社内イベントの運営はどのように行えばいい？目的別おすすめ社内イベントや成功させるためのポイントを紹介

社内イベントの運営に悩んだことはありませんか？社内イベントは社員の仲を深めたり、社員のモチベーションアップに繋がったりしますので定期的に行いたいものですが、その運営は少し大変かもしれません。

そこで今回の記事では社内イベントの運営のポイントについて詳しくご紹介します。

社内イベント運営の進め方

社内イベントの目的を明確にする

まずは社内イベントの目的を決めます。イベントを通して何を実現したいのか、従業員になにを伝えたいのか考えなければいけません。例えば、従業員同士のコミュニケーション促進を目的とするならば、他部署とも交流できる運動会やパーティーなどを企画すると良いでしょう。このように目的を明確にすることで、イベントの内容も決定しやすくなるのです。また、社内イベントはゴールではなくあくまでも通過点であることを忘れてはいけません。

運営メンバーを選出する

運営を1人で行うことは大変なので、運営メンバーを決めましょう。運営メンバーを選ぶときには様々な人を選ぶことが重要です。複数の部署から集め、かつ様々な年齢や性別のメンバーであることがおすすめです。そうすることで、社内の広い意見を取り入れることができます。

どのような社内イベントを行うのかを決定する

運営メンバーが決まったら、イベントの内容を決めます。 その際には目的を明確にしておいてそれに合ったものを開催しましょう。具体例についてはまた後ほどご説明しますが、社内イベントの種類はとても豊富です。社風や従業員の意見などを考慮しながら、目的に合った適切なものを選びましょう。

社内イベントの告知・広報を行う

社内イベントが決まったら、参加者を増やすために告知や広報を行いましょう。ポイントは一度きりではなく複数回告知を行うことです。開催日の少し前からカウントダウンをしたり、少しずつ内容を公開したりするなどの工夫を行い、従業員の興味をひきましょう。告知の仕方を工夫することで、従業員の参加意欲を高めることができます。

適切な人員配置が成功のカギ

まずは、社内イベントをまとめる存在が必要 統括部門

まずはリーダー的な存在として、イベント全体をまとめる部門が必要です。常に全体を把握し、他のメンバーの選定から企画、準備、終了後までトータルで関わるメンバーです。このような存在があれば何かトラブルが起きた時の相談先にもなりますし、明確な指示を出しやすくなります。ただし、統括部門はその分責任や負担も大きくなります。そのため、本業が忙しすぎる人よりも、連絡を取りやすい人を選んだ方が良いでしょう。

総務・事務部門

いわゆる裏方の仕事ですが、総務や事務をやる人がいなければイベント運営はできません。主に、費用面の調整や会場の手配、事務作業など幅広い仕事を担当することになります。イベントの規模にも寄りますが、4〜6人ほど確保するとよいでしょう。特に、お金の管理を担当することになりますので複数人で担当することをおすすめします。

当日の運営を行う人員も重要

当日の運営担当は10人前後を目安に人員を集めると良いでしょう。具体的には、当日のリーダー、受付、案内係が必要です。参加者への対応業務や受付、資料配布や案内などを行います。また、参加者からの質問にすぐ答えられるように会場の情報やイベントの詳細などを把握しておくことが大切です。

また、当日の運営スタッフは外注することもおすすめします。イベント進行に必要な司会や音響、照明などはプロの手を借りるのも1つの手です。当日の進行はスキルが求められますので、外注すると社員の負担を減らすことができます。アジリティーではスタッフ派遣を行っていますのでぜひお問い合わせください。

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目的別おすすめ社内イベント

目的１：社内コミュニケーションの促進

季節行事

季節に合わせて、お花見やBBQ、クリスマスパーティなどもおすすめです。季節の移り変わりを実感することで、今までの会社での日々を振り返る機会にもなりますし、みんなでお酒を飲んで腹を割って話すいい機会にもなるでしょう。

運動会

屋外で行っても良いですし、体育館を借りれば室内でバスケットボールやバレーボール、ドッヂボールなどの球技を楽しむことができます。ただし、日焼けを気にする方も多いですから、屋内の方がおすすめですよ。社員が一丸となって身体を動かすことで互いの仲も深まるでしょう。家族を呼んでの運動会もおすすめです。

