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コラム

展示会の出展準備は大事!確認事項、当日までのスケジュールなども解説いたします

展示会への出展を考えているが、一体何から始めればいいのか、何が必要なのか分からない方も多いかと思います。

本記事では、展示会の出展準備を始める前に決めておくべきこと、展示会に必要なもの、スケジュール、成功させるコツを解説いたします。

ぜひ、展示会の出店準備にお役立てください。

展示会の出展準備を始める前に決めておくべきこと

展示会の出展準備を始める前に、まず出展の目的を明確にしましょう。

新製品の発表、既存商品の認知度向上など、目的に応じて戦略が変わります。

次に予算を設定し、出展費用や装飾費、プロモーション費用を含めた総予算を決めます。

そして、展示会で達成する目的を「何名のリードを獲得」というような数字で測れるように設定します。

さらに、リサーチや下見をし、出展予定の展示会が本当に目的と合致したものかを必ず確認してから出展をしましょう。

展示会の出展準備で確認しておくべき、展示会に必要なもの

ブースの設計と設営

展示会の出展準備においてブースの設計と設営は最も重要な要素の一つです。

まず、ブースの設計はブランドイメージや製品を効果的にアピールするためのレイアウトやデザインを考慮する必要があります。

次に、設営では、計画通りにブースを組み立て、必要な設備や装飾品を正確に配置します。

専門業者に依頼することで、スムーズかつ効率的な設営が可能になり、当日のトラブルを防ぐことができます。

これにより、来場者に好印象を与え、効果的な展示が実現します。

展示品と什器

展示会の出展準備で最も重要な確認事項の一つは、展示品と什器です。

展示品は、企業や商品の魅力を引き立てるために欠かせません。

什器は展示品を効果的に見せるためのディスプレイ道具で、ブース全体の印象を左右します。

適切な什器を選び、展示品を見やすく配置することで、来場者の興味を引きやすくなります。

事前に什器の設置場所や展示品のレイアウトをシミュレーションし、当日のスムーズな設営を目指しましょう。

チラシ類

展示会におけるチラシ類は、ブース来訪者に対して効果的に情報を伝えるための重要なツールです。

事前に内容を精査し、企業の強みや製品の特徴をわかりやすくまとめましょう。

デザインも重要で、目を引くレイアウトやカラーリングを用いて印象に残るように工夫します。

また、必要な部数を見積もり、事前に印刷しておくことで当日の混乱を避けることができます。

さらに、来場者が持ち帰りやすいサイズや形状を選ぶこともポイントです。

ノベルティ

展示会の出展準備において、ノベルティは重要なアイテムの一つです。

ノベルティは、アンケートに回答してもらった方への粗品として使ったり、集客のために配布したりします。

特にユニークで実用的なノベルティは、来場者に好印象を与え、後の商談や問い合わせに繋がる可能性があります。

選ぶ際には、展示会のテーマやターゲット層に合ったアイテムを選び、企業ロゴやメッセージを効果的に入れることがポイントです。

コスチューム

展示会の出展準備において、コスチュームは重要な要素の一つです。

ブーススタッフが統一されたコスチュームを着用することで、ブランドの認知度を高めるだけでなく、プロフェッショナルな印象を与えます。

さらに、来場者にとってもスタッフを識別しやすくなり、スムーズな案内や対応が可能になります。

コスチュームの選定にあたっては、展示会のテーマや企業のイメージに合わせ、デザインやカラーを慎重に検討しましょう。

こうすることで、展示会の成功に一役買うことができます。

アンケート

展示会の出展準備において、アンケートの準備は非常に重要です。

アンケートを通じて、来場者の興味やニーズを把握し、今後のアプローチや商品開発などに役立てることができます。

また、アンケートの内容は簡潔で答えやすい設問を心掛けると、回答率が向上します。

紙ベースやデジタル形式、さらには景品付きのアンケートなど、来場者が参加しやすい形態を検討しましょう。

これにより、展示会終了後のフォローアップや顧客関係の構築がスムーズに行えます。

