展示会の予算はどこに掛かる？ブースの広さ毎の費用や予算の節約方法も紹介

「展示会の成功は予算管理から」何となくで計画する展示会では、満足のいく結果は得られません。しかし、展示会にはブースの設置からスタッフ配置まで、見逃してはならないポイントがたくさんあります。

ブースの広さによって費用は変わり、人件費や装飾や照明などの設備費用も加味しなければなりません。この記事では限られた予算を効率的に使い、展示会の成功に繋げる方法を解説します。

この記事では「展示会の予算はどこに掛かるのか？」という疑問から「ブースの広さ毎の費用」「予算の節約方法」まで展示会運営にまつわる具体的な情報を詳しく紹介します。

さらにスタッフ派遣サービスを活用し、人件費の節約につなげる方法についても触れますので、この記事を読めばあなたの展示会が大成功に結びつくような知識とノウハウを手にいれることができます。

展示会の出展の際にかかる費用

展示会に出展する際には予算計画が成功のカギを握ります。

ただ、何をどれくらいの予算で計画すればいいのか、初めての方にはなかなか難しい問題です。この記事では展示会の出展費用について詳しく解説します。

出展費用

展示会への出展費用はイベントの規模、期間、会場、そして最も重要な出展スペースの広さによって大きく変動します。

大規模な展示会で広いスペースを借りる場合、費用は数百万円に達することもあります。また、展示会主催者から提供されるパッケージによっても費用は異なります。

その内容には、スペースの利用料だけでなく、電源やインターネット接続、清掃サービスなどの基本的なサービスが含まれていることが一般的です。

ブースでの設備費

ブースで使用する設備費は、ブースの目立たせ方に大きく影響します。多くの場合、標準的なブースパッケージには基本的な照明や家具は含まれていますが、その他の特別な設備や装飾品は追加費用となることが多いです。

例えば大型のディスプレイや特別な照明設備、オーディオシステムなどは、見積もりに含める必要があります。

ブースの設営・装飾費用

ブースの設営・装飾は、展示会で自社をどのようにプレゼンテーションするかを決定する重要な要素です。プロのデザイナーにブースを設計してもらうことで、ブランドのメッセージを効果的に伝えることができます。

この費用は、設計、材料、施工の各部分にかかる費用を含みます。また、ブースの解体と撤去もこの費用に含まれることが一般的です。

集客施策のための費用

出展費用とブース関連費用を確保したら、次に考えるべきは集客施策のための費用です。広告やPR、出版物の制作、メールマーケティングなど、展示会の来場者を増やすための施策を考えることが重要となります。

これらの費用は、展示会開催前、開催中、開催後の3つの時期に分けて計画すると効果的です。

その他

最後に必要となるのが「その他の費用」です。この部分はよく見落とされがちですが、非常に重要です。

このカテゴリーには、スタッフの交通費や宿泊費、食事代、事前のリハーサル費用など、展示会運営に必要な様々な経費が含まれます。また、思わぬトラブルに備えて予備の費用を確保しておくことも推奨します。

