展示会の企画書を作る方法　成功する展示会の企画はどう作る？

「展示会を成功させるには、どうしたらいいのだろう？」

これは、展示会の企画に携わる全ての方が抱く一つの大きな疑問です。実は、展示会の企画書こそが、その鍵となるのです。成功する展示会は、企画段階からしっかりと計画され、細部まで考慮されているもの。そのためには、全てを含んだ企画書の作成が欠かせません。

この記事では、展示会の企画書の作り方について、具体的なステップと共に詳しく解説します。企画の立案から、見積もりの作成まで、展示会を成功させるための企画書作成の秘訣をお伝えします。

この記事を読むことで、次回の展示会が必ずや成功する道筋が見えてくるはずです。ぜひ参考にしてください。

展示会の企画書を作る方法

展示会の企画書を作る方法を具体的にお伝えしていきます。

目的の決定

展示会の企画書作成の最初のステップは、目的の決定です。

目的は「見込み顧客の獲得」、「商品の訴求」、「会社のブランディング」、「パートナー企業との情報交換」などさまざま。これらを明確にすることで、それに応じた具体的な企画を進めることが可能となります。目的に沿った企画が展示会の成功を左右する重要な要素です。

数値目標の設定

次に、数値目標を設定します。

これには「集客数」、「受注数」、「商談数」、「名刺獲得数」などがあり、過去の出展実績や展示会来場者数などを参考に設定します。この数値目標は、具体的な目標設定と企画進行の道しるべとなります。

展示テーマ・コンセプトの設定

「誰に」「何を」「どのように」伝えるか、これが展示テーマ・コンセプトの設定です。

「ターゲット」「出展するサービス・製品」「メッセージ」を決めることで、来場者に対して商品の良さが一貫して伝わりやすくなります。

予算の策定

出展費用、ブース制作費用、運営費用、広告費用など、展示会には多岐にわたる費用が必要です。これらを適切に把握し、全体の予算を策定します。

予算管理は展示会成功のために不可欠です。

ブース制作について企画

ブースの位置、レイアウト、メッセージ、デザインなどを決めることがブース制作についての企画です。

人通りの多い場所にブースを設置するなど、戦略的に考えることが求められます。

集客方法を決定

最後に、集客方法を決定します。

案内メールの送信、自社サイトの告知、SNSでの告知など、効率的な集客方法を選択し、最大限の効果を狙います。これらを総合的に考慮することで、展示会の成功に一歩近づきます。

企画書を作る目的を理解する

企画書とは、ある目標を達成するための具体的な計画をまとめたものです。

そして展示会の企画書作成の目的は、明確な方向性を示し、全ての関係者が共通の理解を持つための道具となることです。この企画書によって、「どのような目的で、具体的にどのような展示会に出展するのか」を社内関係者全員が把握できます。

展示会の企画書を作成することで得られる最も大きな効果は、社内での決裁を得ることです。企画書は出展の是非を客観的に判断するための資料であり、それが決裁者の手元に渡ることで、企画が進行するための承認を得られるのです。だからこそ、企画書は明瞭で具体的な情報が詰まった資料でなければなりません。

企画書を作る目的を理解することは、展示会の成功へと繋がる大切なステップです。正確な目的理解を持つことで、効果的な企画書を作り上げることができ、展示会出展の目的達成に一歩近づくことができます。

企画書を実際に作る際に注意すべきポイント

企画書を実際に作る際に注意すべきポイントについて解説していきます。

目的・目標・テーマを明確に

展示会の企画書作成において最初に決めるべきは、目的、目標、テーマです。

これらは全ての活動の基盤となり、方向性を示します。目的は、なぜ展示会に参加するのか、何を達成したいのかを明確にするものです。目標は、具体的な数字や期待される結果を定量的に示すもので、テーマは、展示会の全体像や、どのようなメッセージを伝えたいのかを決定します。

これらは全て明確で理解しやすい形で言語化することが重要です。

余裕を持ったスケジューリングを

展示会の成功はスケジュールに大きく依存します。

計画的に余裕を持ったスケジューリングを心掛けましょう。企画立案、ブース設計、物品調達、スタッフトレーニングなど、展示会の準備には多くの工程が含まれます。これらのタスクはそれぞれ時間を要しますので、リアルな期間を設定し、余裕をもったスケジューリングを行うことで、未然に問題を防ぐことができます。

予算と使い道を明確に

企画書には、予算とその使い道を具体的に明記することが必要です。

予算が明確でなければ、出展の是非を判断するための重要な指標が欠けてしまいます。また、予算配分を明示することで、どの部分にどれだけのコストをかけるのかを示し、無駄な支出を抑制することができます。

効果測定の方法を示す

効果測定の方法を企画書に盛り込むことで、企画が実際に目標に対してどの程度効果を発揮したのかを明確にできます。

また、この結果をもとに次回の展示会に生かす改善点を見つけることも可能です。たとえば、アンケートの実施やサイトへのアクセス数の測定など、具体的な効果測定の方法を提案しましょう。

展示会の効果測定についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

展示会の効果測定はどう行う？　展示会の効果を底上げする方法とは？

費用対効果について記載する

最後に、企画の費用対効果を評価する部分も必要です。

具体的な予算と目標を比較し、その間にどれだけの価値があるのかを評価します。これにより、企画が投資に見合った価値をもたらすかどうかを決裁者に示すことができます。

展示会の効果を最大化・成功に導くお手伝いを

展示会の成果には会場での対応や集客も重要

展示会の成果を最大化するには、製品やサービスのPRだけでなく、会場での対応や集客が重要です。

実は、展示会の醍醐味は出展者と来場者との人間関係の構築にあります。製品を売るだけでなく、出展者と来場者の間に信頼関係を築くことができれば、それは長期的なビジネスチャンスにつながるでしょう。経験豊富なスタッフの存在が、展示会を円滑に運営し、互いに価値ある情報を交換できる場を提供する鍵となります。

アジリティーのスタッフ派遣で展示会を成功へ

展示会の成功には、経験豊富でプロフェッショナルなスタッフが欠かせません。

そのため、多くの企業は派遣会社を利用して適切なスタッフを確保しています。特に、展示会スタッフ派遣の専門会社として信頼を得ているのが「アジリティー」です。

アジリティーは、経験豊富で知識とスキルを持つスタッフを派遣し、さらにそのマネジメントも徹底しています。これにより、企業は安心して展示会運営に集中でき、最大の効果を得ることが可能となります。

展示会を成功させるなら、ぜひアジリティーへご相談ください。

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