新入社員入社イベントを成功に導くためには

イベントスタッフ派遣・イベント企画と運営を手がけるアジリティーです。

今回はアジリティーにご依頼をいただいております、新入社員歓迎イベントの企画案を元に、イベントを成功させる上で気を付けなければならない事の一部をご紹介いたします。

イベントの主人公は誰なのかを明確に

イベントを企画する上で、先んじて決めなければならない事が2つあります。

 

この2点を決めることが必要になります。新入社員歓迎イベントの場合は、メインターゲットはもちろん「新入社員」になりますし、新入社員歓迎イベントの開催の目的は、「新入社員が社内に馴染んでもらいつつ、会社の結束力を高める」ということが、新入社員歓迎イベントを開催する目的の根底にあるはずです。

しかし、新入社員歓迎イベントを開催した際に、このイベントのメインターゲットと開催目的がズレてしまっているケースがあります。 新入社員がメインになるのが会社の役員や既存の社員が顔を合わせて、お酒を酌み交わす場となってしまっていませんか？これではわざわざ新入社員歓迎イベントを開催する必要はありませんよね。

アジリティーがご提案している新入社員歓迎イベントは新入社員を中心としたイベントプロデュースをしています。例えば、新入社員一人一人に好きな色を選んでもらい、選んだ色のスカーフをしてもらうだけでも、新入社員がそれぞれ色によって差別化されるため、「オレンジは○○さん」というように顔と名前を覚えてもらう為のきっかけづくりができます。また、新入社員紹介では、ファッションショースタイルで、一人一人ランウェイを歩いてもらうことで、社員一人一人の顔がわかりやすいようなシチュエーションを作り、バックグラウンドで、一人一人の詳細なプロフィールを紹介していきます。このように新入社員が主人公として目立たせることを意識した企画をするだけで新入生歓迎イベントのメインターゲットと目的がブレることはありません。

企画の盛り込みすぎには注意

イベント企画においてよくある失敗例として挙げられるのが、企画を詰め込みすぎてしまうというケースです。イベントを盛り上げるためにいくつかの企画をスケジュールに盛り込むことは必要ですが、あまりにも企画を詰め込みすぎてしまうとイベント全体がぼやけてしまいます。

例えばパフォーマーに出演を依頼した場合、イベント全体が盛り上がるようにはなりますが、パフォーマーが参加者の目を集めてしまうため、イベントのメインターゲットへは誰も注目していいない状況になってしまいます。「イベントは盛り上がったけど、新入社員のことは何も印象が残らずに終わった」という状況は避けるべきです。また、全ての企画が新入社員に目を向けられたとしても、何回も注目されることで疲れてしまうでしょう。

柔軟な対応をする為の情報共有

最後にイベント成功に導くために重要なのが、プログラムの組み立てに柔軟性を持たせることです。

イベントは生ものです。事前に計画していたタイムスケジュール通りに進むとは限りません。タイムスケジュールが狂ってしまう原因は、代表挨拶が予想よりも大幅に前倒したりなど様々ですが、タイムスケジュールが大幅に変更することは避けたいところですよね。この様な事態を避けるためには後半の企画を短縮することで、タイムスケジュールのバランスを取ることが必要です。しかし、この対応をする為にはイベントスタッフと綿密にタイムスケジュールを共有することが欠かせません。

アジリティーでは初期の提案段階からイベントスケジュールを細部まで決めていきます。その上で、イベントスタッフとの打ち合わせをさせていただきまして、情報の共有をしています。情報の共有の目的はタイムスケジュールを確認するだけでなく、円滑な情報伝達を促すためにも行います。イベントにおいてタイムスケジュールが押してしまう場面は多々あります。その際にいかに情報伝達と意思疎通が円滑に進むかによって、イベントが成功するかどうかに大きく関わります。

弊社にお任せいただければ、大規模イベントから小さなイベント、フォーマルなイベントまで豊富な実績をもとにして、最適な企画をご提案致します。ぜひ社内イベントにお悩みの際はアジリティーにお問い合わせください。