具体的な費用は次のとおりです。

・スタッフの交通費
・スタッフの宿泊費
・食事代
・リハーサル費用
・予備費

これらの各項目を把握し予算計画を立てることで、展示会出展がよりスムーズに進むでしょう。

ブースの広さあたりの費用はどれくらい？

展示会の準備を始めるとき、ブースの広さがどのくらい影響を及ぼすのか疑問に思うかもしれません。ここでは、ブースの広さ別の一般的な費用について解説します。

1小間（9㎡）の費用

初めて展示会に参加する企業には、9㎡のブースが最適です。この規模のブースの予算は、出展料やデザイン費、施工費などを含め、約100万円から200万円が一般的です。

具体的な内訳は以下のとおりです。

・出展料（30万円～50万円）
・ブースデザイン費（30万円～70万円）
・施工費：（30万円～60万円）
・備品レンタル費：（10万円～20万円）

2小間（18㎡）の費用

18㎡のブースは、製品のラインナップが多い企業や大規模な展示会に最適です。この規模のブースでは予算は約300万円から600万円程度になります。

一般的な内訳は以下のとおりです。

・出展料（60万円～100万円）
・ブースデザイン費（100万円～200万円）
・施工費（100万円～200万円）
・備品レンタル費（40万円～100万円）

3～4小間（27～36㎡）の費用

27㎡～36㎡のブースは、大型製品を展示したり、大規模な展示会に適しています。これらの規模のブースでは、予算は約600万円から1,200万円程度が見込まれます。

具体的な内訳は次のとおりです。

・出展料（90万円～150万円）
・ブースデザイン費（200万円～400万円）
・施工費（200万円～400万円）
・備品レンタル費（100万円～250万円）

これらの予算はあくまで一般的なもので、展示内容や目的、期間等により変動します。そのため具体的な計画を立てる際は専門家と相談することをお勧めします。

展示会の総予算を節約するには？

展示会の予算削減には、工夫と戦略が必要です。補助金の活用や効果の上げ方について詳しく見ていきましょう。

補助金を活用する

展示会の予算を節約する一つの方法は、各種の補助金を活用することです。

国や地方公共団体から提供される補助金には、企業の海外進出をサポートするものや新たなビジネスチャンスを創出するためのものなど、多岐にわたるものがあります。

具体的には次のような補助金があります。

• 中小企業海外展開チャレンジ（IT導入補助金）
• 中小企業基盤整備補助金
• 海外ビジネス展開促進事業補助金

これらは申請が必要で、審査を通過すると一部の展示会費用が補填されます。しかし、申請の仕方や対象となる費用等は補助金の種類により異なるため、事前に確認が必要です。

補助金や助成金の探し方は下記の記事に詳しく記載をしていますので、ぜひ参考にしてください。

展示会向け補助金・助成金を活用し展示会を成功へ導く 補助金の探し方・申請方法を紹介

展示会の効果を上げる

予算を節約するもう一つの方法は、展示会の効果を最大限に引き出すことです。

展示会は多額の投資が必要ですが、効果的な施策を行えばその価値は高まります。

展示会前に自社の出展情報を積極的に発信することで、来場者の関心を引きます。また、セミナーやワークショップの開催は、ブースに足を運ぶ来場者を増やす良い方法です。

アフターフォローも重要な要素です。展示会後のフォローアップは、短期的な接触から長期的なビジネスチャンスを生むきっかけとなります。展示会での接触を最大限に活用し、予算の有効性を高めることができます。

展示会の効果を最大限に高めるためのポイント

成功する展示会には目的の明確化、ブースの印象づくり、プロの活用、そしてアフターフォローの考慮が重要です。

目的を明確に

展示会を成功させるための最初のステップは、目的を明確にすることです。目的を明確に設定することで、その目的に合わせた戦略を立てることが可能になります。

例えば

・新製品の認知度を上げる
・新たなパートナーシップを獲得する
・既存顧客との関係を深める

など、目的によって展示会での戦略は大きく変わります。

コストとブースのイメージや印象のバランスに注意

ブースのイメージや印象は、展示会の成果に大きく影響します。しかし、高額な装飾を用意すれば良いというものではありません。

大切なのは、予算内で最大限の効果を引き出すバランスです。

たとえば

・シンプルだけれど洗練されたデザイン
・視覚的にインパクトのあるディスプレイ

などブースの設計はコストとのバランスを考えることが必要です。

プロへの外注も視野に

展示会の運営には、多くの専門知識と経験が求められます。そのため、ブース設営だけでなく、当日のスタッフまで外部のプロに依頼することを視野に入れるといいでしょう。

プロの力を借りることで、効果的なブース設計や円滑な運営が可能となり、展示会の成果を高めることが期待できます。

アフターフォローまでしっかりと

展示会の成功はイベント当日だけでなく、その後のアフターフォローにも大きく依存します。具体的には、来場者への感謝のメッセージ送信、アンケートの実施、商談の進行などが考えられます。

これらのフォローアップを通じて、展示会の効果を長期的に維持することができます。

展示会のスタッフ派遣ならアジリティー

展示会の成果を最大限に引き出すためには、経験豊富なスタッフが不可欠です。その一方で、適切な人材を見つけ、採用、トレーニングすることは、時間とコストがかかり、大きな負担となることが多いです。

そんな時に役立つのが、アジリティーの展示会スタッフ派遣サービスです。

プロのスタッフ派遣で展示会の効果を底上げ

展示会での成果は、プロのスタッフによる対応に大いに依存します。アジリティーのスタッフは、イベント運営における専門知識と経験を持ち合わせており、確かなサービスを提供します。

彼らのプロフェッショナルな対応が、展示会のイメージを向上させ、訪れた顧客との信頼関係を構築します。

その結果、展示会の目的である製品の認知度向上や新たなビジネスチャンスの創出に繋がります。

サンプリングからコンパニオンまで展示会のスタッフ派遣ならアジリティー

アジリティーでは展示会の種類や目的に合わせたスタッフ派遣が可能です。製品のサンプリングから会場案内、観客対応、コンパニオンまで、豊富なラインナップから必要なスタッフを選べます。

また、予算の節約にも繋がるのがアジリティーのスタッフ派遣の特徴です。全体の予算管理が容易となり展示会を効率よく運営することが可能となります。

アジリティーのスタッフ派遣を利用すれば、展示会の運営がスムーズになり、より多くの顧客に対してポジティブな印象を与えることが可能となります。

アジリティーにお問い合わせをして、展示会の成功に繋がるプロフェッショナルなスタッフを手に入れましょう。

まとめ

展示会の運営には多くの費用がかかりますが、その中でもブース設置費用や人件費が大きな割合を占めます。

ブースの広さにより費用は変動し、さらに展示物や装飾、照明などの設備費用も考慮する必要があります。

また、人件費については、展示会スタッフの採用やトレーニングに時間とコストがかかるため、ここを節約するためにはスタッフ派遣サービスを利用するのが効果的です。

アジリティーの派遣サービスなら経験豊富なスタッフが即戦力として活躍し、展示会の成功に貢献します。