初めて展示会に出展される方へ【イベントコンパニオンとスタッフの違いとは】

東京近郊で、展示会など様々なイベントに派遣業務をしておりますアジリティーです。
弊社は数多くの展示会イベントで毎月様々な企業様から展示会のイベントコンパニオンやイベントスタッフの派遣のご依頼をいただいており、その中には初めて展示会に出展する企業様からもお問い合わせもいただきます。

1分で簡単！スタッフ派遣依頼 展示会スタッフのお仕事内容の詳細はコチラ

今回は展示会に出展する企業様に対して、イベントコンパニオンとイベントスタッフのどちらを依頼したらいいのか迷われてる方に対して、双方の特徴やどういった際に依頼をすればいいのかについてご説明いたします。

そもそもどういった場合に、派遣会社に頼むべきなのか

東京ビックサイトなどで行われる展示会では、多くの来場者が見込まれますが、その分出展ブースの数も非常に多いので、何よりも「お声がけの数」がとても重要になります。

まず、ライバル企業や出展慣れしている企業はしっかりとお声がけをしており、来場者を次々とブースへ運んでいきますので、少しでも勢いを弱めてしまうと一気に、来場者を連れていかれてしまいます。また、ブースの前を通り過ぎる人は、興味を持ってくれる人なのかそうでないのかはお声がけをしてみないと分かりませんので、「お声がけの数」というのはブースに足を運んでもらうために必要な要素の一つなのです。

そして、多くの企業は「人」を多く導入することによって、お声がけを活発に行い、来場者と接する母数を増やし、興味を持ってくれる人へマンパワーで接する機会を得ます。
しかし、このマンパワーの維持にも人手が必要になります。展示会ではその場で商談へ移行することが多く、商談中はその担当者がつきっきりになるので、お声がけをしていく人数がどんどん減っていってしまいます。また、昼休憩などで人が抜けるタイミングが必ずありますので、その部分でお声がけの数が少なくなりがちになるので、その穴をカバーする為に更に「人」が必要になります。

まさしく、展示会では「人」の数がブースを盛り上げる上で欠かせない要素なのですが、これを企業の社員だけで行おうとすると、社員への負担が大きくなり、本来、行うべき業務を圧迫してしまいます。ここで、展示会におけるプロフェッショナルである、イベントコンパニオンやイベントスタッフの派遣が必要になります。イベントコンパニオンやイベントスタッフは展示会での立ち振る舞いが分かっており、展示会慣れをしておりますのでお声がけや呼び込みに関しては1人でも、2人分の力を発揮してくれます。

また、何か押したい商品やサービスがあるからこそ多くの企業様が展示会に出展しますが、展示会は多種多様な商品・サービスが並ぶ場ですので、一押ししたい商品があったとしても、ライバル会社の商品も数多く目にする来場者に対して印象を与える事は難しいので、イベントコンパニオンやイベントスタッフを動員することによって、より商品を来場者に対して印象付けていきます。

イベントコンパニオンは商品に華を持たせ、イベントスタッフは数多くの経験から、積極的なお声がけや機敏な動きで来場者をブースへ来場者を呼び込みます。これらの能力を持ち合わせている社員スタッフが中々いるものではありませんので、展示会に数多くの派遣実績がある派遣会社へ依頼をしておくことで、展示会慣れをしている、イベントコンパニオンやイベントスタッフを最低でも、1人や2人でも確保しておいておくことが良いでしょう。

また、イベントコンパニオンやイベントスタッフが共通している仕事は、来場者とその場でコミュニケーションを取り、社員へと引き継ぐことです。専門性の高い商品説明をすることは難しいですが、来場者とのファーストコンタクトをする分には十分な能力を持ち合わせており、事前に情報を派遣会社へ提示しておけば、ある程度の商品知識を持ち合わせたイベントコンパニオンやイベントスタッフが派遣されますので、派遣会社への情報の開示は積極的に行うべきでしょう。

初めて出展される企業様の中には、自社の社員3,4人で何とか回そうとする企業様も多いようですが、来場者にお声がけをする人数も限りが出てきてしまうことから、中々ブースに足を運んでもらえず失敗に終わってしまう例もあるようです。

展示会の出展の際には、この様な人員不足による失敗を避けるためにも、派遣会社へイベントコンパニオンやイベントスタッフの派遣を依頼し、人員の補充を図るべきでしょう。また、展示会の実績経験が多くある会社に依頼をすれば、担当者が展示会を成功に導くスキームを持っている場合が多く、何人の派遣が必要なのかをブースの規模や予算感によって判断し、アドバイスまでしてくれる場合もありますので、まずはお問い合わせをすることが無難です。

ここまでで、どういった場合に派遣会社へイベントコンパニオンとイベントスタッフの依頼をするべきなのかがお分かりいただけたのではないでしょうか。
では次にイベントコンパニオンとイベントスタッフのお仕事の違いについてご説明いたします。

イベントコンパニオンの仕事

のイベントコンパニオンについてはコチラ

イベントコンパニオンの仕事は、「PR活動」「ステージング」「写真撮影対応」の主に３つです。
イベントコンパニオンへ対する一般的なイメージは「綺麗」「美人」「かわいい」など華やかなイメージを持たれる方が多いですし、イベントコンパニオンは展示会では必ず、その企業様から支給されるコスチュームを着用されるため、来場者からは企業のイメージガールとしての扱いをされます。そのイベントコンパニオンたちが商品を手に取り、実際に使用したりポーズを取ることにより、商品イメージを来場者へ印象付けることができるため、自然と商品の「PR活動」が成り立ちます。

また、大きな出展ブースではステージを使用しての商品説明が行われるもあり、度々商品の使用モデルとしてイベントコンパニオンが採用されるので、「ステージング」もイベントコンパニオンの業務の一つとなっております。

