オンラインセミナーとは？開催方法や外注するときのポイントについて解説します

オンラインセミナーとは？

オンラインセミナーとはその名の通りオンライン上で開催されるセミナーのことです。時にはWebセミナーやウェビナーというような名前でも呼ばれています。

オンラインセミナーは会場で開催する形の従来のセミナーと比較しても様々なメリットがあります。この章では近年流行しているオンラインセミナーの様々な形態やメリットについて紹介していきます。

 

リアルタイム配信型・録画配信型

オンラインセミナーは配信の形式で2種類に分けることができます。オンライン会議などのように配信時間を決めたうえで、リアルタイムで配信をするリアルタイム配信型と、事前にセミナー内容を録画しておき、開催時間に合わせてその動画を流す録画配信型です。

リアルタイム配信型であれば実際に参加者と交流をしたり、参加者の様子で内容を調整したり臨機応変な対応が可能です。またリアルタイム配信型であれば、会場開催とのハイブリッドで行うということも可能です。

一方、録画配信型は、同じ内容のセミナーを複数回行う場合の労力を減らせるというメリットがあります。また、録画した映像は編集してから配信することができるので映像効果や視覚効果の面で高品質な動画を用意することができます。

録画配信型の派生としてオンデマンド型というのもあります。これはセミナーを動画として配信することは同じですが、参加者がいつでも視聴できたり、繰り返し確認できるという強みがあります。

 

双方向型と一方向型

オンラインセミナーは双方向型と一方向型にも分けられます。

双方向型は主にリアルタイム配信型で用いられる手法です。実際に参加者の生の様子や意見を聞きながらセミナーを進めることができるという点で優れています。

録画配信型でも工夫次第で双方向型のセミナーにすることができます。例えば、チャットの機能を使って動画を配信しながらリアルタイムにコミュニケーションを取るという方法です。双方向型の強みは実際に会場開催型と同じようにフレキシブルかつ臨場感を生むことができるところにあるでしょう。

その逆で、一方的に情報発信するのが一方向型です。しかし、多くの場合は双方向型のセミナーにする方がより効果的でしょう。

 

さて、ここまでで、会場開催型のセミナーと同じようにオンラインセミナーが開催できるということを紹介してきましたが、ではなぜオンラインセミナーが流行しているのか、オンラインセミナーのメリットはどこにあるのかということについて紹介していきたいと思います。

 

オンラインセミナーのメリット

コストを抑えることができる

オンラインセミナーでは、コストを抑えることができます。

大規模なセミナーを開こうと思うほど、大人数を収容できる会場や、セミナー運営のための人員コストなど、多くのコストがかかってきます。

オンラインセミナーであれば大きな部屋を用意する必要がありませんし、少ない人数で運営することが可能です。

 

各地から参加してもらえる

オンラインであれば、日本全国、世界各地から参加することが可能です。遠隔地から参加できることに加えて人数面でもオンラインセミナーが有利です。会場開催型であれば、物理的に人数制限が掛かってしまいますが、オンラインであればその問題も解決することができます。

 

コミュニケーションがとりやすい

セミナーのクオリティ面でもオンラインセミナーは有利です。なぜなら、オンラインであればアンケートや質問を気軽に受けることができるからです。簡単に複数の参加者とのコミュニケーションが取れるのはオンラインの強みでしょう。また、チャットを使用することで気軽に意見を集めることができます。これはセミナーの回数を重ねる場合、オンラインの方がより多くのフィードバックを受けることが可能であるということです。

 

ここまでは企業側のメリットについて紹介しました。参加者にとってもオンラインの方が良い点がいくつもあります。

企業側と同様に移動や時間の面でセミナー参加へのハードルは下がっているといえるでしょう。また、コミュニケーションが取りやすいというのも参加者にとって有意義なセミナーになりやすいという点でメリットです。オンデマンド配信型や配信のアーカイブを残しておけば後から参加者が見返せるというのも嬉しい点でしょう。

このように、オンラインセミナーは会場開催型のセミナーと比較して、有利な点が多く存在しています。

 

オンラインセミナーはどうやって開催すればいいの？

ここまでの紹介でオンラインセミナーを開催するメリットというのは理解いただけたかと思います。ここからは実際にオンラインセミナーを開催するために何を行っていけばいいのかということについて紹介していきます。

 

1.なぜオンラインセミナーを開催するのか

なぜオンラインセミナーを開催するのかという点は、開催するにあたって重要な部分の1つです。これによって内容はもちろん、どのような形式で行うかということにも影響が出るためです。多くの場合、参加者はそのセミナーに参加することでなにかしらの価値を得られると考えて参加します。ですから、開催側の目的を押し付けるようなセミナーでは参加者は集まりません。その点でセミナーの目的決めは、どのような内容であればターゲットは参加してくれるのか、という視点も必要です。

 

2.具体的な企画、日程調整、配信会場の選定

なぜセミナーを開催するのかという目的がはっきりとしたら、その目的を達成できるような内容を考える必要があります。また日程という面でもターゲットのことを考えて設定することでより効果的に集客することができるでしょう。これらに加えて、特にリアルタイム配信型の場合どこから配信を行うかということも考えなければいけません。動画を配信するわけですから、回線速度としては上りで1Mbps、下りで600Mbps*を目安に環境の選定を行いましょう。

