イベント派遣会社に依頼するときに心がけて欲しいこと

イベントの企画・運営・人材派遣を行なっている株式会社アジリティーです。
弊社が派遣させていただいている、クライアント様の中にはイベント派遣会社に仕事を依頼するのは初めてで、具体的に何を任せればよいのかわからないという方々がいらっしゃいます。そこで今回は派遣会社に依頼する際に事前に決めて伝えていただきたいことについて説明しいたします。

イベントに必要な人数を事前に伝えて欲しい

まずは、イベントの来場者数を見込んだ上で、ビラ配りや受付など、それぞれの仕事に必要な人数を決めて、事前に伝えていただきたいです。もし必要な人数を予測するのが難しいのなら、イベントの開催時間と場所、来場者数が最も多くなりそうな時間帯、イベントに動員する社員さんの人数を弊社に教えていただければこちらで派遣するスタッフの人数を提案いたします。
イベントにおいて、来場者が予想より多くなってしまい、スタッフが少し足りなくなるのはよくあることです。しかし弊社のスタッフはそのような状況に慣れているため臨機応変に対処致しますので、人員の確保にご不安をお持ちであればお気軽にご相談ください。

ご依頼するお仕事内容は明確になっていますか？

クライアントの会社の方々には、イベントで派遣スタッフが行なう仕事内容を具体的に決めて事前に伝えていただきたいです。たとえば、配布物ははビラ配りだけでいいのか、サンプルも配布するのか、商品説明もするのか、また説明の内容などを明確にしていただきたいです。
派遣スタッフが最も困るのは、当日に違う仕事をいきなり仕事を任されたり、追加されたりすることです。以前、受付スタッフのコンパニオンの依頼を頂いたのに、当日スタッフが会場に着いたら倉庫の作業を任されるなんてこともありました。予想外の仕事にスタッフは戸惑ってしまい作業も円滑に進みませんでした。
イベントを円滑に進めるためにも仕事内容や伝達事項は事前に教えていただきたいのです。

イベントにかかる予算を正直に教えて欲しい

非常に言いづらいことだと思うのですがクライアントの方々にはイベントにかかる予算をいくらまで出せるのか教えていただきたいです。もし予算が少ない場合、弊社はイベントの運営に支障が出ない程度にスタッフの人数の調整、イベントの現場数が複数ある場合はそのことも考慮致します。

イベント前に決めておいて欲しいことについて説明いたしましたが、イベントの企画は非常に難しい仕事です。そのためイベントの開催経験が少ない会社は来場者の見込みや予算を確定するのが難しいと思われます。その場合はぜひ弊社にご相談ください。