保を重視しました。
というのは、入社式という新入社員にとっても会社にとっても重要な式では、主役の新入社員の間には期待感と不安が同居している良い意味での緊張が溢れており、この緊張状態を大切にしたいと考えたためです。

式全体を引き締める緊張を保ちつつ、カジュアルさも取り入れる。
難しいバランスではありますが、そこは腕の見せ所です。

他に意識した点として、「企画を詰め込みすぎない」という点があります。

というのは、企画を詰め込みすぎると参加者はステージや企画に夢中になり、本来大切であるはずの参加者間のコミュニケーションがとれなくなるためです。

ですので、ご歓談の時間をしっかり確保し、参加者間のコミュニケーションを取れるようにすることが重要であると考えています。

また会場選びに関してですが、
会場選びを行う上で必ず決めておかなければならないのが、そのイベントで「何をしたいか」です。
言い換えれば、会場選びにおいて欠かせないのは、「やりたいことができる会場」を選ぶということです。

例えば今回のパフォーマーの演出を行うためには、ステージの広さと天井までの高さが十分であり、スクリーンがステージ背景に置けるか、そして大きな音が出せるかなど様々な条件をクリアする必要がありました。

これらの条件を満たす会場を探してたどり着いたのが、The Place of TOKYO様でした。
この会場は地下2階にある会場であり、いつでも音を出してよいという好条件だったため選択しました。

「やりたいこと」→会場という選び方に関してですが、
会場→「やりたいこと」となってしまうと、メインのイベントを考えておいたのにできなくなった、なんてことにもなりかねないため、順番は間違えないようにしましょう。

今回のイベントではagilityからイベント運営スタッフを2名派遣いたしました。
本来人事部や総務部が運営する入社式ですが、せっかくの入社式には多くの現役社員にも参加してもらいたい、などのご要望があれば、弊社が経験豊富なイベントスタッフを派遣いたします。ご相談ください。