展示会の受付は重要な見込み顧客との接点　展示会成功のカギ

企業の展示会は顧客と直接会って話ができる貴重な機会です。既に見知った既存顧客だけではなく、これから顧客になるかもしれない見込み顧客とも接点を持つことによって、ビジネスチャンスがさらに拡大していきます。 

今回のコラムでは、企業の展示会における「受付」の重要性についてお話します。顧客との最初の接点でもあり、言葉遣いや振る舞い次第では企業の印象を大きく左右してしまう受付は、展示会でも重要な役割を担います。展示会を成功に導くために、受付はどのようにあるべきか、またはどのようなことに気をつければ良いのか、あらためてお伝えしていきます。

 

展示会の受付は企業の顔となる重要な役割

見込み顧客と接する最初の場面

 展示会の受付は、お客様が来てくれるのをただ受け身になって待つのではなく、自分から積極的に声掛けをして自社の営業担当に繋げるという重要な役割を担っています。つまり、展示会の受付は、企業と見込み顧客が接する最初の場面を任されているということです。受付のイメージ＝企業のイメージとなることを念頭において、最大限の敬意を払って丁寧にお客様と接するように心がけましょう。

 

ビジネスマナーの徹底が必要

 社会人であれば基本的なビジネスマナーは一通り備わっているかと思いますが、日常的にお客様と直接接することのない業務に従事しているのであれば、当日少しばかりぎこちなさが出てしまうかもしれません。細かい話になりますが名刺の受け取り方ひとつをとっても失礼に値するような扱いをしてしまうことがあります。

 受付を担当している社員にとって、受付が久しぶりの接客となるようでしたら、事前に大方のビジネスマナーを復習させ自信を持って当日に臨むようにしましょう。

こちらの記事もご覧ください！

「展示会に参加する際の最適な服装とは？企業イメージや商材に合わせた服装選びについて」

 

展示会などイベントに特化したスタッフ派遣を利用するのもおすすめ

展示会では日常業務とはまた違った様々な業務が発生します。会場設営や配布物の制作から当日の受付や接客などやることが多岐に渡るので、これらを本業と両立させて行うのは社員にとって負担が大きいでしょう。そこで展示会のようなイベントでは、イベントに特化したスタッフ派遣を利用するのがおすすめです。

 プロのイベントスタッフであれば、イベント運営に関しての豊富な知識を持ち合わせているだけではなく、受付や接客についても十分な教育を受けているのでどのようなシチュエーションにも臨機応変に対応できます。当然のことながら、コミュニケーション能力にも長けているので、顧客獲得のための最初の接点を安心して任せることができます。

アジリティーでは、スタッフ派遣から企画・設営まで円滑なイベント運営を請け負っています。また、徹底した事前教育を行うことで当事者意識の高いスタッフの派遣を実現させています。

 企業の社員は本業が忙しく、「イベントで人手が足りない」、「イベント対応の社員教育が間に合わない」ということもあるかと思います。そのようなときは、是非お気軽に経験豊富なスタッフをすぐに派遣できるアジリティーにご相談ください。

お問い合わせはこちらから

 

受付のすべきことを明確に

受付場所はどこか

 展示ブースのどこに受付場所をおくか決めましょう。ブース内の展示計画やお客様の動線を踏まえて、もっともふさわしい場所に受付を設けましょう。その際、受付付近には受け取った名刺を保管する場所や手渡しするノベルティを備蓄しておく場所なども確保しましょう。

 

来場者の氏名確認はどうするのか

 来場者は見込み顧客となるために、氏名や所属、連絡先などを入手したいところですが、当日はバタバタしていてスムーズにことは運びません。受付でスムーズに氏名確認を行いたいのであれば、あらかじめ来場者リストを作成して当日はチェックだけにする方法や、名刺交換をして後日資料を送付するなどの方法があります。また、来場者の氏名や所属は個人情報なので、取扱には十分に注意しましょう。

  

配布物は何を配るのか

 展示会では来場者にパンフレットやカタログ、ノベルティなどを手渡しすることが一般的です。渡すタイミング、保管場所、補充方法、足りなくなった時の対策など、イベント当日までに共有しておきましょう。

  

受付後はどうするのか

 展示ブースで来場者の受付をした後、どのように誘導するのか決めておく必要があります。営業担当に繋ぐのか、あるいはそのまま案内を続けるのか、当日現場で混乱しないようにあらかじめ決めておきましょう。

 

よくある質問への対応

 来場者が自社の展示ブース以外のことについて質問してくることもあります。会場全体のこととしてトイレや喫煙場所、自動販売機や売店の場所を尋ねるなどはよくあるケースです。これらについては、いつでも受付の全員が正しく答えることができるように事前に受付同士で共有しておきましょう。

 

