イベントでの役割を一覧化！イベント運営でどんな仕事、人員が必要かをチェック！

イベントを実際に行うとなると、どのような設営や当日の流れをくむ必要があるのでしょうか？

イベントがその効果を最大限に発揮するためには、人員配置やスタッフの業務理解が必要不可欠になります。

今回は、イベントでの役割の一覧、イベントスタッフに必要な仕事や人員の解説をします！

 

 

イベントにおける仕事はどのようなものがあるか

責任者の仕事

全体責任者は、運営と進行の状況を確認しながら、イベントの全体統括を行う仕事になります。トラブルや緊急時の内容や対応方法などシミュレーションをしておき、実際に起きた際は責任をもって対応します。

 

運営にまつわる仕事

運営マニュアルの準備

運営マニュアルの作成をするのは、イベントの全体像や時間割、受付や誘導のフロー、会場の設営（レイアウト）、スタッフの人員配置などの内容をスタッフと共有することが目的です。そして、イベントスタッフが多ければ多いほど、スタッフの認識一致が必要になります。

受付

イベントの来場者をお迎えする役目を果たします。特に、来場者をできるだけ待たせずにお通しすることが重要となります。スタッフの人員配置や受付の設営を入念にチェックしましょう。

案内

イベント会場の様子に応じて、案内・誘導の配置を決めていきます。場外誘導では時間帯や最寄駅からの導線上に配置箇所を決めて、場内誘導では設営箇所に応じて誘導を行います。

その他には、会場のレイアウトの臨機応変な対応や席張りの設置、配布物のアッセンブリ作業など進行チームの作業外のことを中心に行います。

 

 

進行にまつわる仕事

進行台本の準備

進行台本は、イベントのプログラムを時系列的に並べることで、イベントの時間割とそれに合わせた仕事内容をまとめたものになります。具体的には、司会のナレーションや音響のタイミングなどです。会場側に音響装置などの操作や進行を行う際の進行台本が求められることがあります。

リハーサル、進行補助

イベント本番前には、リハーサルを行い、司会や登壇者の方への段取りを説明します。

また、本番時に司会進行や登壇者のステージに上がるタイミング、音響や映像のキュー出しなども行います。ゲストに著名人が来る場合もあり、新たに役割が生まれることもあるので、信頼のおけるスタッフを配置します。

映像、照明、音響

事前に会場の設備状況を把握し、音響や映像のスタッフなどのテクニカルチームとタイミングの調整をして、イベントの成功に導きます。会場側や他社に委託することもありますが、必要に応じて音響機材や映像機材を操作することも試されます。

 

イベント運営に必要な役割・人員について

統括責任者

別称では、統括ディレクターと呼ぶ場合もあります。イベントの総責任者であり、関係各所の対応指示や確認を行う他、主催者への報告・連絡・相談を行う業務も担います。イベント全体の理解が必要なため、準備段階から全体の設計や進行、後処理にまで各部門に関わります。

アクシデントやトラブルが発生したときは速やかに対応し、円滑なイベント運営を行うために、各部門のリーダーを兼任することもあります。

 

運営ディレクター

受付や誘導などの運営実務部門に対して、判断や指示を行います。イレギュラーな事態が発生した際は、窓口になるのもこのポジションで、統括責任者と兼務する場合もあります。

この部門のメンバーは、他のスタッフと比較して運営状況を前に促進する力が必要になります。

 

運営アシスタント

受付や誘導などの実務で、運営スタッフへの業務や休息の指示を行います。運営ディレクターに報告・相談・連絡などを行います。

 

進行ディレクター

機材の手配や管理といった準備から舞台のタイムスケジュールまで担当します。舞台監督とともに、進行責任者として証明や音源、映像のタイミングなどの演出を手がけることもあります。

 

進行アシスタント

進行ディレクターのサポートをします。具体的には、司会者や登壇者の誘導から司会者に対して話し出すタイミングの指示・伝達、予定からの遅れなどの時間調整や時間の短縮などの役割を果たします。

 

進行スタッフ

進行ディレクターや進行アシスタントの下で、演出で必要な備品の準備、登壇者の誘導、記録用の映像撮影や生演奏の依頼なども行います。また、表彰などの場合には、演出で花束を渡すなど進行に関して実行も担う役割を果たします。

 

司会者・MC

司会進行を実際に行う担当者です。必要に応じて、適切な著名人を人選して、目を惹くように進行する場合もあります。

 

舞台監督

証明や音源、映像のタイミングなどの演出を担当する舞台進行の責任者です。ステージ、セミナーやシンポジウムの演出も担当します。

 

イベント運営マニュアルを制作して円滑なイベント運営を行う

各スタッフが指示を受けなくても、属人化しないように全員が適切に動けるようにすることで、次のような内容を記したマニュアルを制作しましょう。

・イベント基本情報

イベント名、開催日程・時間帯、開催場所、対象者やイベント概要などの情報です。

・組織運営図

・全体タイムテーブル表

会場入りから完全撤収までのスケジュール表です。

・施設利用計画、誘導や場内整理などの配置一覧

・緊急時・トラブル対応の手順

・忘れ物、拾い物、迷子の取り扱い

・サイン計画

会場入口、お手洗いの場所などの誘導など、会場内外に掲示する場所案内です。

・各種リスト（備品、配布物、返却物）

・車両関係情報

・データ報告シート

来場社数や物販の販売数などの速報をまとめるイベントでの集計・報告シートです。

 

イベント運営を円滑に進めるならスタッフ派遣のアジリティーにお任せ

今回は、イベントでの役割一覧からイベント運営での仕事内容や必要なマニュアルの内容まで解説しました。

イベントスタッフは様々な役割があり、各所で来場者が困らないような設営が必要になります。

特に、アジリティーでは、スタッフ派遣から企画・設営まで円滑なイベント運営を請け負っています。また、事前教育を行うことで高質で当事者意識の高いスタッフの派遣を実現させることができ、イベント事業に50年間も携わってまいりました。

そのためにも、「イベントによっては人手が足りない」や「ノウハウがないなどの問題でしっかりイベント運営ができるかわからない」という場合もありますが、そのようなときは、是非とも経験豊富なスタッフをすぐに派遣できるアジリティーにご相談ください。

イベントを行う際の設営、準備に関してお悩みの方は、是非お気軽にご連絡ください。

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