展示会受付のマニュアルはどう作る？展示会受付で意識すべきマナーや知っておくべきことを解説

展示会の受付は、来場者の第一印象を決める大切なポイントです。それだけに、受付の流れや対応方法、マナーなど、細部までしっかりと計画し、実行することが求められます。でも、どんなことを意識したらいいの？どうやって受付のマニュアルを作成したら効果的なの？という疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

この記事はまさに、そんなあなたのためのガイドとなります。展示会受付のプロが伝授するノウハウを詳しく解説します。この記事を読むことで、受付業務のクオリティを一段と高めるための具体的なステップやマナーを身につけることができます。

展示会の受付での基本的な対応

展示会における受付は、ブースの顔ともいえる重要な位置づけです。受付の品質が高ければ、リード獲得のチャンスもアップします。以下、展示会受付の基本的なポイントを解説していきます。

名前の確認 

展示会の受付時、最初に行うべきは来場者の名前の確認です。名前を間違えることはプロフェッショナルとしての信用を失う可能性があります。名札や予約リストを活用し、スムーズに確認を行いましょう。また、名前を呼ぶ際には明るく、丁寧に発音することで、来場者に安心感を与えることができます。

ノベルティや資料など配布物の配布 

展示会では、ブランドや製品の情報をまとめた資料やノベルティを配布することが一般的です。配布物は、きちんと整理された状態で用意し、来場者が容易に受け取れるよう手渡しましょう。また、短い説明や注意点を伝える際も、明確かつ簡潔に伝えることが重要です。

次のアクションへの誘導 

受付が完了した後、次にどこへ進むべきかを明確に伝えることで、来場者の迷いや不安を取り除くことができます。ブース内の見どころやデモンストレーションの場所、セミナーのスケジュールなど、具体的な情報を提供し、彼らを次のアクションへとスムーズに誘導しましょう。

展示会の受付担当が身に着けておくべきマナー

展示会の受付担当者は、そのブースや企業の第一印象を形成する大切な役割を持っています。訪問者との初対面をスムーズかつ印象深くするため、以下のマナーを心がけましょう。

名刺の取り扱い

来場者から名刺を受け取る際は、両手で受け取り、しっかりと目を通してください。名刺を受け取った後は、適切な場所に保管し、紛失や汚損を防ぎます。名刺交換はビジネスの基本中の基本。相手の名刺に対する尊重の姿勢は、そのまま企業やブースへの信頼感に繋がります。

丁寧な言葉遣い

言葉遣いは、受付担当者のプロフェッショナルさを示す要素の一つ。基本的な敬語や一般的な丁寧語はもちろん、感謝の言葉や励ましの言葉を適切に使い分けることで、来場者との良好な関係を築くことができます。

受付周りの整理整頓

受付エリアは、来場者が最初に目にするスペースです。資料、名札、筆記用具など、必要なものは整理整頓されていることが前提。また、不要なものは目立たない場所に保管し、受付エリアを常にクリーンに保つことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

そのほかにも受付担当者が知っておくべきこととは？

展示会の受付担当者は、単に名前や資料を確認するだけでなく、さまざまな質問にも応える情報提供者の役割も果たします。そこで、展示会場内の詳細な情報も把握しておくことが求められるのです。

トイレの場所

訪問者が最も尋ねることの一つがトイレの場所です。事前にその場所を確認し、最短ルートや障害物などの情報も把握しておきましょう。また、トイレの混雑状況やハンドサニタイザーの設置場所など、細やかな情報を提供することで、訪問者に安心感を与えることができます。

自販機や休憩場所について

展示会は長時間歩き回るため、訪問者は途中で休憩したり、飲み物を購入したいと考えることがあります。そのため、自販機の位置や休憩場所、座席の有無などを事前に確認し、情報を提供することが大切です。

WiFiについて

近年では、外出先でもスマホやタブレットを使用することが増えてきました。展示会場内でのWiFiの使用可否、パスワード情報、接続エリアなど、必要な情報を把握し、訪問者の質問に迅速に対応できるようにしておきましょう。

展示会受付は会社のイメージに関わる重要なポジション

展示会の受付は、訪問者との最初の接点であり、そのブースや企業のイメージを大きく左右する役割を果たしています。そのため、受付の質を高めることはブランドの評価向上に直結します。

事前のマニュアル作成を入念に

受付業務のスムーズな進行のため、事前に業務内容や対応の流れを詳細にまとめたマニュアルを作成することが必要です。このマニュアルには、訪問者の対応方法、よくある質問とその答え、トラブル時の対応策などが含まれることで、受付担当者は迅速かつ適切な対応ができるようになります。

受付のロールプレイでやるべきことを明確に

マニュアル作成後、受付担当者同士でロールプレイを行うことで、実際の対応をイメージしやすくなります。また、ロールプレイを通して、マニュアルにない疑問点や改善点を見つけ出し、対応の質をさらに向上させることができます。

受付や呼び込みをプロに依頼するのもおすすめ

展示会の受付や呼び込みは専門のスキルが求められる場面も多いです。そこで、プロの受付業者やイベントスタッフに依頼することで、より専門的かつ効果的な対応が期待できます。投資の価値があることを理解し、企業イメージ向上のための選択肢として考えることが大切です。

アジリティーの展示会スタッフ派遣で展示会の効果を最大化

展示会は、企業のブランドや製品をPRするための絶好のチャンスですが、成功の鍵はその実施方法にあります。受付担当者やスタッフの質は、展示会の成果に大きく関わる要素となります。

アジリティーは、展示会の成功をサポートするプロのスタッフを提供しています。経験豊富なスタッフが、訪問者との初対面からフォローアップまで、展示会をトータルでサポートします。企業の目的やニーズに合わせた最適な人材を配置することで、展示会の効果を最大化するお手伝いを致します。

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