ビッグサイトのような大きな展示会場で必要なイベントスタッフの動きとは

 

東京都にて、イベントスタッフ派遣・イベント企画を手がけています。
創業50年・東真グループのアジリティーです。

 

「イベントスタッフが足りない！人員を確保しなきゃ！」
という風に慌ててているイベント担当者様に、イベント成功のためのアドバイスがあります。
「人員を確保すればいい」と考えて、拙速にイベントスタッフ派遣を依頼すると失敗の原因です。
イベントディレクションのノウハウをもっているイベント会社に依頼したほうが、
イベントのリスクが減るだけでなく、担当者様の負担も減ります。

なぜなら、ケースバイケースで、イベントスタッフの適切な「動き」は異なっているからです。
その見通しをもっていないと、現場で慌てる原因となります。

たとえば、展示会を例に挙げると、メイン通路に接しているかどうかで、動きが異なってきます。
仮に、ビッグサイトのような展示会のメッカで、シチュエーションに応じた動きができないと致命的です。

アジリティーでは、イベントスタッフ「動き」の見通しをもって、イベントスタッフ派遣をご提案しています。
今回は長年の業務で培ってきた、イベントディレクションのノウハウを、【展示会】についてお伝えします。

メイン通路付近では、商談につなげるノウハウが求められる

展示会ブースがメイン通路に接している場合、集客ノウハウはあまり必要ありません。
必然的に見てもらえますし、そこから「なんとなく」立ち寄りにつながることが多いからです。
ただし、どんどん人がきたとしても、商談につなげるノウハウがないと、結果が出ません。
コスト意識が高まる今日では、「無事に展示会出展」だけでは失敗あつかいの会社も多いと思います。
ご担当者様は結果を求められているのではないでしょうか？

商談へつなげることについて、アジリティーのノウハウからアドバイスすると、イベントディレクターがポイントをおさえて、派遣スタッフに商品知識を伝えられるかどうかにかかっています。
そして、イベントディレクターが、派遣スタッフの説明を適宜修正することが鍵です。

コンパニオンを集客に活用するというテクニック

メインの人の流れに接していますから、集客が容易とはいえ、やはり人の流れには波があります。
備えるべきは、人が多い時間です。

なぜなら、繁忙時間を予測して、その時間にデモンストレーションやパフォーマンスを用意したのに、繁忙時間にふさわしい劇的な集客を達成できないことがあるからです。

そこで、アジリティーのノウハウからアドバイスしていることは、コンパニオンを集客に活用することです。

コンパニオンは「注目を引くこと」について特に長けているので、人混みでも目を引きます。
実は、コンパニオンを集客に活用している会社様はまだ少なく、広まっていないからこそ、戦術としては効果的です。

小通路付近では、「不快ではないしつこい集客」が必要

予算の関係上、メイン通路のブースを確保できない方もいらっしゃると思います。
やはり、メイン通路ではない小通路のブースは、寂しい集客になることが度々。
そのため、イベントスタッフには高い集客のノウハウが求められます。

小通路での適切な派遣スタッフの動きを、アジリティーのノウハウから紹介すると「不快ではないしつこさ」がキーワードです。
どれくらいの「しつこさ」かというと、来場者の横を歩きながら集客するほどです。

しつこい集客というのは、イベントスタッフが消耗しまい、疲れてくると、来場者への配慮が不足してしまうことも。
そのため、実は、小通路のブースも人員にはゆとりをもたせたほうがいいのです。

 

また、しつこい「だけ」の集客は、やはり不快です。
そのため興味を引くキャッチーなフレーズを、イベントディレクターが派遣スタッフに伝えられるかも重要です。
たとえばテレビＣＭに例えると、興味をもっている事柄のＣＭは「邪魔」とは感じにくいことに似ています。

わざわざ小通路を通る来場者は「買う気」が強い

「不快ではないしつこい集客」が求められる背景は、人通りの寂しさだけはありません。
実はメイン通りではない小通路を、わざわざ歩く来場者は展示会への関心が強い傾向にあるからです。
つまり、「買う気」も強いといえます。

仕事上の具体的課題を抱えていることも少なくありません。
だから、キャッチーなフレーズひとつで、心をつかむことも不可能ではありません。
小通路の弱みではなく、強みに注目しましょう。小通路の強みを活かすのであれば、人通りの少なさに応じて人員を節約するのではなく、むしろ、イベントスタッフに余裕をもたせたほうが結果につながります。

イベントスタッフだけでなくディレクター派遣も可能

今回は、ビッグサイトのような大きな会場での展示会において、
イベントスタッフの動きにどのような違いが生まれるのかを解説しました。

特にイベントディレクターの働きが重要になってくることを、おわかりいただけたのではないかと思います。
イベント企画でも実績のあるアジリティーには、経験豊富なイベントディレクターが多数在籍しています。
優秀なイベントディレクターとイベントスタッフをチームとして派遣して、多くのイベントを成功させてきました。

展示会では難易度の高い小通路のブースも成功へと導きます。
ブースの施工についても、グループ会社の自社施工で承ることができ、セットでご依頼いただければ、お得な割引価格でのご提供をしています。
費用対効果の観点で展示会イベントを成功させるなら、アジリティーにご相談ください。