展示会を成功させるにはどうすればいいのか

目的の明確化 

そもそもなぜ展示会へ出展するのかを言語化し、目的を明確にすることは大事です。来場者と商談まで話を進めたいのか、あるいは見込み顧客と名刺交換するだけでよいのかなど、スタッフ一同でゴールとするところの共通認識を持ってから展示会に臨みましょう。

  

ターゲティングを行う

 展示会という限られた時間を最大限に活用するために、サービスや製品をメインに売り込むターゲットを明確にします。ターゲットが決まったら、ターゲットに合わせたアプローチを考えます。具体的にターゲットとなる人の業種・職種や役職・立場などを事前にイメージすることで、確度の高い営業が可能になります。

  

集客施策の策定

集客は大きく2つあります。

①会期前集客：展示会出展前に行う事前の集客

②会期中集客：展示会中に来場者をブースに呼び込むための集客

 会期前の集客は近年多様化しており、プレスリリースやDM、案内状などの従来の方法に加え、今ではSNS集客が大きな影響力を与えています。

会期中集客は声かけや呼び込みなどのリアルな集客が基本となり、短時間で多くの来場者と直接話をして自社の製品に興味を持ってもらいます。

 どの方法を採用し、どれくらいの頻度で行うのか、事前にしっかりと計画を立てましょう。

こちらの記事もご覧ください！

「効果的に展示会の集客を行うには？事前準備から当日のポイントまで紹介」

 

当日のオペレーションを徹底

 展覧会当日はどれほど念入りに準備をしたとしても想定外のことが起こることがあります。いつどのようなことが起こっても対応できるように、当日のオペレーションを何パターンも徹底して学習しておき、万全の体制で展示会に臨みましょう。

 

フォローアップと効果測定

 展示会はやったらやりっぱなしではなく、具体的にどのような効果があったのかをきちんと把握することで、次のステップに繋げることができます。

 来場者数や名刺獲得数、商談数などを数字で追うだけではなく、それぞれの話の内容や進捗までしっかりと調べるなど、今後の営業戦略に役に立つ効果測定をしましょう。

 こちらの記事もご覧ください！

「展示会の効果測定はどう行う？　展示会の効果を底上げする方法とは？」

 

展示会でのスタッフの役割 

ブースへの呼び込み・受付

 展示会では、一人でも多くの来場者と接点を持ち、自社製品のアピールを行いたいところです。しかし、展示会場には競合他社がひしめき合っているので、来場者は興味がないブースには見向きもせず、短い時間内でよほど心惹かれたブースにのみ足を運びます。そこで、企業としては自分からアクションを起こし、何とか来場者の興味を自社のブースに向けさせるように努力します。

 ブースの外に立ってノベルティを配ったり、製品のデモンストレーションを行ったり、声掛けをして呼び込むなど様々な方法でブースへ誘導します。さらに、呼び込みに成功した来場者の受付をして、営業担当へと繋げます。

 

サービス・商品の説明、プレゼン

 自社のサービスや商品のプレゼンこそ、展示会で気合いを入れて行いたいところです。こちらから一方通行で話すだけではなく、来場者が質問しやすい雰囲気でプレゼンするとよいでしょう。その際、どのような質問にも対応できるよう商品知識をしっかりと頭に入れておくだけでなく、臨機応変な対応ができる柔軟さやコミュニケーション能力の高さを持っていることも大事です。

  

見込み顧客との商談

 込み入った具体的な商談は営業担当などが行いますが、最初の接点である受付がそのまま商談を行うことや、商品説明をしているスタッフがそのまま来場者と話し込んで商談に発展することもあります。つまり、展示会ではいつどこで商談が発生するかわからないので、会場にいるスタッフの誰もが商談できるように、十分な商品知識を持ってから展示会に臨むことが理想です。

  

アジリティーのスタッフ派遣で効果的な展示会に

 展示会は企業にとって晴れ舞台です。当日はブースで紹介する自社製品だけではなく、ブースにいるスタッフもたくさんの人から注目を浴びるので、身だしなみや接客マナーを徹底して好印象を与えるように振る舞うことが大事です。

 特に受付は見込み顧客との最初の接点として重要な役割になりますが、自社製品の説明や商談に追われる社員が受付まで手が回らないこともあります。そこで、受付を展示会のプロに外注するという方法があります。

 アジリティーでは、展示会の受付スタッフの派遣のみならず、イベント企画、ブースの装飾や設営まで行っています。弊社では展示会に派遣するスタッフに事前教育を行うことで、高質で当事者意識の高いスタッフの派遣を実現させることができます。経験豊富なプロだからこそできる高いコミュニケーション能力と臨機応変な対応力で展示会の成功に大きく貢献します。

 展示会のスタッフ体制でお悩みの企業のご担当者様は、ぜひお気軽にアジリティーへご相談ください。 

お問い合わせはこちらから