*Zoom のシステム要件: Windows、macOS、Linux

3.告知と宣伝

オンラインセミナーの目的にもよりますが、多くの場合適切に宣伝をしなければ集客することはできません。自社のページでの告知に加え、プレスリリースやSNS、Web広告のような外部メディアを用いた宣伝を行うことで、普段リーチしていない層へ宣伝することも可能です。この時、一緒に申し込みフォームを整備しておくと後々の工程でも便利です。

 

4.資料作成

オンラインセミナーでは会場開催型のセミナーと違い、資料はデータで用意する必要があります。高画質な画像などを使い過ぎるとファイルの容量が大きくなり、参加者側に負担をかけかねませんので、ファイル容量を加味した資料作りを心がけましょう。

 

5.リマインド

参加者にリマインドすることも重要な作業の一部です。リマインドすることで不意な欠席を防ぐことができますので、リマインド用のメールを用意しておきましょう。

 

6.機材の用意、通信環境のチェック

配信に必要な機材を用意して、滞りなく使えるようにしておく必要があります。最低限必要なものとしては

・PC

・ビデオカメラ、Webカメラ

・マイク等、入力機器

このような機材は配信用の会場を借りる場合であれば用意されていることもありますので確認しておきましょう。

また、PCにも配信用のツールを入れておく必要があります。代表的なものでいえば、Zoomウェビナーが挙げられます。Zoomのような多くの人に知られているツールを使うことは参加者のハードルを下げることにもつながります。

 

7.開催

あとは、実際に開催するだけです。機材トラブルなど起きないよう、準備をしっかりと行い開催しましょう。終了後にも参加者と接点を作るような働きかけができるとより有意義なセミナーになります。

 

オンラインセミナーは外注することでスムーズに開催できる！

さて、オンラインセミナーを行う流れについて紹介しましたが、初めてのオンラインセミナーでは実際に機材をうまく使えるか、トラブルが起きないか、など心配なことはたくさんありますよね。そんなときは専門の業者に外注するというのも1つの手です。では、外注するとどのような面でメリットがあるのでしょうか。

 

1.機材トラブルが減る

外注することで機材の運用をプロに任せることができます。機材トラブルの恐れも減り、参加者にとっても快適なオンラインセミナーを開催することができます。

 

2.クオリティの向上

任せられるところをプロに任せることで、その分他の部分でクオリティを高められる余裕が生まれます。また、専門の企業であればカメラなどの機材も自社で開催するよりも良いもので行うことができるため、内容だけでなく配信そのもののクオリティも向上することが見込まれます。

 

3.スムーズな開催が可能に

オンラインセミナーの開催が初めての場合、進め方は手探りになってしまいます。外注すれば、どのような流れで行っていくか、どのようなコンテンツがセミナーと相性がいいのかというようなノウハウを学びながら準備をすることができます。

 

 

外注するときの業者選びのポイント

1.業者の得意分野とあっているか

冒頭にも述べたようにオンラインセミナーにも種類があるため、業者によって得意不得意があります。開催事例や実績を参考にしつつ、開催したいオンラインセミナーのイメージを固めながら業者選びを行っていきましょう。

 

2.コンテンツ制作力があるか

オンラインセミナーではどのような方法で配信するかという枠組みについて注目されがちですが、セミナーの内容はそれ以上に重要なものです。セミナーの内容に関しても提案力があり、一緒に作っていけるような業者であれば、オンラインセミナーの効果も強力なものになるはずです。

 

3.どこまでやってくれるのか

業者がどこまでの作業を行ってくれるのかという部分も業者選びでは重要です。自社で十分なコンテンツが作れるのであれば配信回りのみの外注でも問題ないですし、初めてのオンラインセミナーであれば、企画段階から一緒に作っていけるような業者の方が望ましいでしょう。また、ミスがあった時に誰の責任になるのかという点も曖昧になりがちな部分です。そのようなことまで含めて業者がどこまでやってくれるのかというところには注意して選びましょう。

 

 

オンラインセミナーの開催ならアジリティーにご相談ください！

アジリティーでは、オンラインセミナーの運営サポートも行っています。今回は、オンラインと対面開催のハイブリッドで行われたセミナーの事例を簡単に紹介します。

会場参加者は30名ほど、オンライン参加者は100名ほど、Zoomを用いて約1時間半のセミナーが開催されました。参加者の募集のような広報作業や国際セミナーであったため海外向けに同時通訳のためのブースを設営するなどセミナーに合わせた対応をさせていただきました。また、終了後には動画アーカイブを編集し納品いたしました。このように、会場、オンラインの併用型であっても音響設備等のセッティングを確かに行うなど、それぞれのセミナーに合わせたサービスをアジリティーでは提供しております。

他にも、実際の開催事例をこちらで紹介しておりますので是非ご確認ください。

【オンラインイベント運営実績】オンラインセミナーの実績をご紹介！

 

まとめ

今回の記事では、オンラインセミナーとは、というところからスタートし実際にオンラインセミナーを開催するための方法について紹介しました。また、実際にオンラインセミナーを開催していくうえで、プロに外注することのメリットを解説しました。オンラインセミナーを開催するには、やはり一定以上のIT知識や機材への理解が必要となっています。オンラインセミナーは簡単に規模の大きなセミナーを開けるのが強みですが、大きなセミナーであるほど機材トラブルなどは不安だと思います。そのような場合は是非弊社アジリティーにご相談ください。アジリティーはお客様のニーズに合わせたオンライン配信サポートサービスをご提供しております！