目的2：モチベーションアップ

セミナー

自己啓発やスキルアップセミナーは社員のモチベーションアップにつながります。研修とは違い、任意参加にするところが多いようです。社員の学習意欲や自己成長意欲を刺激することができますので、これからの仕事に生かすことができます。自社セミナーも業界の動向を理解するためにおすすめです。

表彰式

社員の仕事に対する姿勢や成果の表彰もモチベーションアップに直結します。表彰を受けた社員はもちろんのこと、それを見た周りの社員のモチベーションにもつながりますのでとてもおすすめです。努力が目に見えて報われることで、これからも頑張ろうという意識向上につながります。

ファミリーデー

子供の休日や長期休みに合わせて、家族を職場に招待するファミリーデーもおすすめです。家族に普段頑張っている姿を見せることでモチベーションアップにつながります。社員間のコミュニケーションやモチベーションアップだけでなく、家族内での理解も深めることができます。

目的3：ビジョンや方針を浸透させたい

記念イベント

会社が節目を迎える年に記念イベントを行うこともおすすめです。社員への感謝や社長の思いを語ることで改めて経営理念を会社全体で共有することができます。節目の年に過去を振り返ることで、会社の功績などを知る機会にもなりますし、会社全体の一体感を味わうことができるでしょう。

社員総会

記念イベントは何かの節目でしか開催できませんが、社員総会なら年に数回開催することも可能です。社員間の交流はもちろんのこと、会社のビジョンを改めて示す良い機会にもなります。社員全員が楽しみながら、会社について深く知ることができるイベントにすることがポイントです。

社内イベントを成功させるためのポイントと注意点

イベントを行う目的を明確にする

最初にも少し触れましたが、イベントの目的を明確にしておくことはとても大切です。会社内のどのような問題を解決したいのか、何を目的にイベントを行うのかはっきりさせておきましょう。目的がないと、企画の趣旨がずれてしまいがちです。目的があることでスムーズなイベント開催につながります。

参加する社員の満足度を第一に考える

社内イベントの主役は社員であることを考え、社員が満足できるイベントを開催することが大切です。社員が心から楽しめるような企画にしましょう。また、社員の欲求を満たすことを意識してイベントを開催すると良いでしょう。表彰式で承認欲求を満たしたり、社内パーティで帰属欲求を満たしたりすることができますよ。

参加していることを実感できるイベントを意識する

一方的なイベントではなく、双方向から参加していることを実感できるイベントを行うことが大切です。例えば、セミナーや総会では経営側がスピーチなどを行うこともあるかもしれませんが、それをただ聞いているだけでは退屈に感じてしまうかもしれません。その場で手を上げるアンケートを取るなど社員も参加していると実感できるようにしましょう。

参加者の負担をできるだけ少なくする

社員イベントの企画で重要なことの1つが日程です。社員の負担にならないような日程を選ぶことをおすすめします。例えば休日にイベントを行う場合、社員にとっては休日出勤になります。負担に感じてしまうと、参加率も低くなってしまう可能性もあります。休日にイベントを開催する場合は、振替休日を設けたり、賃金を支払ったりするなどの工夫も検討してみましょう。

大規模社内イベントはスタッフ外注でより円滑な運営を！

大規模な会社では社内イベントを運営するのにも人手が多く必要になります。また、イベントを開催したいけれど運営の経験がなく不安であったり、当日に運営を回せるだけの人員を集められないなどのこともあるかと思います。そんな時にはアジリティーのスタッフ派遣がおすすめです。アジリティーでは当日のスタッフ派遣だけでなく、企画から施工まで一括でお引き受け可能です。創業50年の経験を活かし、イベントスタッフのプロとしてお役に立てるかと思います。社内イベントの開催でお悩みの方はぜひ一度ご検討ください。

イベントのスタッフ派遣ならアジリティーにお任せ

今回の記事では、イベント開催に向けてやるべきことを解説いたしました。社内イベントは社員同士の仲が深まったり、社員のモチベーションアップにつながったりといいこと尽くしです。ぜひ一度社内イベントを開催してみてはいかがでしょうか。

また、その際にはスタッフ派遣を使うこともおすすめです。経験豊富なプロの手を借りることでスムーズな運営を行うことができるでしょう。また、アジリティーでは社内イベント以外にもスタッフ派遣を行っています。展示会やPRイベント、イベント設営などもお手伝いしておりますので、ぜひ一度ご相談ください。

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