展示会の案内状・招待状の内容、送るタイミングなど集客効果を決める重要なポイントを紹介

展示会は当日の声かけだけでなく、事前に案内状や招待状を送る時点から準備が始まっています。そのため、案内状や招待状はどのような内容にするのか、いつ送るのかをしっかりと考えて送る必要があります。

今回は案内状・招待状に記載すべき内容、送るタイミングなど集客効果を高めるためのポイントについて解説していきます。

展示会の案内状・招待状は集客に重要な役割を果たす

案内状の目的

展示会の案内状を送る目的とは、顧客に展示会へ出展することを告知して、自社のブースへ集客をつなげるためです。展示会には自社以外にも多くの企業が出展をしているため、効率よく回らないと限られた時間で見ることは難しいです。そのため、事前に見て回る企業のブースに狙いをつけていることが多く、展示会当日に声かけをして集客したとしても、大きな集客を見込めない可能性があります。

なので事前に集客をしておくことが重要になってきます。事前に展示会来場予定者や自社の見込み客、既存顧客に案内状を送ることによって、当日の声かけがうまくいかなかったとしても集客を見込むことができます。特に知名度が低い企業にとって、案内状は重要な役割を果たします。

案内状と招待状の違い

よく「案内状」と間違われるのが、「招待状」です。

招待状は、展示会のチケットを同封した上で文字通り「招待」するために送るものです。なので、比較的自社と親密な関係の相手に対して送付することが一般的です。

一方で、案内状は先ほど説明したように集客を目的としているため、自社の展示のプロモーションを主な目的としています。

招待状は「おもてなし」を目的としており、案内状は「集客・プロモーション」を目的としています。

展示会の案内状・招待状に書くべき基本的な内容

展示会の案内状を送る際によくある間違いが、イベントの名前や日時、会場までの道順のみを記載することです。これらだけでは情報が不十分のため、大きな集客につなげることができません。

展示会の案内状には以下の項目を記載するようにしましょう。

・展示会の日時
・展示内容
・展示会会場の場所とアクセス方法
・参加費用
・自社ブースの場所
・自社の問い合わせ先（メールや電話など）

これらの6点は必須です。

また、展示会場や自社のブースの場所を案内図を載せてあげると親切です。ご来場された方へのプレゼント、展示会などの来場にあたっての特典やメリットを伝えるのも集客には重要です。

展示会の案内状・招待状は
どのタイミングで送るのが適切？

案内状・招待状を送るタイミングは、相手の状況を鑑みて判断することが適切です。具体的には、仕事の予定が決まる前のタイミングである、1ヶ月から2週間前が良いと言われています。一般的に役職が高いほど早い段階で予定が決まってしまうので、送る相手の役職によっても、送る時期を判断するようにしましょう。

また、近年では案内状・招待状を送付するだけでなく、SNSやWebサイトと連携して展示会の集客をしようとする施策も盛んに行われています。当日に関しても、SNSでリアルタイムで出展状況を中継するなど、さまざまなチャネルを通して情報発信を継続するようにしましょう。

展示会の案内状・招待状はどうやって送るべきか

どのような手段で案内状・招待状を送るのかは、送る相手との関係性によります。

取引先や既存顧客のように、すでに深い関係が構築できている相手の場合には「手渡し」をすることが有効的です。手渡しをすることによって、ぜひ来てもらいたいという気持ちが伝わりやすいです。

また、手渡しができない場合には、「郵送」で送るのが無難です。しかし、いきなり案内状を送りつけるのはよくないので、案内状の送付について先に電話で伝えておくことが礼儀です。

一方で、まだ関係が深くない見込み顧客に関しては、来場してくれる可能性が低いため、できるだけ多く、さらにコストパフォーマンスを意識して送ることが最善です。そのため、「メール」を使って送ることが1番良い方法と言えるでしょう。また、セグメント別に訴求ポイントを変えて送信したりすることによって、より集客を見込めるでしょう。

