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コラム

展示会準備のスケジュールを徹底解説 展示会後の流れまで一挙紹介

企業の展示会は、一度に多くの顧客を獲得することができる貴重なチャンスです。わざわざ手間とお金をかけて展示会に出展するわけですから、事前準備をしっかりとして当日の展示会を成功させたいですよね。

そこで今回は、展示会に出展するに当たっての必要な準備を洗い出し、当日までの流れと具体的なスケジュールについて詳しく解説していきます。

 効果的に展示会の集客を行うには

展示会準備:出展を決める前に考えておくべきこと

展示会に出展する目的

 最初にやるべきことは、出展の目的を明確にすることです。展示会には多くの競合他社も出展するので、目的やコンセプトが曖昧のまま出展するとターゲットがぼやけ、確度の高い営業活動を展開することができません。限られた時間で最大限の成果をあげるためには、目的からしっかりと固めていきましょう。

 

展示会で目指す目標

 展示会の目的が明確になったら、具体的な目標を設定します。そもそも展示会に出展する大きな目的というのが新規顧客の獲得に他ならないので、そこからさらに「リード獲得」「受注」など具体的に目標を絞っていきましょう。目標設定の際は、目標を達成できたかどうかの判断基準となるような件数や金額などを数値化しておきましょう。

 

目的・目標を達成するためにどのようなブースを作るのか

 実際にどのようなブースを作るのか企画・デザインします。設計・施工は自社内で行わずに専門業者に依頼するのが一般的です。

 展示会の目的から逆算し、伝えたいことが最も効果的に伝わるようにするにはどのようなブースにすればよいのか、専門業者の担当者と意見を出し合いながらデザインを固めていきましょう。

  

展示会準備:展示会に向けたスケジュール

~6ヶ月前:出展する展示会・イベントを決める、申し込む

出展の意向が固まったら、最も出展効果を発揮できる展示会・イベントを探し、それに申し込みます。数十社が出展するような大規模イベントから、数社しか出展しない小規模イベントまで様々あり、会場規模や出展費用もそれぞれ異なります。予算も含めて慎重に検討し、最適な展示会に申し込みましょう。

 

5~6ヶ月前:ブースの場所を決定する

 出展する展示会が決まったら、ブースの場所を選びます。申し込み順の場合とくじ引きの場合があり、特に申し込み順の場合は早く申し込まないと、あまり人気のない人目につきにくい場所になってしまう可能性もあるので注意が必要です。場所そのものだけではなく、可能であれば近くのブースの出展者も調べて、戦略的に場所を決めましょう。

  

2~4ヶ月前:参加するスタッフやスケジュールを決定する

 展示会の運営スタッフを社内で決めます。準備期間や当日など、段階ごとに必要な人数が変わるかもしれません。責任者やリーダーなどを決め、展示会のための運営体制を構築しましょう。

  

2~4ヶ月前:集客施策、マーケティング計画の策定

 展示会当日だけの営業活動では十分な集客が見込めません。当日の集客数を最大化するための展示会の集客施策をしっかりと立てて、様々なメディアを活用して事前集客を行います。

具体的にはコーポレートサイトでの告知、新聞社や雑誌社などへのプレスリリースの配布、SNS発信、そして既存顧客に対する直接的な案内などを行いましょう。

 

2~4ヶ月前:ブースのデザインの決定

 出展ブースのデザインを決めます。展示会やイベントの設計・施工を行う専門業者を選定し、双方でアイデアを出し合ってデザインを決めていきます。業者を選ぶ際には必ず数社の相見積りをとり、実績が豊富でスタッフの対応力が高い業者を見極めましょう。来場者を視覚的に惹きつけるようなデザインを実現し、競合他社に差をつけましょう。

 

1~4ヶ月前:制作物の制作など外部への手配・依頼

 展示会で使用する制作物の手配をします。ポスターやパンフレット、カタログなどの紙媒体は制作期間がかかるので、早めに依頼しましょう。制作物のデザインは企業のイメージを決定づける重要なアイテムなので、実績が豊富でデザイン力のある業者に依頼しましょう。

  

1~4ヶ月前:運搬、搬入の手配

 展示会当日に使う機材や展示する商品、配布する制作物やノベルティなどの運搬・搬入の手配をしましょう。機材は商品によっては取扱注意のものもあるので、扱う機材や商品に対する専門知識とノウハウがある運輸会社に依頼しましょう。

  

1ヶ月前~:案内状の送付

 展示会の1ヶ月前には案内状を送付しましょう。既存顧客に対してはメールではなく封書にして、招待状も同封して送りましょう。また、問い合わせなどをいただいたことがあり連絡先を知っている顧客に対しても個別に案内を出しましょう。

 

展示会直近:ブースの設営

 展示会にもよりますが、一般的には展示会1〜2日前から会場に入り設営することができます。展示会の設営は業者が中心となって行いますが、企業の展示会スタッフも設営には立ち合って、設営が当初の予定通りに進行しているか要所要所で確認しましょう。

  

展示会当日の流れ 

重要な情報共有

 展示会当日はチームプレイになるので、スタッフ間で随時情報共有をすることが大事です。お互いの動きを把握し、限られた人数で最大限の効果を発揮できるように、分業体制で無駄をなくしましょう。

 

ブースへの呼び込み

 来場者が少ない場合、スタッフが持て余してしまわないようにブースへの呼び込みを行います。パンフレットの配布や商品やサービス体験の勧誘など、相手にストレスを与えない範囲でブースへの呼び込みを行います。

 

ブースでの接客対応

 展示会では直接的に潜在顧客とコミュニケーションを取ることができるので、接客対応の質が高ければ高いほど、多くの商談や受注を獲得することができます。スタッフの営業技術や対応力を今一度見直し、展示会当日に最高のパフォーマンスを発揮できるように入念に準備しておきましょう。

 

展示会後のやるべきこと 

後片付け

 後片付けも丁寧に行いましょう。後片付けの時間は限られているので、迅速に手際よく行うことも重要です。当たり前ですがゴミは残さず、また床や壁にテープ類などを使用した場合はきれいに剥がして、完全に現状復帰させてから引き払いましょう。

 

目標と実績の確認

 目標が達成されたのかどうかを検証します。目標を数値化していたのであれば、当日のリード獲得数や受注件数などを計算すればよいので確認がしやすいでしょう。

  

来場者へのアフターフォロー

 名刺交換などをして連絡先をもらった来場者に対してアフターフォローをします。お礼状や資料の送付、次回アポイントメントの取り付けなど、相手の記憶が新しいうちに適切なフォローアップを行いましょう。

  

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2022.12.14

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