展示会のレポートや報告書の書き方・ポイントを徹底解説

展示会に参加したけれど、レポートや報告書の書き方が分からずに困っていませんか？この記事では、展示会のレポートや報告書の効果的な書き方をわかりやすく解説します。

展示会に参加した際の気づきを無駄にせず、レポートを通じて上手に共有できるようになります。どうやって書けばいいのか、書く上でのポイントが知りたいといった疑問にお答えしながら、書き方のコツを紹介していきます。

展示会のレポートや報告書を作成すべき理由とは？

展示会に参加した後は、得た知見や情報を活かすために、レポートや報告書を作成することが重要です。適切なレポート作成により、次の展示会への課題を見つけたり、貴重な情報を社内で共有できるようになります。

次回出展に向けた課題を考えるため

展示会に出展した企業は、次回の展示会に向けて改善点を洗い出す必要があります。レポートを作成することで、展示会の成果を客観的に振り返ることができます。来場者数や商談件数、アンケート結果などのデータを分析し、課題を明確化できるでしょう。

例えば、ブース演出が物足りなかったり、製品説明が分かりにくかったりした点を発見できます。こうした課題を認識し、次の展示会に向けて対策を立てることが可能になります。

展示会で得た情報を共有するため

展示会では、最新の製品やサービス、業界トレンドなど、様々な情報を得ることができます。しかし、その貴重な情報を一人で抱え込んでいては意味がありません。レポートにまとめて社内で共有することで、組織全体で情報を活用できるようになります。

例えば、競合他社の新製品情報を共有すれば、自社製品の改良に役立てられます。また、新技術の動向を把握すれば、今後の事業展開に生かせるでしょう。このように、展示会の情報を社内で活用することで、企業の成長につなげることができます。

展示会のレポート・報告書を書く際の事前準備

展示会でのレポートや報告書の作成には、展示会当日に向けた十分な準備が欠かせません。事前に目的を明確にしたり、必要な情報を整理しておくことで、スムーズにレポート作成に取り組めます。

展示会の見学・出展の目的を明確にしておく

展示会に参加する目的を予め明確にしておくことは、レポート作成において非常に重要です。目的が明確であれば、展示会で何を重点的に見るべきか、どの情報を収集すべきかが自ずと絞り込まれます。

これにより、レポートで伝えたいポイントが鮮明になり、的を絞った内容を構成することが可能になります。また、展示会を通じて達成したい具体的な目標を設定することで、後で評価や反省の材料としても役立ちます。

報告書にまとめる項目をリスト化しておく

効果的なレポート作成のためには、事前に報告書に含めるべき項目をリストアップしておくことが重要です。このリスト作成により、展示会場での情報収集が目的に沿ったものになり、重要な点を見落とすリスクを減らせます。

また、展示会で集めるべき情報の優先順位が明確になり、時間を有効に使うことができます。リストはレポートの骨格となり、後で情報を整理しやすくなるため、より洗練された報告書を作成することができます。

実際に回るブースを計画しておく

展示会では、数多くのブースが出展されており、どれも見逃せない情報が満載です。しかし、時間と体力には限りがあります。そのため、事前にどのブースをいつ回るかを計画しておくことは、レポート作成のための効率的な情報収集に不可欠です。

計画を立てることで、興味のあるブースや重要な展示を見逃すことなく、時間内に必要な情報を収集することができます。また、ブース訪問の順路を事前に決めておくことで、展示会場内での移動効率も向上し、より多くの情報を得られる機会が増えます。

展示会のレポート・報告書の書き方

展示会のレポートや報告書を書く際には、明確に伝えることが重要です。ここでは、レポート作成のために必ず記載すべき項目について解説します。

展示会のレポート・報告書に書く項目

展示会名と日時場所

展示会レポートの最初には、展示会の正式名称、開催された日時、そして場所を正確に記載します。これにより、レポートの内容がいつ、どこで開催された展示会に関するものであるかが明確になります。

特に、展示会名は他のイベントと混同しないよう、正確に記述する必要があります。また、特定の企業のブースに言及する場合は、その企業名や展示された製品名も明記しましょう。

レポートの作成者・作成日

レポートや報告書には、作成者のフルネーム、所属（部署や役職）、そして作成日を記載することが必須です。これにより、レポートが誰によって、いつ作成されたものなのかが一目でわかります。