展示会の案内状・招待状を作るときの注意点・ポイント

ビジネス文書として作成する

案内状はあくまでも、「ビジネスにおける文書」ということを忘れてはいけません。ビジネス文書は、基本的に構成が決まっています。差出人の書きたいことを自由に書くようなものではありません。そのため、案内状が一般的なビジネス文書と同形式で作成されていれば、受け取った相手は何がどこに記載されているのかを直感的に判断することができます。結果として、スムーズに読むことができこちらの伝えたいことも明確に伝わります。

文書そのもので個性を出す必要はないので、礼儀やマナーを守ることを重視して作成するようにしましょう。

来場することで得られるベネフィットを明記する

来場することで得られるベネフィットに関しても明記しておくことも効果的です。具体的には、ノベルティのプレゼントや無料相談会の実施などを告知しておくことで、「行きたい」という気持ちを高めることにつながります。

また、過去に出展歴がある場合には、その時の展示会とどこが違うか、差別化をする意識を持ちましょう。今回ならではの独創性を示すことが大事なポイントです。毎年出展している場合には、特にマンネリ化に気をつけなければいけません。内容が過去のものと同様であると、インターネットで見るだけで十分だと考えてしまう人もいるため、そのような人が「行きたい」と思えるベネフィットを提示できるかが重要です。

展示会の場所や日時はわかりやすく別記する

展示会の場所や日時に関しては、文中に記載してしまうと埋もれてしまう可能性があります。 そのため、場所や日時は文中ではなくわかりやすく目立つ場所に別記しておくようにしましょう。

また、展示会の場所を記載する際には、開催場所の住所だけでなく「地図」も送付しておくようにしましょう。毎回同じ場所で開催している場合であっても、初めて参加する人が来やすいように配慮して案内状を作成しましょう。すでに何度も参加してもらっている人を基準として案内状を作成してしまうと、当日道に迷う方が発生する可能性があるので、初めて参加する人を基準として作成しましょう。

展示会の案内状の例文

ーー

件名:▲▲株式会社　（展示会名）出展のご案内　
本文:
株式会社××
□□様

平素から大変お世話になっております。

▲▲株式会社の▽▽でございます。

弊社は（開催場所）にて（開催日）より開催されます（展示会名）にてブースを出展する運びとなりました。

（ブース内で行う体験会やデモについての紹介、それに関するWebページへのリンクなどを記載しましょう。）

皆様お誘いあわせの上、ぜひご来場いただきますようお願いいたします。

—記—

展示会名：（展示会名）
場所：（開催場所）
日時：（開催日）
アクセス：（最寄り駅など）
参加費用：
展示内容：
展示会公式サイト：
弊社展示会情報サイト：

▲▲株式会社　担当▽▽

ーー

展示会当日の動きも事前準備が必要　アジリティーは展示会のプロフェッショナルなスタッフの派遣を行っています

展示会の事前準備にはスタッフの役割分担や意識統一も重要

展示会の事前準備は案内状・招待状の作成だけでなく、スタッフの役割分担や意識統一を行うことも重要です。展示の紹介やビラ配りなど展示会には多くの役割があるので、それを事前に決めておくことは重要です。また、どのような目的で展示会を開催しているのかに関する意識を統一しておくことも重要です。

当日スタッフの仕事の一部を任せることで重要業務に集中するという選択肢

ノベルティのアセンブリ、頒布やビラ配りのようなコアではない業務に関しては派遣スタッフに任せて、自分たちは見込み顧客との接触や商談に集中することによって展示会の効果を最大限発揮することができます。展示会は顧客と直接会って話をすることができる貴重な機会です。コアではない仕事に時間を割きすぎてしまい、そのような機会を棒に振ることがないように、任せられる点は派遣スタッフなどに任せるようにしましょう。

アジリティーでは、スタッフ派遣から企画や設営まで円滑なイベント運営を請け負っています。また、徹底した事前教育を実施することで当事者意識の高いスタッフの派遣を実現させています。

企業の社員が本業が忙しいため展示会で人員が足りない、展示会対応の社員教育が間に合わないという方は、ぜひお気軽に経験豊富なスタッフをすぐに派遣できるアジリティーにご相談ください。

お問い合わせはこちらから