新社長就任披露宴パーティー　【2018年7月】

イベントの企画・施工・運営・スタッフの派遣を一貫して行なっている株式会社アジリティーです。
社内イベントの際、多くの会社では人事部・総務部が企画・運営を行なうのが一般的です。
しかし、それでは担当になった社員さんたちはイベントに参加できなくなってしまいます。仮に参加できていたとしても、社員が運営をしながらイベントを楽しむという事はなかなか難しいものです。
そこで弊社は社内イベントへのスタッフ派遣を始めました。今回は弊社が携わった、ある会社の社長交代パーティーの一連の流れについてご紹介させていただきます。

 

パーティーの企画・進行

今回はパーティーの企画発案を弊社に任せたいという担当の社員さんからのご要望にお応えして、打ち合わせから弊社が積極的に提案を行ないました。そのためパーティーの企画・進行はスムーズに決まりました。プログラムは以下の通りです。

会場

グリーングリルというおしゃれな内装の飲食店を貸し切る。立食形式で、飲み物は飲み放題。飲食物は全て店側が用意する。

進行

1.参加者が来場する際にクイズが記載された小さいカードを配布。後に回収し、集計。

2.スパークリングワインで 乾杯

参加者がサッカーのユニフォームに旧社長宛の寄せ書き

4.旧社長と新社長でユニフォームを交換 

5.旧社長と新社長の二人によるトークショー 。新社長と旧社長について（ex.好きな映画は？・どこ出身？）

6.クイズの集計結果を発表。 正解数が多い人順に商品券を授与 

7.来場者が退場する際にステージの両サイドにある花を小分けして配布 

今回は受付や会計を担当の社員さんが行い、それ以外の雑務を弊社スタッフが行なうと事前に決めました。

準備段階

会場に入り次第、広さや間取りを確認し、設営に移りました。特にテーブルや椅子の配列、マイクスタンドの位置は会場の雰囲気に影響するので綿密に調整を行ないました。その後はイベントの流れの確認、司会者との打ち合わせ、トークショウで使うカンペの準備を行ないました。

 

パーティー最中におけるアジリティースタッフの動き

開場し、お客様がいらっしゃったらすぐにクローク（荷物置き場）へと案内しました。パーティーが始まり、新旧社長さんによる挨拶などで担当の社員さんが動けない状態のときには空調やマイクのボリューム調整などをしました。こういった細かい雑務全般を担当の方に代わって行なうのが弊社の特徴です。

イベントの最中における仕事で最も重要なのはタイムスケジュールの管理です。パーティーのようなお酒が用意されるイベントは、お客様同士の会話が活発になるため良い雰囲気を出すことができます。その代わり司会やスタッフの指示が通りにくくなり、酔ってしまうお客様もいらっしゃるため、進行が難しいです。もし定刻通りにイベントを進めることができなければ、延長料金を取られてしまいます。今回は運良くなんのトラブルも起きずに予定通りにパーティーを進めることができました。しかし何が起きてもいいように、弊社のスタッフは様々なトラブルを想定し、時間に余裕を持ってイベントを進行するように心がけています。

弊社はお客様のあらゆるニーズに応えたイベントの企画・運営を行なっています。「こういったイベントを開催したいけれど具体的にどうすればいいのかわからない」という悩みをお持ちの方はぜひアジリティーにご相談ください。