展示会でスタッフが足りない！！そんな事態を防ぐためには？

東京近郊でイベントの企画運営、派遣、施工、人材派遣をトータルでサポートしていますアジリティです。
弊社は（恐らくですが）日本で始めて24時間スタッフ派遣を受け付けている派遣会社ですので、いきなり人手不足になってしまったクライアント様からのご依頼も数多くいただいております。
しかし、どうしてその様なトラブルに陥ってしまったのか、聞いてみると大きく2つの理由がそこにありました。
そこで今回は弊社へ緊急のご依頼をいただいた理由とその対処法をお伝えしたいと思います。

①スタッフの人数の見込みが甘かった

展示会は大体3日～1週間ほどのものあり、初日をクリアしてしまえばある程度の仕事内容や動員数の見込みが分かるのですが「初日が目まぐるしい忙しさで、とてもじゃないが残りの日数を回しきれない」など、展示会のスタッフ動員における見込みミスが後を絶ちません。

特に初めて展示会の責任者を任された方はスタッフの動員数の目途を立てるのに四苦八苦しているご様子。
その様な事態を回避するべくまずは、動員スタッフを考える前に、昨年の来場者数を調べてみましょう。
展示会は毎年開催されているものが多く、その展示会のホームページを見てみれば前年度の来場者数が詳細に明記されています。まずはここを確認して展示会の全体把握に努めましょう。

次に考えるのは、ブースを出展する位置です。
メイン通路に出展される場合は来場者のほとんどが通りますが、少し入り組んだ通路に出展した場合は、ある程度まばらになりますので、それに応じてスタッフの人数も変化してきます。メイン通路ではないのに大人数が準備をしていても暇を持て余してしまうだけの可能性もありますので、若干名スタッフを減らしても大丈夫でしょう。

②頼んでいた派遣会社のスタッフが来ない

これは業界ならではのあるあるでしょう。
イベントのスタッフが当日に来ないというのはよくあることです。
また、スタッフが来ないので確認をするべく、派遣会社に電話してみたものの、その会社の社員すら電話に出ないなんてこともあります。
こういった事態を防ぐためには・・・と見極めるノウハウをお伝えしたいのですが、残念ながらそう言った事態は大手の派遣会社でも起きてしまいます。
ただ、最低でも派遣会社の担当社員の方との連絡を取れなければ、変わりのスタッフを派遣してくれるかどうか問い合わせることができるでしょう。考えるべきは「もしスタッフが当日に来なければ」というリスクヘッジを考慮して派遣会社を選んでいくことが必要になります。
では上記の判断をするためにはどんな点を見ていけば良いのでしょうか？
まず担当の社員の対応がしっかりしているのかという点です。
実は担当社員の対応力というのは大手企業だから高いというわけではありません。
こちらが意図していることをくみ取ってくれているのか、渡してくるスタッフのリストは見やすくしっかりと選別されているのかなど、細かい所に配慮できているかどうかを判断すれば必然と、その社員の対応力を見極めることができるでしょう。
対応力があればいきなりスタッフが来ないという事態になったとしても、変わりの社員が対応してくれる可能性が高いです。

いかがでしたか？
今回ご紹介した例はほんの1例です。このほかにも弊社にはいきなりスタッフ不足を感じ駆け込み寺のごとく派遣要請をしていただくクライアント様が後を絶ちません。
いきなりスタッフが足りなくなったらアジリティへご連絡下さい。