展示会でタブレットを活用する方法｜受付・名刺管理・商品説明など活用事例を徹底解説

展示会では多くの企業が自社商品をアピールし、来場者との接点を増やす場として活用しています。そんな展示会で、今や欠かせない存在となっているのが「タブレット」です。受付から資料提示、名刺管理に至るまで、タブレット1台で多くの業務が効率化できます。

この記事では、展示会でタブレットを使うと何ができるのか、どのようなメリットがあるのかをわかりやすく解説します。さらに、活用時の注意点やよくある疑問にもお答えし、展示会での成功につながる使い方をご紹介します。

展示会にタブレットを導入しようと考えている企業担当者の方は必見です。

展示会でタブレットを使うと何ができるのかを分かりやすく解説

まずは、展示会でタブレットを使うと具体的にどんなことができるのかを紹介します。タブレットの活用範囲は非常に広く、ブース運営の効率化に大きく貢献します。

来場者の受付やチェックインができる

展示会では来場者の数が多く、受付業務が混雑しやすいものです。タブレットを使えば、スムーズにチェックイン作業が行えます。

専用アプリを使えば、事前登録された情報をその場で確認したり、QRコードをスキャンして受付を完了させることができます。

紙の名簿を使うよりも早く、間違いも少なくなるのが大きなメリットです。

また、来場者の情報がデジタルで保存されるため、後からの分析にも役立ちます。

商品カタログや資料を画面で見せられる

カタログやパンフレットを大量に印刷して持ち込む代わりに、タブレットにデータを入れて表示する方法が一般化しています。

PDF形式の資料をそのまま表示したり、専用の資料アプリを使って見やすく整理することもできます。

来場者に合わせて必要な資料だけを見せることができ、紙の無駄を省けます。

見たい情報を素早く探せる点でも、タブレットは非常に便利です。

動画やデモで商品を分かりやすく説明できる

製品の使い方や導入事例を動画で見せると、言葉だけでは伝わらない魅力がしっかり伝わります。

タブレットを使えば、YouTube動画やデモ映像をその場で再生できます。

特に動きのある商品やシステムなど、実演が難しいものは動画が効果的です。

顧客の目を引くためにも、動画を活用する展示はおすすめです。

名刺情報をデータで管理できる

名刺交換は展示会での基本的なコミュニケーション手段ですが、紙の名刺だけでは管理が大変です。

タブレットを使えば、その場で名刺を撮影してデータ化することができます。

デジタル管理により、情報の検索や共有、フォローアップが簡単になります。

後日のお礼メールや営業活動につなげやすくなるのも大きな利点です。

展示会でタブレットを使うメリットと紙資料との違い

タブレットを活用することで、紙資料とは異なる多くの利点があります。ここでは、その代表的なメリットを紹介します。

紙資料を減らしてコストを下げられる

印刷物のコストは意外と高くつきます。カタログやパンフレットを大量に印刷すれば、数万円〜数十万円になることも珍しくありません。

タブレットを使えば、そのコストを大幅に削減できます。

また、余った資料の処分や、搬入・搬出の手間も減らすことができます。

環境負荷の軽減にもつながるため、SDGsへの取り組みにも貢献できます。

動画や動きのある説明ができる

紙の資料では伝えきれない情報も、タブレットであれば視覚的にわかりやすく伝えることが可能です。

動画やアニメーションを使って、複雑な製品の使い方や仕組みを説明することができます。

視覚的な説明は記憶にも残りやすく、来場者の印象に残ります。

資料の表現力が格段にアップするのが大きな違いです。

データをその場で保存・共有できる

紙の資料だと、持ち帰った後に必要な部分を再度探すのは手間がかかります。

タブレットであれば、来場者にとって必要な資料をすぐにメール送信したり、QRコード経由でダウンロードできるようにできます。

営業フォローや社内共有もその場で完了でき、スピード感のある対応が可能です。

デジタルならではの即時性が活かせます。

資料の持ち運びが楽になる

紙の資料を大量に持ち歩くのは大変です。展示会の設営時もブースのスペースを取ります。

一方、タブレット1台にすべての資料をまとめて入れておけば、軽くてコンパクトで移動も設営も簡単です。

持ち運びの負担を減らせることで、スタッフのストレスも軽減されます。

特に複数会場で展示を行う場合には、タブレットの方が圧倒的に便利です。

展示会の受付でタブレットを使う基本的な使い方