マニュアル

展示会の出展準備にはマニュアルが欠かせません。

マニュアルには、展示ブースの設営手順、必要な機材や資料のリスト、展示物の配置方法、トラブル発生時の対処方法などが詳細に記載されています。

これにより、担当者全員が同じ手順で準備を進められ、スムーズな運営が可能となります。

また、新しいスタッフが参加する場合でも、マニュアルを参照することで迅速に業務を理解できるため、展示会の成功に大きく寄与します。

展示会の出展準備のスケジュール

出展1年~6か月前

展示会の出展準備は、成功の鍵を握る重要なステップです。

出展の1年から6か月前には、まず参加する展示会の選定と出展目的の明確化が必要です。

次に、予算の設定や出展ブースのデザインを計画します。

この段階で出展契約を締結し、ブースの位置を確保することも重要です。

また、展示会で使用する製品やサービスの選定、展示資料の準備、プロモーション計画の策定も始めます。

適切な準備をすることで、展示会当日に向けたスムーズな進行が期待できます。

出展6か月~3か月前

展示会の出展準備は早めに開始することが成功の鍵です。

出展の6か月〜3か月前には、展示ブースの設計・設営、什器、展示品、招待状、カタログ、チラシ、名刺、ノベルティ、交通、宿泊、物流などの手配を行います。

このような外部への注文が必要なものは、注文する業者を決めておくと安心です。

出展チームのメンバーを確定し、各担当者の役割を明確にすることも重要です。

早めの準備で当日のスムーズな運営が可能になります。

出展3か月~1か月前

展示会の出展準備において、出展の3か月〜1か月前は集客に力を入れることが重要です。

この期間に集客を始めることで、潜在顧客にイベントの情報を確実に届けることができます。

具体的には、SNSやメールマガジンを活用して告知を行い、ウェブサイトに特設ページを設けて情報を発信します。

また、既存の顧客に対しては、特典や招待状を送ることで参加意欲を高める工夫を行いましょう。

集客活動は、展示会当日の成功に直結する重要なステップです。

出展1か月~前日

出展1か月〜前日は、最終確認と細部の調整の期間です。

この時期には、ブースの設置計画を再確認し、必要な備品や資料の準備を完了させ、前日に展示ブースを設置します。

スタッフの役割分担や当日の流れを明確にし、事前リハーサルを実施することで当日のスムーズな運営を確保します。

また、招待客へのリマインド連絡を行い、展示品の最終チェックを怠らないようにしましょう。

万が一のトラブルに備え、予備の計画も立てておくことが重要です。

出展当日~1週間後

出展当日から1週間後の期間も重要です。

まず、展示会当日は早めに現地入りし、ブースの設営を再確認します。

展示物や資料が整っているか、備品が揃っているかを最終チェックします。

また、スタッフとの役割分担も再確認し、スムーズな対応を心掛けましょう。

展示会終了後は、ブースの撤去作業を迅速に行い、忘れ物がないように注意します。

さらに、出展後1週間以内には、展示会で得た名刺や連絡先を整理し、フォローアップのメールや電話を行い、商談に繋げることが重要です。

展示会の出店準備を成功させるコツ

展示会の出店準備を成功させるためにはまず、出展の目的を明確にし、ターゲットとなる顧客層をしっかりと把握することが重要です。

次に、ブースのデザインに工夫を凝らし、目立つようにしましょう。

魅力的なビジュアルやキャッチフレーズを使い、来場者の関心を引くことがポイントです。

また、事前に展示会で配布する資料や名刺を十分に準備し、迅速に対応できる体制を整えることも大切です。

さらに、出展スタッフのトレーニングを行い、プロフェッショナルな対応を心掛けることで、来場者に良い印象を与えることができます。

最後に、展示会後のフォローアップを忘れずに行い、得られたリードを活かすことが成功への鍵となります。

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2024.06.10

Category: コラム, 展示会

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