作成者の情報は、レポートの信頼性を高めるとともに、後日フォローアップが必要な場合の連絡先としても機能します。また、作成日を記載することで、情報の時点を明確にし、その後の展示会や市場の動向と比較する際の基準点となります。

展示会への参加目的

展示会への参加目的を具体的に述べることで、レポートの焦点を明確にします。目的は、情報収集、市場のトレンド把握、競合分析、ビジネスパートナーとのネットワーキングなど、参加した動機に応じて異なります。

この部分を明記することで、レポートの内容がなぜ重要なのか、どのような視点から展示会がレポートされているのかを読み手が理解できます。

展示会への参加内容

展示会で体験した具体的な内容、訪問したブース、対話した企業や専門家、収集した資料や得られた情報などを詳細に記述します。ここでは、展示会での具体的な活動を通じて得られた知見や情報の概要を客観的に伝えることが求められます。

具体的なデータや数値、観察したトレンド、特筆すべき出展製品の特徴など、後に戦略立案や意思決定の参考になるような情報を提供することが重要です。

所感

レポートの最後には、展示会での体験から得られた個人的な所感や感想を記述します。ただし、「面白かった」「有益だった」といった一般的な表現にとどまらず、なぜそのように感じたのか、具体的なエピソードや考察を交えて述べることが重要です。

また、展示会の内容が自社のビジネスにどのように影響を与えるか、競合との比較、今後の業界の動向予測など、展示会の体験をもとにした具体的な提案や改善点も盛り込むと良いでしょう。

展示会のレポート・報告書を書く際のポイント

文字だけでなく写真も使う

展示会のレポートには、文字情報だけでなく、写真を積極的に取り入れましょう。写真は展示会の雰囲気やブースの様子を直感的に伝える力を持っています。全体の様子を捉えた写真や、来場者が集まる展示物、注目されているブースの様子など、様々な角度から撮影した写真を選び、レポートに挿入することで、読者によりリアルな体験を提供できます。ただし、写真を使用する際は、著作権や肖像権に配慮することも忘れないでください。

事実と所感は切り分ける

レポートを作成する際には、客観的な事実と主観的な所感を明確に区分して記述することが大切です。事実と所感を混在させると、情報の信頼性が損なわれ、読み手が混乱する原因にもなります。まずは展示会で得られた具体的な情報やデータを提示し、その後で個人的な見解や感じたことを述べる構成にすると、内容が整理されて伝わりやすくなります。

展示会の後出来るだけすぐに書く

展示会から戻った直後にレポートや報告書の作成を開始することが望ましいです。情報が新鮮なうちに文書化することで、細部にわたる観察結果や体験した感触を正確に反映させることができます。

時間が経つにつれて記憶は薄れてしまうため、メモを取っていたとしても、その場の生々しい情報を伝えることは難しくなります。展示会の印象や得た情報をリアルタイムに近い形で共有することで、レポートの価値を高めることができます。

展示会のレポート・報告書の例文

展示会のレポートや報告書を書く際、具体的な例文を参考にすることで、情報の整理や記述がよりスムーズになります。以下に、実際のレポート作成に役立つオリジナルの例文を紹介します。

展示会参加の際のレポート

2024年3月15日、東京ビッグサイトで開催された『第15回 国際エコ技術展』に参加しました。本展示会の目的は、最新のエコ技術とサステナビリティに関連するイノベーションを発見し、自社の環境配慮型製品開発に活かすことでした。

特に注目したのは、A社の水資源再利用技術とB社の省エネルギー素材です。A社の技術は、既存の水処理システムに容易に統合可能であり、B社の素材は、軽量でありながら高い断熱性を持つことが明らかになりました。これらの技術は、将来的に自社製品の環境パフォーマンス向上に貢献する可能性が高いと考えます。

展示会出展の際の報告書

弊社は、2024年4月20日に開催された『新生活応援フェア』にて、最新の家電製品を出展しました。この出展の主な目的は、新たに独立する若年層に対して、弊社製品の魅力を直接伝えることでした。展示会期間中、特に人気を集めたのは、省エネ性能とユーザーフレンドリーな操作性を兼ね備えたコンパクトな洗濯機で、来場者からは高い関心を得ました。

来場者数は約3,000人に達し、うち200名以上の方々と具体的な製品の機能や価格についての会話を交わしました。多くの来場者が、弊社ブースでの体験を通じて製品への理解を深め、後日の問い合わせや購入につながることを期待しています。

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