ここでは、展示会でタブレットを受付に活用する具体的な方法を紹介します。

EventRegistやPeatixを使った来場者受付

事前登録型のイベントでは、EventRegist（イベントレジスト）やPeatixといったサービスを使うことで、来場者情報の管理が効率化できます。

タブレットにアプリを入れておけば、来場者の情報を簡単に確認・受付することができます。

受付リストの紙出力が不要になり、待ち時間の短縮にもつながります。

その場でチェックイン履歴も記録できるので、データの活用にも便利です。

QRコードを読み取ってチェックインする

タブレットのカメラを使えば、来場者のQRコードをスキャンすることで自動的に受付が完了します。

手入力が不要になるため、受付作業が格段に早くなります。

登録ミスや情報の取り違えも防げるため、トラブルのリスクも減らせます。

大規模な展示会や複数人での来場時にもスムーズに対応できます。

iPadで来場者情報をその場で確認する

タブレットを使えば、受付後にそのまま来場者の情報や過去のやり取りを確認することも可能です。

CRMや営業管理ツールと連携すれば、スタッフが即座に来場者のニーズに合わせた対応ができます。

接客の質を高めるためにも、リアルタイムでの情報活用は効果的です。

来場者ごとに最適な提案をするために、タブレットを活用しましょう。

展示会の名刺管理をタブレットで行う使い方

名刺管理もタブレットを活用すれば、よりスマートかつ効率的に行えます。アナログでの管理と比べ、デジタル化によるメリットは非常に大きいです。

SansanやEightで名刺を撮影して管理する

名刺管理アプリの「Sansan」や「Eight」を使えば、タブレットのカメラで名刺を撮影するだけで情報をデータ化できます。

紙の名刺をデジタル化することで、情報の検索や整理が簡単に行えます。

複数人で名刺を共有したい場合にも、クラウド上で一元管理できるのが便利です。

展示会では大量の名刺を受け取るため、こうしたアプリの導入は必須ともいえるでしょう。

名刺情報をすぐにデータ化できる

展示会の現場でその場で名刺を撮影して登録すれば、帰社後の作業が不要になります。

手入力によるミスもなく、正確な情報を記録できます。

名刺をスキャンして保存するだけで、すぐに営業リストとして活用できるのが魅力です。

業務の効率化とスピードアップにつながります。

展示会後のフォローに活用できる

デジタル化された名刺情報は、展示会後のフォローアップに非常に役立ちます。

例えば、登録データに基づいて自動的にお礼メールを送ったり、商談リストに追加したりすることができます。

営業担当者が素早くアプローチできるため、商談化率の向上も期待できます。

名刺を「情報資産」として有効活用するためにも、タブレットでの管理がおすすめです。

展示会の商品説明でタブレットを使う分かりやすい使い方

タブレットは、商品やサービスの魅力を来場者に伝える上でも非常に強力なツールです。視覚的に訴えることで、理解度や印象が格段に高まります。

PowerPointやKeynoteで資料を見せる

タブレットにPowerPointやKeynoteのプレゼン資料を入れておけば、いつでも見せることができます。

スライドをタッチ操作でめくりながら説明できるため、対面でのプレゼンに最適です。

アニメーションやグラフ、図表なども表示でき、紙では難しい説明が可能になります。

複数の資料をタブレットにまとめておけるのも便利な点です。

商品写真を拡大して説明できる

写真をタブレットに表示して拡大・スクロールすることで、商品の細部まで見せることができます。

特に小さな部品や、細かいデザインにこだわった製品などは、この方法が効果的です。

来場者の関心に合わせて写真を自由に切り替えられるため、柔軟な対応が可能です。

デジタルならではの臨場感を演出できます。

Webサイトをその場で表示する

製品の詳細情報や事例、導入実績などは、Webサイトに掲載されていることが多いです。

タブレットを使えば、その場でWebページを表示してリアルタイムに見せることができます。

常に最新の情報を提供できるのも、Web連携ならではの強みです。

Wi-Fi環境が整っていれば、ストレスなく操作できます。

展示会の動画・資料共有に役立つタブレットの使い方

動画やPDFなど、さまざまな資料をその場で共有できるのもタブレットの強みです。視覚的な情報共有により、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。