「写真撮影対応」という面では、イベントコンパニオンを撮影したい一般的に言われる「様々なメディアへのプレスリリースを行ったり、実績をHPなどにあげる場合、やはり華やかさを持ち合わせたイベントコンパニオンが写真映えします。イベントコンパニオンが写真撮影をされることによって、展示会後の広告素材として使用することができます。ただ、一点注意しなければならいのが、各派遣会社によっては写真転用がNGの会社もありますので、一度派遣会社へ確認を取っておくことが無難です。

もちろん上記以外にも、パンフレットの配布などもイベントコンパニオンの仕事になります

イベントスタッフの仕事

 

agilityのイベントスタッフについてはコチラ

イベントスタッフは機敏な動きが必要になりますが、その理由として「受付」「呼び込み」「サンプリング」「アンケート」などマルチな動きを求められるがあげられます。イベントスタッフはクライアントとなる企業様の負担を軽減していくことが仕事になりますので、企業様の一員としての動きをしていきます。その為、服装などの外見は企業様のロゴが入っているオリジナルTシャツを着用することが多く、華やかな服装をすることは基本的にはしません。また、呼び込みやサンプリングやアンケートといった多くの来場者とコミュニケーションを取りブースへ呼び込むことができるのが、イベントスタッフを派遣するメリットの一つです。

イベントコンパニオンとイベントスタッフの違い

ここまでイベントコンパニオンとイベントスタッフの特徴をあげてきました。
ここでは両者の違いについてのご説明をします。

両者の違いは主に2つ。
・値段による違い
・効果的なシーンの違い

まずは「値段による違い」についてご説明します。
そもそも、イベントコンパニオンとイベントスタッフにおいては値段が変動し、イベントコンパニオンの場合、イベントスタッフと比べて、一人約5000円～10,000円程高くなります。コンパニオンの場合、もちろん一人や二人の派遣も承っておりますが、より華やかに見せたい場合、複数人必要になるため、大幅に予算が上がります。

次にイベントコンパニオンとイベントスタッフの「効果的なシーン」の違いについてです。
イベントコンパニオンは
・一押ししたい商品がある時
・男性社員しかいない場合

イベントスタッフは
・ブースに人数が足りない場合
上記がそれぞれが効果を発揮できる場面になります。

コンパニオンは、「これだ！！」と思う商品がある場合に非常に効果的です。きれいなイベントコンパニオンがズラリと並んでいれば、圧巻ですし何より人の目を引きます。
社運を賭けた商品や自信のある商品なら、コンパニオンの派遣を検討しましょう。

また、ブースに男性社員しかいないという場合にも必要です。男性社員ばかりのブースは、出展側からは気づきにくいのですが、来場者からしてみると、商談や営業だけがメインとなるのではないかという不安から抵抗感を持ってしまいます。気軽に商品知識を知りたい層を排除してしまう事にもなりかねないのです。展示会では商品をもっと多くの人に知ってもらう事ができますので、ライト層の排除を基本的には行わないことがセオリーです。なので、男性社員のみの場合はイベントコンパニオンが効果的になります。

一方、イベントスタッフはそもそも社員の人数が足りない場合に必要となってきます。先程も述べた通り、ブース内におけるマルチな仕事をこなす事がメインの仕事になりますので、
社員の負担を軽減することができます。
イベントコンパニオンかイベントスタッフで迷われている方はぜひ、上記の内容から判断してみてください。

それでも迷われる方へ

それでも迷われる方がいらっしゃいましたら、まずはアジリティーへご相談下さい。
弊社は展示会への派遣業務を毎月行っており、それ以外にも社内イベントや街頭キャンペーン、などなど多岐に渡るスタッフ派遣をさせていただいており、初めて派遣会社にお願いされる企業様に対しても詳細をお聞きした上で派遣しております。
弊社にお問い合わせをいただく企業の担当者様に対しては、主に２つのことを重点的にお聞きしております。

1分で簡単！展示会スタッフ派遣

・展示会へ出展される趣旨は何ですか？

展示会に出展される趣旨をまずはお聞きします。出展の動機となるところですが、企業様それぞれです。例えば会社のブランドイメージを推し進めたいから出展する場合。一押ししたい商品があるから出展する場合などがあげられます。そこの動機をお聞きし、ブースを成功に導くために、イベントコンパニオンなのかイベントスタッフなのかを判断致します。また、弊社の派遣する人材にもどんな人材が一番企業様の力になれるのかを判断をしております。

・ご予算はどこまででしょうか？

展示会ではブースの出展費から施工費まで考えることが多様にあります。その為、人材派遣費に対する予算をお伺いさせていただければ上記の「出展趣旨」を加味してイベントコンパニオンとイベントスタッフのどちらを派遣するのか、人数は何人が適切なのかを判断した上でご提案させていただきます。過剰な派遣は予算を圧迫してしまう事にも成り兼ねませんし、逆に少ない人数の派遣はお客様の望まれる集客ができなくなる可能性がありますので、必ずお聞きしております。

忙しいからこそお電話でお問い合わせ下さい。

展示会の担当者様は考えることが多く、急遽予定が変更になるなど流動的な場面と数多く直面します。だからこそagilityにお問い合わせください。弊社はイベント業務に50年以上携わる東真が親会社にあたり、様々な展示会に関する仕事をさせていただいております。出展ブースの施工からイベントコンパニオンやイベントスタッフの派遣業務まで多岐に渡る実績がありますので、初めて出展される企業様や忙しい担当者様に対しては、ご要望がありましたら、こちらからのご提案もさせていただいておりますので、不安な点がありましたら何なりとお問い合わせください。