YouTube動画で使用シーンを伝える

製品の使用シーンや導入事例を動画にして、YouTubeで公開している企業も増えています。

タブレットでその動画を再生すれば、言葉では伝えきれない価値を見せることができます。

動画はストーリー性があり、感情にも訴えかけるため、強い印象を残すことが可能です。

スピーカー付きのスタンドを使えば、周囲にも聞こえる音量で再生できます。

PDF資料をタブレットで閲覧させる

タブレット上に表示したPDF資料を、来場者に自由に見てもらうこともできます。

タッチ操作でページをめくることで、実際の冊子に近い感覚で閲覧可能です。

必要な資料だけをピックアップして見せることで、より的確な情報提供ができます。

配布用の資料としてPDFをダウンロードできるようにしておくと、さらに便利です。

AirDropやGoogleドライブで資料を共有する

展示会では、来場者に資料を持ち帰ってもらうことが重要です。

タブレットを使えば、AirDrop（iOS）やGoogleドライブの共有リンクで、その場で資料を渡すことができます。

印刷が不要なので、在庫切れの心配もなくなります。

顧客に合わせたファイルを即座に送れるのも、大きな利点です。

展示会でタブレットを使う際の準備と事前チェックポイント

タブレットを展示会で最大限に活用するには、事前の準備が欠かせません。トラブルを避けるためのポイントを紹介します。

バッテリーを十分に充電しておく

展示会は1日中続くことが多いため、バッテリー切れは大きな問題になります。

前日には満充電にしておき、必要ならモバイルバッテリーも準備しましょう。

コンセントの場所を確認しておくと、充電しながらの使用も可能になります。

突然の電源トラブルを避けるためにも、万全の備えが必要です。

Wi-Fiや通信環境を確認する

タブレットでWebサイトや動画を表示する場合、通信環境が非常に重要です。

事前に会場のWi-Fi状況を確認し、必要であればポケットWi-Fiなどの持参を検討しましょう。

通信トラブルが発生すると、十分な説明ができなくなる可能性があります。

可能であれば、オフラインでも資料が閲覧できるように準備しておきましょう。

必要なアプリを事前にインストールする

名刺管理、資料閲覧、動画再生など、目的に合わせたアプリは事前にインストールしておく必要があります。

展示会当日にインストール作業を行うのは非効率です。

また、ログインが必要なアプリは事前にログインしておきましょう。

アプリの使い方もあらかじめ確認しておくことで、スムーズに運用できます。

iPadスタンドや保護ケースを用意する

タブレットをブースに設置する場合は、スタンドやケースがあると便利です。

画面の角度を調整しやすくなり、来場者にとっても見やすくなります。

落下や破損を防ぐためにも、安定性の高いスタンドや衝撃に強いケースを選びましょう。

長時間の展示でも安心して使用できます。

展示会でタブレットを使うときの注意点と失敗しない使い方

便利なタブレットですが、使い方を誤ると逆効果になることもあります。ここでは、展示会で失敗しないための注意点と対策を解説します。

通信トラブルが起きやすいから注意が必要

展示会場は多くの出展者や来場者が一斉に通信を行うため、通信回線が混雑しやすくなります。

動画が止まったり、Webページが開かなかったりといったトラブルが発生する可能性もあります。

オフラインでも使えるように、資料や動画を事前にタブレット本体に保存しておくと安心です。

ポケットWi-Fiの準備や、通信状況の事前確認も大切なポイントです。

操作方法をスタッフ全員が理解しておく必要がある

せっかくタブレットを導入しても、スタッフが使い方を把握していなければ意味がありません。

アプリの起動方法や資料の表示方法など、基本的な操作は全員が共有しておく必要があります。

展示会前に操作マニュアルを作成し、実際に操作練習をしておくのがおすすめです。

急な交代やトラブル時にも対応できる体制を整えておきましょう。

個人情報の取り扱いに気をつける必要がある

名刺管理や受付アプリを使う場合、来場者の個人情報を扱うことになります。

個人情報保護法に基づいて、適切に管理・保管しなければなりません。

タブレットにはパスコードを設定し、第三者が勝手にアクセスできないように対策をとることが重要です。

必要に応じて、プライバシーポリシーを明示するなど、信頼性のある対応を心がけましょう。

展示会でタブレットを活用する企業のよくある疑問

展示会でのタブレット活用について、企業担当者からよく寄せられる質問とその回答を紹介します。

タブレットは何台用意すればいい？

必要なタブレットの台数は、ブースの規模やスタッフの人数、展示内容によって異なります。

一般的には「受付用」「説明用」「資料閲覧用」で最低でも2〜3台が理想です。

混雑を避けるために、来場者用にも1〜2台設置しておくとスムーズです。

スタッフが自分専用で使えるように、人数分のタブレットを用意しておく企業もあります。

iPadとAndroidタブレットはどちらがいい？

iPadは操作性の高さと安定性、アプリの充実度から展示会ではよく選ばれます。

一方、Androidタブレットはコストが安く、独自のカスタマイズがしやすいという利点があります。

展示内容やアプリの対応状況、使い慣れているかどうかで選ぶのがベストです。

操作性やサポート体制を重視するならiPad、予算重視ならAndroidが候補になります。

オフラインでも使える？

はい、オフライン環境でも使用可能です。ただし、あらかじめ資料や動画をタブレットに保存しておく必要があります。

Wi-Fiが不安定な会場では、オフラインでも動作するように事前準備を徹底しておきましょう。

名刺管理アプリや受付アプリの中には、オフラインでも一時的にデータを保存できるものもあります。

オフライン運用を前提にした設計をしておけば、安心して展示に集中できます。

まとめ｜展示会でタブレットを正しく使い成果につなげる使い方

展示会でのタブレット活用は、受付・名刺管理・商品説明・資料共有など、さまざまな場面で大きな効果を発揮します。

ただ便利なだけでなく、コスト削減や情報共有のスピードアップ、商談化の促進にもつながる強力な武器です。

目的に合った使い方を選ぶことが大切

タブレットを導入する際は、「受付に使いたいのか」「商品説明に使いたいのか」など、目的を明確にすることが重要です。

目的に応じてアプリや資料、操作方法を最適化すれば、来場者とのコミュニケーションもスムーズになります。

闇雲に導入するのではなく、戦略的に使い方を決めることが成果への近道です。

目的別の活用方法をチーム内で共有し、統一した運用を心がけましょう。

事前準備をしっかり行うことが成功のポイント

どんなに高性能なタブレットでも、準備不足では効果を発揮できません。

バッテリーや通信環境の確認、資料の整理、スタッフの操作教育など、事前準備をしっかり行いましょう。

準備が整っていれば、展示会当日に自信を持って対応することができます。

タブレットをうまく活用して、成果につながる展示会運営を目指しましょう。

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